Khách hàng chấp nhận báo giá cho ba lần đến địa điểm, sau đó đề nghị hoãn lần cuối. Đội dịch vụ cần biết những lần nào cần lên lịch. Bộ phận tài chính cần biết công việc nào đã hoàn thành và khách hàng đồng ý trả tiền cho phần nào. Gửi cùng một báo giá ban đầu cho cả hai đội giúp họ có chung tài liệu, nhưng chưa giải quyết các quyết định đó.
Trước khi kết nối bán hàng, vận hành và kế toán, hãy thống nhất mỗi bước cho phép đội tiếp theo làm gì. Tách biệt báo giá đã được chấp nhận, quyền cho phép thực hiện công việc, hồ sơ công việc đã hoàn thành và quyết định phát hành hóa đơn. Một số doanh nghiệp gộp các bước này; dù vậy, kết nối vẫn cần phản ánh đúng ý nghĩa của từng quyết định.
Theo dõi một công việc từ bán hàng đến tài chính
Hãy hình dung một công ty bảo dưỡng thiết bị tại địa điểm của khách hàng. Khách hàng chấp nhận phiên bản 2 của báo giá cho ba lần đến làm việc. Trong tình huống giả định này, công ty dùng một lệnh công việc riêng và yêu cầu tài chính xem xét bản nháp hóa đơn sau mỗi lần đã được phê duyệt. Đây là lựa chọn của công ty trong ví dụ. Doanh nghiệp của bạn nên áp dụng quy tắc kích hoạt và phê duyệt đã thống nhất với tài chính.
Hướng dẫn của Microsoft về báo giá, đơn hàng và hóa đơn trong Dynamics 365 Sales cho thấy một cách tách các hồ sơ này và xử lý các phiên bản báo giá. Với công việc này, điều quan trọng là mỗi hồ sơ cho người tiếp theo biết điều gì.
Báo giá đã được chấp nhận
Bộ phận bán hàng ghi lại chính xác phiên bản khách hàng đã chấp nhận và phạm vi công việc đã thống nhất. Hồ sơ đó là căn cứ lập lệnh công việc.
Quyền thực hiện công việc
Bộ phận vận hành kiểm tra phạm vi và cho phép đưa công việc vào lịch. Lệnh công việc cho biết việc nào được lên lịch và việc nào đang tạm giữ.
Công việc đã hoàn thành
Kỹ thuật viên ghi nhận lần đến làm việc. Trưởng bộ phận dịch vụ kiểm tra và phê duyệt hồ sơ để bàn giao.
Tài chính xem xét
Kế toán nhận bản nháp gắn với lần làm việc đã được phê duyệt và các điều khoản liên quan. Tài chính kiểm tra thông tin thanh toán và quyết định có phát hành hóa đơn hay không.
Dùng một mã tham chiếu chung cho công việc để nhân viên có thể lần theo phiên bản báo giá đã chấp nhận, lệnh công việc và hồ sơ các lần đến từ bản nháp hóa đơn. Truyền đúng thông tin mỗi đội cần. Chẳng hạn, địa chỉ địa điểm giúp điều phối kỹ thuật viên đến đúng nơi, còn tài chính có thể cần một tài khoản thanh toán riêng. Hướng dẫn của Microsoft về chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống giải thích vì sao các hệ thống có thể gán ý nghĩa khác nhau cho những trường mô tả cùng một hoạt động kinh doanh. Hãy xác nhận ý nghĩa trước khi sao chép giá trị.
Không đưa lần làm việc bị hoãn vào bản nháp tiếp theo
Giả sử kỹ thuật viên hoàn thành lần đầu tiên và khách hàng đề nghị hoãn lần thứ ba. Bộ phận bán hàng ghi nhận thay đổi đã thống nhất bên cạnh phiên bản báo giá được chấp nhận. Người điều phối cập nhật lệnh công việc để lần thứ hai vẫn tiếp tục, còn lần thứ ba được tạm giữ. Lần đầu vẫn được đánh dấu hoàn tất, kèm phê duyệt và liên kết đến các điều khoản áp dụng. Giữ nguyên báo giá ban đầu đã được chấp nhận và ghi thay đổi bên cạnh đó để nhân viên thấy những gì đã thống nhất ở từng thời điểm.
Theo quy tắc mà công ty này chọn, tài chính chỉ xem xét bản nháp cho lần đầu. Lần thứ hai vẫn nằm trong lịch, còn lần thứ ba chưa có ngày mới. Cả hai đều không được đưa vào bản nháp. Khi khách hàng và người điều phối thống nhất ngày mới cho lần thứ ba, người điều phối bỏ trạng thái tạm giữ. Khi diễn ra, lần đó sẽ theo cùng các bước hoàn thành và xem xét. Kết quả là một lần đã hoàn thành, sẵn sàng để tài chính xem xét; một lần vẫn nằm trong lịch; và một lần được tạm giữ rõ ràng cho đến khi thống nhất ngày mới.
Hãy xử lý việc hủy theo cách rõ ràng tương tự. Xác định ai được quyền hủy công việc, ai kiểm tra phần việc đã thực hiện và ai báo cho tài chính nếu thay đổi ảnh hưởng đến bản nháp hoặc hóa đơn đã phát hành. Kết nối có thể đánh dấu hồ sơ bị ảnh hưởng để xem xét. Tài chính quyết định cách xử lý theo quy tắc của doanh nghiệp.
Giao việc xử lý bàn giao bị từ chối cho người có thể khắc phục
Nếu kế toán từ chối bản nháp của lần đầu vì không ghép được khách hàng với tài khoản thanh toán, hãy giữ lần làm việc ở trạng thái đã hoàn thành. Đánh dấu lần bàn giao bị từ chối và cho người phụ trách tài chính biết việc ghép nối nào không thành công. Trong ví dụ này, tài chính xác nhận tài khoản đúng, sửa ánh xạ rồi gửi lại. Kế toán chấp nhận đúng một bản nháp cho lần đầu, vẫn kèm mã tham chiếu công việc. Tài chính vẫn cần cho phép phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được phát hành.
Không nhận được phản hồi là vấn đề khác: bản nháp có thể đã được tạo. Trước khi thử lại, hãy kiểm tra kế toán đã nhận được gì. Hướng dẫn của chúng tôi về điều gì xảy ra khi tích hợp nhận cùng một bản cập nhật hai lần trình bày các bước kiểm tra để lần gửi thứ hai không tạo thêm bản nháp.
Thống nhất nội dung nhà cung cấp cần trình diễn
Viết một kế hoạch bàn giao ngắn cho một loại công việc thực tế. Với mỗi bước, ghi rõ nhân viên tin cậy hồ sơ nào, ai có thể phê duyệt hành động tiếp theo, đội nhận sẽ nhận được gì và ai tiếp quản khi quy trình không thể tiếp tục. Thống nhất cách nhân viên phân biệt công việc đã hoàn thành, bản nháp được kế toán chấp nhận và hóa đơn đã được cho phép phát hành.
Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn cùng công việc đó trong một môi trường thử nghiệm riêng, dùng khách hàng và hồ sơ công việc giả lập; đồng thời tắt lệnh công việc trong môi trường sản xuất, điều phối, thao tác lịch, hóa đơn, thanh toán và tin nhắn khách hàng. Kiểm tra phiên bản được chấp nhận có tạo đúng lệnh công việc dự kiến. Sau đó hoãn một lần, hoàn thành một lần khác, tạo tình huống kế toán từ chối vì tài khoản thanh toán và khắc phục lỗi. Kiểm tra hồ sơ thể hiện đúng trạng thái công việc, tài chính nhận một bản nháp cho đúng lần làm việc và phần việc bị hoãn không xuất hiện trong đó. Đề nghị đại diện bán hàng, vận hành và tài chính kiểm tra bước thuộc trách nhiệm của từng đội.
Khi đã rõ cách hoạt động, hãy dùng điều đó để so sánh báo giá tích hợp thực sự bao gồm những gì. Chúng tôi có thể hỗ trợ kết nối bán hàng, lệnh công việc và hệ thống kế toán khi đã xác định rõ quy trình bàn giao và công việc liên quan.
Câu hỏi về kết nối báo giá và hóa đơn
Chấp nhận báo giá có nên tự động gửi hóa đơn không?
Hãy dùng điều kiện kích hoạt mà tài chính và doanh nghiệp đã thống nhất. Trong ví dụ, việc chấp nhận cho phép chuẩn bị lệnh công việc. Một lần làm việc được phê duyệt sẽ tạo bản nháp để tài chính xem xét.
Làm thế nào để hai đội cùng nhận biết thay đổi sau khi báo giá được chấp nhận?
Ghi thay đổi đã thống nhất bên cạnh phiên bản được chấp nhận. Cập nhật quyền thực hiện công việc và đánh dấu cho tài chính mọi hồ sơ thanh toán bị ảnh hưởng. Giữ nguyên bằng chứng về công việc đã hoàn thành.
Nếu kế toán từ chối bản nháp sau khi công việc hoàn tất thì sao?
Giữ lại hồ sơ công việc đã hoàn thành. Cung cấp cho người phụ trách tài chính lý do từ chối cụ thể và mã tham chiếu công việc, sau đó kiểm tra kế toán đã chấp nhận bàn giao khi vấn đề được giải quyết.
Những quyết định nào vẫn cần con người?
Giao cho con người những quyết định cần đánh giá hoặc thẩm quyền. Trong ví dụ, vận hành cho phép thực hiện công việc, trưởng bộ phận dịch vụ xác nhận hoàn tất, còn tài chính xem xét bản nháp và quyết định có phát hành hóa đơn hay không.
