Este processo de negócio ainda faz sentido numa folha de cálculo?

Se a sua equipa utiliza uma folha de cálculo para decidir o que encomendar, preparar um relatório ou manter registos recorrentes, vale a pena observar como o trabalho é feito. A pergunta útil é se as pessoas conseguem introduzir a informação certa, verificar o resultado e utilizá-lo com a confiança que a tarefa exige.

Um livro de cálculo complexo pode fazer isso muito bem. Um simples pode precisar de atenção. A familiaridade, a idade e a dimensão da empresa não resolvem, por si só, a questão.

Comece por um resultado importante e acompanhe as pessoas e os passos envolvidos. Depois decida se mantém o processo, melhora algo específico ou investiga outra ferramenta.

Acompanhe uma decisão ao longo do livro de cálculo

Imagine uma pequena empresa que utiliza um livro de cálculo para preparar a encomenda semanal de stock. Este é um exemplo inventado. Junta as contagens de stock, as encomendas dos clientes e as entregas que já estão a caminho. Uma pessoa responsável pelas operações revê as quantidades sugeridas antes de alguém fazer a encomenda.

Escolha um artigo e peça à equipa que lhe mostre como chegou à quantidade sugerida. De onde veio a contagem do stock? Quando foi registada? Quem introduziu as encomendas pendentes? A pessoa que revê a sugestão vê a mesma versão que a pessoa que fará a encomenda?

Continue para lá do cálculo. Quem pode alterar a sugestão e quem decide que está pronta a utilizar? Como se detetaria uma entrega em falta ou uma contagem introduzida duas vezes? Se a pessoa que criou o livro estiver ausente, quem o consegue explicar e fazer uma alteração necessária?

Pergunte também o que aconteceria se o resultado estivesse errado. Comprar algumas canetas a mais tem consequências diferentes das de encomendar uma peça cara que não pode ser devolvida. A atenção que dedica ao livro deve corresponder ao trabalho que ele apoia.

Os princípios de 2024 do ICAEW para boas práticas com folhas de cálculo apoiam esta abordagem: considere se uma folha de cálculo é adequada à tarefa, aplique controlos apropriados aos livros importantes e torne-os compreensíveis para quem os mantém e revê. Trata-se de orientação profissional, não de uma regra segundo a qual determinado número de linhas ou utilizadores exige a substituição.

Descreva o que encontra antes de escolher uma solução

A análise pode mostrar que o livro e a rotina à sua volta já satisfazem a necessidade. É uma conclusão útil. Mantenha o processo e garanta que alguém continua responsável por o acompanhar.

Se encontrar um problema, descreva o que aconteceu. No exemplo da encomenda de stock, talvez a contagem corrigida esteja no livro atual, mas a pessoa que fez a encomenda tenha utilizado uma cópia anterior. Isso identifica um problema de versões. Ainda não indica se a causa foram instruções pouco claras, a forma como os ficheiros são partilhados ou uma limitação da configuração disponível.

A solução pode ser tão simples como combinar onde fica o livro atual e como as pessoas lhe acedem. As orientações do GOV.UK para criar e partilhar folhas de cálculo abordam a definição clara do objetivo, nomes descritivos e informação sobre versões, incluindo a compreensão da forma como o ambiente de armazenamento gere as versões. Verifique como funcionam as suas próprias opções de armazenamento e partilha antes de depender delas.

Outras lacunas podem exigir uma separação mais clara entre a informação introduzida pelas pessoas e os resultados calculados, validações dos valores introduzidos, instruções breves ou a revisão por outra pessoa competente. Escolha uma alteração que responda ao que encontrou. Se os dados de entrada forem confusos, talvez seja preciso torná-los mais claros.

Mantenha separados as alterações acidentais e o acesso

É útil distinguir duas necessidades: impedir que alguém altere acidentalmente um cálculo e decidir quem pode consultar informação sensível.

No Excel, a Microsoft distingue a proteção de ficheiros, livros e folhas. A proteção de folhas pode impedir alterações a células bloqueadas; a Microsoft esclarece que não se destina a funcionar como uma medida de segurança.

Por isso, se a sua empresa precisar de restringir o acesso a determinados registos, examine as definições de acesso e partilha da configuração que utiliza. Bloquear células ou ocultar separadores não garante confidencialidade. A proteção de um cálculo também não determina quem tem autoridade para aprovar uma encomenda. Verifique como cada requisito é satisfeito na prática.

Experimente com um exemplo seguro

Pode aprender algo útil sem experimentar com encomendas reais. Prepare uma cópia representativa separada, com registos inventados. Anote o resultado esperado antes de testar e peça a outra pessoa competente que o confirme.

No nosso exemplo do stock, comece com uma contagem e uma encomenda simples. Depois corrija um dado e veja se a sugestão se altera como esperado. Experimente um valor invulgar, como uma contagem negativa de stock, e verifique se o livro ou a pessoa que o revê o deteta e sabe o que fazer.

Acompanhe também a passagem de trabalho. A pessoa que revê consegue encontrar a versão pretendida e compreender o resultado? Alguém que não o criou consegue explicar o cálculo? Se alterou o livro ou a rotina, volte a verificar os passos afetados.

Isto dá-lhe evidências sobre os exemplos que testou. Não certifica o livro inteiro nem prova que todos os erros possíveis serão detetados. Um resultado sem explicação é motivo para o investigar antes de confiar nele.

Escolha o passo seguinte a partir da lacuna

Nesta fase, a decisão deve ser suficientemente concreta para ser explicada às pessoas que fazem o trabalho:

• Manter quando a configuração satisfaz as necessidades da tarefa e as pessoas conseguem mantê-la e revê-la.
• Melhorar quando encontrou uma fragilidade que uma alteração viável ao livro ou à rotina pode resolver. Verifique os passos alterados antes de voltar a depender deles.
• Investigar melhor quando um resultado, uma definição de acesso ou um controlo necessário continuam por esclarecer. Identifique o que precisa de apurar e quem o irá verificar.
• Comparar outras ferramentas quando continua por satisfazer um requisito definido e a configuração disponível não o consegue cumprir de forma fiável.

Por exemplo, pode precisar que cada encomenda tenha uma aprovação registada e continue associada aos registos de stock. Apure se as ferramentas atuais conseguem fazê-lo de uma forma que a equipa possa utilizar com fiabilidade. Se não conseguirem, terá um requisito concreto para avaliar noutra aplicação.

Essa comparação pode incluir aplicações existentes e, quando os requisitos o justificarem, software à medida. Se quiser conversar sobre uma capacidade em falta, podemos falar do trabalho através do nosso serviço de desenvolvimento de software empresarial à medida. O ponto de partida útil é perceber o que a equipa precisa de fazer e o que a configuração atual não consegue proporcionar.

Mesmo que os registos operacionais venham a passar para outro sistema, uma folha de cálculo pode continuar a ser útil para análise. Decida onde cada parte do trabalho deve ficar com base nas suas necessidades. Manter um livro após uma decisão bem fundamentada também é um bom resultado.