Uma subscrição empresarial permite que uma organização pague para várias pessoas lerem a sua publicação. Se quiser disponibilizá-la no seu próprio site, decida quem compra a subscrição, quem trata das faturas, quem atribui lugares aos leitores e a que conteúdos cada pessoa pode aceder. Estas responsabilidades podem caber a pessoas diferentes.
Esta distinção torna-se útil logo que um colaborador sai da empresa. A subscrição pode continuar paga, a fatura pode continuar a chegar à pessoa certa e o acesso de um leitor pode ter de passar para quem o substitui. Uma única conta partilhada torna mais difícil gerir cada tarefa de forma deliberada.
Comece com uma oferta que consiga explicar ao cliente
Eis um exemplo hipotético. Uma publicação profissional vende a uma empresa uma subscrição anual para cinco leitores identificados. Cada leitor tem um início de sessão individual e acesso aos mesmos artigos pagos. A oferta permite que o gestor designado substitua um leitor, terminando a atribuição anterior quando começar a nova. Estas são condições propostas para o exemplo, não definições predefinidas de um produto específico.
Antes de escolher o software, a editora precisa de definir os pormenores. O acesso inclui a edição atual, o arquivo ou ambos? A empresa pode acrescentar leitores durante o ano? O que acontece ao acesso às edições anteriores quando a subscrição termina? Inclua as respostas na oferta e confirme que o site consegue aplicar essas condições.
Estas cinco posições de leitura são frequentemente designadas por lugares. Cada lugar corresponde a uma atribuição de leitor disponível ao abrigo da oferta. É útil dar a este termo um significado claro antes de o apresentar numa página de preços ou numa fatura.
A empresa e o contacto de faturação
A empresa é o cliente que compra a subscrição. O contacto de faturação recebe as faturas e as questões sobre pagamentos. Receber uma fatura não dá, por si só, acesso aos artigos pagos nem autorização para atribuir leitores.
O gestor dos lugares de leitura e os leitores individuais
O gestor dos lugares de leitura designado atribui ou remove os lugares de leitura da empresa dentro dos limites acordados. Cada leitor inicia sessão individualmente e recebe o acesso associado à sua atribuição. A mesma pessoa pode desempenhar várias funções, mas cada permissão continua a exigir uma autorização explícita.
Neste exemplo, a empresa designa a pessoa responsável pelo escritório para atribuir leitores e um colega da área financeira para tratar das faturas. A pessoa responsável pelo escritório também pode ser um dos cinco leitores. Isso não obriga todos os leitores a tornarem-se administradores, nem todos os administradores a ocuparem um lugar pago. Decida se estas opções se adequam à sua oferta.
Um número na fatura não identifica os leitores
O software de faturação pode cobrar por um número de unidades. Por exemplo, a documentação da Stripe sobre quantidades em subscrições descreve este tipo de faturação. Isso não transforma cinco unidades em cinco pessoas identificadas com autorização para ler os seus artigos.
O sistema de subscrições precisa de associar a quantidade comprada às atribuições da empresa e, depois, verificar o que cada pessoa com sessão iniciada pode ler. No exemplo, um sexto convite deve ter uma resposta acordada: talvez o gestor tenha de remover uma atribuição ou solicitar primeiro um aumento. O convite, por si só, não deve alterar silenciosamente a quantidade comprada.
A identidade e as permissões também exigem decisões distintas. As orientações de segurança do Power Pages da Microsoft ilustram a distinção entre utilizadores, funções, permissões de página e permissões sobre os dados subjacentes. É um exemplo de um fornecedor, não uma recomendação para usar esse produto nas subscrições. Para uma editora, a pergunta prática é quais as ações e os conteúdos a que cada função dá acesso.
Substitua um leitor sem partilhar uma palavra-passe
Imagine que um dos cinco leitores sai da empresa. O gestor dos lugares de leitura remove a atribuição dessa pessoa e convida quem a vai substituir. Segundo a política proposta para o exemplo, o acesso financiado pela empresa da atribuição antiga termina quando começa a nova. Combine como contar um convite ainda não aceite para que o gestor saiba se há um lugar disponível.
O sistema deve distinguir a pessoa daquela atribuição específica. O colaborador que sai também pode ter uma subscrição pessoal da sua publicação. Remover o acesso pago pela empresa não deve eliminar essa compra independente. Peça ao fornecedor que mostre como o site toma a decisão de acesso correta quando uma pessoa tem os dois tipos de subscrição.
Gerir atribuições de leitores não exige acesso ao histórico privado de leitura de cada pessoa. Decida o que o gestor da empresa precisa realmente de ver, como nomes, estado dos convites e lugares ocupados. Defina separadamente qualquer relatório adicional, incluindo quem pode consultá-lo e como os leitores são informados.
As mudanças de pessoal também afetam os gestores e os contactos de faturação. Se um colega da área financeira sair, altere o destino das faturas sem substituir todos os leitores. Se o gestor dos lugares de leitura sair, a editora precisa de um método acordado para confirmar o novo contacto da empresa e transferir essa responsabilidade. Dar direitos de administrador a todos os colaboradores é uma forma evitável de resolver este problema.
Decida quando uma alteração de pagamento muda o acesso de leitura
Para a oferta anual hipotética, registe a data de início, a data de renovação e o que o pagamento seguinte compra. Decida também se a renovação é automática ou precisa de aprovação, quem recebe o aviso e como a empresa pede o cancelamento. A emissão de uma fatura, a receção de um pagamento e o início de um período de leitura são acontecimentos distintos.
Um pagamento falhado deve ter um resultado visível e acordado. Pode oferecer um período de tolerância enquanto o contacto de faturação resolve a situação, ou suspender o acesso num momento definido. Indique quando acontece, quem recebe o aviso e quem pode resolver uma exceção. Não existe um prazo de corte universal que sirva para todas as subscrições empresariais.
A empresa cancela a renovação
Decida se o período já pago continua até ao fim, o que acontece ao acesso ao arquivo depois disso e se as atribuições dos leitores são mantidas para um eventual regresso. Explique as condições efetivas ao cliente antes da compra.
A empresa altera a quantidade de lugares de leitura
Combine quando entra em vigor um aumento ou uma redução e o que acontece aos lugares ocupados. Confirme a cobrança e qualquer acerto de acordo com a configuração de faturação escolhida. Remover um leitor, reduzir a fatura e terminar a subscrição são ações diferentes.
O suporte precisa de informação suficiente para explicar uma divergência: a empresa, o período de leitura acordado, o estado do pagamento, a quantidade comprada e a atribuição do leitor afetado. Defina quem trata da conversa com o cliente e quem investiga um problema técnico de acesso. O registo do fornecedor de pagamentos pode não explicar por que motivo um artigo está bloqueado.
Peça a um fornecedor de subscrições que demonstre esta oferta concreta
Um produto de gestão de membros ou subscrições compatível pode já suportar a oferta empresarial de que precisa. Peça ao fornecedor que demonstre a edição e a configuração concretas antes de encomendar trabalho adicional. Comece pelo exemplo dos cinco leitores, em vez de aceitar uma promessa genérica de que o produto suporta subscrições.
Use empresas e contas de leitores fictícias num ambiente de teste separado, disponibilizado e suportado pelo fornecedor, com cobranças reais e mensagens a clientes desativadas. Compre a quantidade do exemplo, atribua os leitores, experimente um sexto convite, substitua um colaborador que sai e altere o contacto de faturação. Depois, demonstre a renovação, o pagamento falhado e o cancelamento segundo as condições propostas. Examine as permissões e os registos resultantes, além dos ecrãs.
Inclua um leitor que também tenha uma subscrição pessoal. Verifique o que o gestor de lugares pode ver e fazer e o que um leitor normal não pode fazer. Peça ao fornecedor que demonstre uma tentativa de ação fora das permissões de cada função. Um ecrã de compra funcional demonstra menos do que a subscrição empresarial completa que pretende vender.
Se o produto compatível suportar a oferta, a configuração e um acordo de suporte podem ser suficientes. Se não for suficiente, identifique o comportamento exato que falta. Uma extensão ou trabalho à medida pode fazer sentido quando essa lacuna afeta a oferta, desde que as responsabilidades pelas atualizações, ligações de pagamento e regras de acesso fiquem acordadas antes do lançamento.
Podemos conversar sobre desenvolvimento à medida de plataformas para resolver uma lacuna definida na oferta de subscrições da sua publicação. O âmbito, o preço, a licença, a entrega e a manutenção contínua são acordados para cada projeto. Traga a oferta, o exemplo de substituição de um leitor e o comportamento que o produto existente não conseguiu demonstrar.
Perguntas sobre subscrições empresariais de publicações
Uma empresa pode pagar para vários leitores identificados?
Sim, se essa for a oferta escolhida pela sua publicação e o sistema a suportar. Defina a quantidade comprada, o acesso de cada leitor e quem pode atribuir ou substituir leitores. A empresa pode ter contactos de faturação e de gestão dos lugares de leitura diferentes.
Um lugar faturado dá automaticamente acesso a alguém?
Não. Uma quantidade de faturação regista aquilo que é cobrado. O seu site continua a ter de identificar o leitor, associá-lo a uma atribuição autorizada e verificar o que essa atribuição lhe permite ler.
O que acontece quando um leitor sai da empresa?
Aplique a política de substituição acordada à atribuição financiada pela empresa e dê ao substituto um início de sessão individual. Preserve os direitos de subscrições pessoais que não estejam relacionados. Alterar uma atribuição não deve transferir automaticamente o histórico privado de leitura para o gestor da empresa.
O acesso de leitura deve parar assim que um pagamento falha?
Siga as condições escolhidas para a oferta. Defina qualquer período de tolerância, o momento em que o acesso termina, as notificações e quem resolve exceções. Teste este comportamento antes do lançamento, juntamente com a renovação e o cancelamento, para que o suporte consiga explicar o que aconteceu.
