Um cliente aceita o seu orçamento para três visitas ao local e, mais tarde, pede para adiar a última. A equipa de assistência precisa de saber que visitas deve agendar. A equipa financeira precisa de saber que trabalho foi realizado e o que o cliente aceitou pagar. Enviar o orçamento original às duas equipas dá-lhes o mesmo documento, mas não resolve essas decisões.
Antes de ligar vendas, operações e contabilidade, defina o que cada etapa permite à equipa seguinte fazer. Mantenha distintos o orçamento aceite, a autorização para realizar o trabalho, o registo do trabalho concluído e a decisão de emitir uma fatura. Algumas empresas juntam estas etapas; ainda assim, a ligação tem de respeitar o significado de cada decisão.
Acompanhe um trabalho das vendas à equipa financeira
Imagine uma empresa que presta assistência a equipamento nas instalações dos clientes. O cliente aceita a revisão 2 de um orçamento para três visitas. Neste trabalho fictício, a empresa utiliza uma ordem de trabalho separada e pede à equipa financeira que analise um rascunho de fatura após cada visita aprovada. Estas são as opções da empresa do exemplo. No seu negócio, utilize as regras de acionamento e aprovação acordadas com a equipa financeira.
O guia da Microsoft Dynamics 365 Sales sobre orçamentos, encomendas e faturas mostra uma forma de separar estes registos e gerir revisões de orçamentos. Neste trabalho, o que importa é o que cada registo comunica à pessoa seguinte.
Orçamento aceite
A equipa de vendas regista a revisão exata aceite pelo cliente e o âmbito acordado. Esse registo serve de base à ordem de trabalho.
Autorização do trabalho
A equipa de operações confirma o âmbito e autoriza o trabalho para agendamento. A ordem de trabalho indica o que pode ser agendado e o que fica pendente.
Trabalho concluído
O técnico regista a visita. O responsável pela assistência verifica-a e aprova o registo da visita para comunicação à equipa seguinte.
Análise financeira
A contabilidade recebe um rascunho associado à visita aprovada e às condições relevantes. A equipa financeira verifica os dados de faturação e decide se autoriza a emissão.
Utilize uma referência comum do trabalho para que a equipa consiga localizar, a partir do rascunho de fatura, a revisão aceite, a ordem de trabalho e os registos das visitas. Transmita os dados exatos de que cada equipa precisa. Por exemplo, a morada do local ajuda a enviar o técnico para o sítio certo, enquanto a equipa financeira pode precisar de uma conta de faturação distinta. As orientações da Microsoft sobre a tradução entre sistemas explicam por que motivo sistemas que descrevem a mesma atividade podem atribuir significados diferentes aos respetivos campos. Confirme esses significados antes de copiar os valores.
Impeça que uma visita adiada entre no próximo rascunho
Suponha que o técnico conclui a primeira visita e o cliente pede para adiar a terceira. A equipa de vendas regista a alteração acordada junto da revisão aceite. A pessoa responsável pelo agendamento atualiza a ordem de trabalho para que a segunda visita possa avançar e a terceira fique pendente. A primeira continua marcada como concluída, com a respetiva aprovação e ligação às condições aplicáveis. Guarde o orçamento original aceite e registe a alteração junto dele, para que a equipa consiga ver o que foi acordado em cada momento.
Segundo as regras escolhidas por esta empresa, a equipa financeira analisa apenas um rascunho relativo à primeira visita. A segunda continua agendada e a terceira ainda não tem nova data. Nenhuma delas é incluída. Quando o cliente e a pessoa responsável pelo agendamento acordarem uma data para a terceira visita, esta deixa de estar pendente. Quando ocorrer, seguirá os mesmos passos de conclusão e análise. O resultado é uma visita concluída e pronta para análise financeira, outra ainda agendada e uma terceira claramente pendente até ser acordada uma nova data.
Trate também os cancelamentos de forma explícita. Decida quem pode cancelar o trabalho, quem verifica o que já foi feito e quem informa a equipa financeira se a alteração afetar um rascunho ou uma fatura emitida. A ligação pode assinalar os registos afetados para análise. A equipa financeira decide como os tratar segundo as regras da empresa.
Atribua as comunicações rejeitadas a alguém que as possa corrigir
Se a contabilidade rejeitar o rascunho da primeira visita por não conseguir associar o cliente a uma conta de faturação, mantenha a visita marcada como concluída. Assinale a comunicação como rejeitada e indique à pessoa responsável na equipa financeira que associação falhou. Neste exemplo, a equipa financeira confirma a conta correta, corrige o mapeamento e tenta novamente. A contabilidade aceita exatamente um rascunho relativo à primeira visita, ainda com a referência do trabalho. A equipa financeira continua a ter de autorizar a fatura antes da sua emissão.
A ausência de resposta é um problema diferente: o rascunho pode já existir. Antes de tentar novamente, confirme o que a contabilidade recebeu. O nosso guia sobre o que acontece quando uma integração recebe a mesma atualização duas vezes explica as verificações que impedem um segundo envio de criar outro rascunho.
Acorde o que o fornecedor deve demonstrar
Escreva um plano breve de comunicação para um tipo real de trabalho. Em cada etapa, indique em que registo a equipa confia, quem pode aprovar a ação seguinte, o que recebe a equipa destinatária e quem assume o processo quando este não pode avançar. Acorde como a equipa distinguirá trabalho concluído, rascunho aceite pela contabilidade e fatura autorizada para emissão.
Peça ao fornecedor que demonstre o mesmo trabalho num ambiente de teste separado, com clientes e registos de trabalho inventados, e com ordens de trabalho em produção, deslocações, ações de calendário, faturas, pagamentos e mensagens a clientes desativados. Verifique se a revisão aceite cria a ordem de trabalho prevista. Depois, adie uma visita, conclua outra, provoque uma rejeição por causa da conta de faturação e corrija-a. Confirme que os registos mostram o estado de trabalho esperado, que a equipa financeira recebe um único rascunho para a visita certa e que o trabalho adiado fica de fora. Peça às equipas de vendas, operações e finanças que verifiquem cada uma a etapa pela qual é responsável.
Quando esse comportamento estiver claro, use-o para comparar o que os orçamentos de integração realmente incluem. Podemos ajudar a ligar vendas, ordens de trabalho e sistemas de contabilidade quando a comunicação entre equipas e o trabalho envolvido estiverem definidos.
Perguntas sobre a ligação entre orçamentos e faturas
A aceitação do orçamento deve enviar automaticamente uma fatura?
Utilize o acionamento acordado pela equipa financeira e pela empresa. No exemplo, a aceitação autoriza a preparação da ordem de trabalho. Uma visita aprovada dá origem a um rascunho para análise financeira.
Como devem as duas equipas receber uma alteração após a aceitação?
Registe a alteração acordada junto da revisão aceite. Atualize a autorização do trabalho e assinale à equipa financeira qualquer registo de faturação afetado. Preserve os comprovativos do trabalho concluído.
E se a contabilidade rejeitar um rascunho depois de o trabalho estar concluído?
Mantenha o registo do trabalho concluído. Indique à pessoa responsável na equipa financeira o motivo específico da rejeição e a referência do trabalho. Depois de resolver o problema, confirme que a contabilidade aceitou a comunicação.
Que decisões continuam a exigir uma pessoa?
Atribua às pessoas as decisões que exigem discernimento ou autoridade. No exemplo, a equipa de operações autoriza o trabalho, o responsável pela assistência confirma a conclusão e a equipa financeira analisa o rascunho e decide se autoriza a emissão da fatura.
