Antes de mudar de software empresarial, experimente uma exportação

Antes de aprovar uma mudança de software, experimente uma pequena exportação com as pessoas responsáveis pelos sistemas. Definam que informação tem de chegar e o que alguém precisa de fazer com ela. Abrir o ficheiro mostra que é legível. Ainda é preciso verificar o que chegou e se alguém o consegue utilizar para a tarefa acordada.

Escolha registos que representem trabalho real

Imagine uma empresa de serviços a transferir os casos dos seus clientes. Neste exemplo hipotético, o caso C-104 pertence à Žáček Studio, organização O-27. O estado é «A aguardar aprovação», a estimativa é €1,250.75 e o histórico regista o envio de uma proposta revista a 14 de outubro. A proposta está anexada.

A pessoa que vai utilizar o sistema precisa de encontrar o caso na organização certa, perceber o que está pendente, ler a atualização com data e abrir a proposta. Assim, o responsável e a equipa técnica têm algo concreto para verificar. A correspondência no número de registos não detetaria um caso associado à organização errada nem um montante interpretado incorretamente.

Selecione um conjunto pequeno e representativo, incluindo as relações, os valores, os ficheiros e o histórico necessários para o trabalho acordado. Não precisa de todos os campos históricos para qualquer finalidade. Utilize dados sintéticos ou dados devidamente minimizados que esteja autorizado a usar, num ambiente isolado. Proteja a cópia exportada e desative notificações e ações em produção. Não coloque exportações confidenciais em conversores ou ferramentas de IA não aprovados.

Verifique o que a exportação contém realmente

Peça à equipa técnica que identifique o método de exportação suportado, o formato, as permissões e as versões ou condições do plano relevantes. Verifique os identificadores e a forma como o destino vai interpretar montantes, datas, estados e relações. Um CSV pode servir para a tarefa acordada; abri-lo, por si só, não demonstra que toda a transferência vai funcionar.

A documentação da Airtable sobre anexos dá um exemplo útil. As ligações de visualização exigem acesso e as ligações de transferência expiram. A documentação recomenda transferir os anexos através das ligações do CSV exportado antes de expirarem. Por isso, um URL numa folha de cálculo não equivale a conservar o documento. Verifique o método do seu fornecedor em vez de presumir que todas as exportações funcionam da mesma forma.

Os outros formatos também têm limites próprios. A documentação de exportação de projetos do GitLab descreve conteúdos e exclusões que dependem da versão e desaconselha o uso de exportações de projetos como cópias de segurança. O seu exemplo de suporte sobre ficheiros carregados mostra por que razão o método importa: uma exportação pode terminar com os carregamentos excluídos, deixando os anexos de fora. Obter os ficheiros separadamente não cria um arquivo de projeto importável.

Experimente a tarefa no destino

Se já escolheu a alternativa, peça a técnicos autorizados que testem em segurança a importação suportada. Depois, peça à pessoa que vai utilizar o sistema que execute a tarefa acordada com a sua própria conta autorizada. No caso do exemplo, verifique em conjunto a ligação à organização, o estado, o montante, o histórico com data e a proposta efetiva.

Uma amostra bem-sucedida demonstra que essa amostra funcionou nessas condições. Não prova que todos os registos serão transferidos fielmente, que todos os casos invulgares estão cobertos ou que o desempenho será adequado à escala total. Os registos exportados também não transferem, por si só, a lógica dos processos, as integrações, as regras de acesso, as credenciais, os consentimentos ou as licenças.

Torne a decisão explícita

Mantenha um registo breve dos tipos de registo e do período selecionados, da informação necessária, dos métodos e versões de origem e destino, das verificações efetuadas, das exclusões e da pessoa responsável por cada lacuna por resolver. Uma lacuna pode exigir mapeamento, outro método suportado, obtenção separada de ficheiros, uma etapa de migração delimitada ou a aceitação de uma limitação.

Pondere esse esforço face ao valor de permanecer, como recomenda a orientação do Governo do Reino Unido sobre dependência tecnológica no contexto da nuvem. Encontrar uma limitação não justifica automaticamente mudar de fornecedor. Confirme a transferência necessária e as condições de acesso continuado antes de cancelar ou eliminar dados.

Se precisar de ajuda para transferir determinados registos, o nosso serviço de migração é um ponto de partida para conversar sobre a origem, o destino e a informação que tem de chegar. O âmbito, o preço e quaisquer garantias são acordados para cada trabalho.

Perguntas sobre exportações de software