Quando alguém sai, o que acontece às suas contas e ao seu trabalho?
Quando um colega sai, alguém tem de remover os seus acessos e outra pessoa tem de assumir o seu trabalho. Decidam quem trata de cada tarefa, quando e como vão confirmar que ambas ficaram concluídas.
Quando alguém sai, decidam quem remove os seus acessos e quem assume o trabalho pendente. Cada tarefa precisa da sua própria confirmação. Apagar uma conta pouco diz sobre se os pedidos dos clientes vão chegar à pessoa certa amanhã ou se um colega conseguirá atualizar o relatório partilhado.
Comecem pelo trabalho que tem de continuar
Imaginem um colega que responde a pedidos de clientes e prepara um relatório semanal. Antes de uma saída planeada, a chefia identifica os pedidos em aberto, a data do próximo relatório e a pessoa que vai assumir essas tarefas. Essa pessoa deve receber o trabalho relevante através da sua própria conta autorizada.
A chefia decide que trabalho precisa de um novo responsável. A equipa de Pessoas ou os Recursos Humanos confirma o momento autorizado e eventuais limitações. Os responsáveis por cada sistema determinam as alterações de acesso e a forma de conservar ou transferir o material necessário. Numa empresa pequena, a mesma pessoa pode desempenhar várias funções. Ainda assim, deixem as decisões explícitas.
Numa saída urgente por motivos de segurança, sigam a resposta autorizada da organização. Não atrasem a contenção para concluir uma passagem de trabalho organizada.
Remover o acesso e conservar o trabalho são ações diferentes
Impedir o início de sessão, apagar uma conta, conservar registos e dar acesso a outra pessoa têm efeitos diferentes. Escolham as medidas de acordo com o resultado necessário, pela ordem adequada ao serviço e às circunstâncias.
Por exemplo, as orientações da Microsoft para antigos colaboradores tratam separadamente o bloqueio do início de sessão, a conservação do conteúdo da caixa de correio, a continuidade do correio eletrónico, o acesso da pessoa que assume o trabalho, as licenças e a eliminação. São instruções para o Microsoft 365. Mostram por que razão uma única indicação para «apagar o utilizador» deixa decisões importantes por tomar.
Conservar um registo não autoriza automaticamente outra pessoa a lê-lo. Definam que material de trabalho é necessário para quem assume as tarefas e quem pode aprovar a transferência ou o acesso. O material pessoal não fica disponível para todos quando o seu titular sai.
Para os pedidos de clientes hipotéticos, decidam que conversas a pessoa sucessora precisa de consultar e como lhe vão chegar os novos pedidos. Para o relatório, definam onde está guardado, quem é responsável e se a sua atualização ainda depende da conta de quem sai. Evitem copiar uma caixa de correio inteira por defeito. Se a decisão afetar a privacidade, a conservação de dados, uma investigação ou obrigações laborais, os responsáveis devem pedir aconselhamento adequado às circunstâncias concretas.
Verifiquem os serviços ligados ao início de sessão central
Um início de sessão central pode facilitar a gestão de acessos, mas confirmem o que a sua desativação altera efetivamente em cada serviço relevante. Algumas aplicações podem ter contas geridas separadamente. Se forem usadas sessões ativas, credenciais de acesso ou automatizações, consultem os responsáveis pelos sistemas. A medida adequada depende do serviço.
As orientações do NCSC para utilizar SaaS em segurança abrangem o ciclo de vida de utilizadores internos e externos, fontes de identidade geridas e automatização sempre que possível. Também reconhecem aplicações com autenticação direta. Usem esta informação como motivo para verificar as aplicações envolvidas, em vez de presumirem que uma alteração no início de sessão resolve tudo.
«Acesso removido» e «trabalho transferido» precisam de confirmações distintas. Uma tarefa pode estar concluída enquanto a outra continua pendente.
Deixem um registo breve que possa ser verificado
Para cada serviço relevante, registem quem é responsável, que alteração de acesso será feita, para onde será transferido o trabalho necessário, quando acontecerá e que prova confirma a conclusão. Incluam decisões pendentes e quem as vai resolver. Não guardem palavras-passe nem outras credenciais neste registo.
O manual público de saída da GitLab mostra como outra organização separa a coordenação das Operações de Pessoas, as conversas de passagem de trabalho com a chefia e as responsabilidades de acesso aos sistemas. Os seus registos distinguem o acesso removido da confirmação de que alguém nunca teve acesso. As ferramentas e os prazos pertencem à GitLab; o ponto útil é saber quem confirma cada item.
Peçam a cada responsável pelo sistema provas administrativas da alteração acordada. Depois, a pessoa sucessora autorizada deve executar a tarefa habitual: localizar o pedido atribuído ou abrir e atualizar o relatório através da sua própria conta. Nunca testem o acesso iniciando sessão como a pessoa que sai nem partilhem a respetiva palavra-passe.
Uma atualização dos Recursos Humanos ou uma automatização concluída são informações úteis, mas não confirmam, por si só, o estado de todas as aplicações. Mantenham os itens por resolver visíveis até os responsáveis os confirmarem.
Se um sistema atual dificultar a clarificação da titularidade ou dos acessos, podemos conversar sobre esse sistema e o trabalho que alguém precisa de assumir. Os nossos serviços incluem software, infraestrutura e correio eletrónico, com um âmbito acordado para a vossa situação.
Perguntas sobre contas e passagem de trabalho
Bloquear o início de sessão é o mesmo que apagar a conta?
Não. Bloquear o início de sessão, apagar a conta, conservar dados e transferi-los têm efeitos diferentes. Perguntem ao responsável pelo sistema que ações permitem aplicar as decisões acordadas para esse serviço.
Como é que a pessoa seguinte recebe o trabalho sem a palavra-passe antiga?
Decidam que material de trabalho é necessário e quem autoriza o acesso ou a transferência. O responsável pelo sistema organiza a alteração adequada e a pessoa sucessora verifica o trabalho através da sua própria conta autorizada.
Remover um início de sessão central fecha o acesso a todas as aplicações?
Não presumam que sim. Perguntem aos responsáveis o que muda em cada serviço relevante, incluindo contas geridas separadamente, sessões ativas, credenciais de acesso e automatizações, quando aplicável.
Quem confirma que a passagem de trabalho terminou?
Cada responsável pelo sistema confirma as alterações de acesso acordadas. A chefia e a pessoa sucessora autorizada verificam se o trabalho necessário pode continuar. Registem os itens pendentes e quem os vai resolver.