Zákazník prijme vašu cenovú ponuku na tri návštevy v prevádzke a potom požiada o presunutie poslednej. Servisný tím potrebuje vedieť, ktoré návštevy naplánovať. Účtovníctvo potrebuje vedieť, ktoré práce sa vykonali a za čo sa zákazník zaviazal zaplatiť. Ak obom tímom pošlete pôvodnú ponuku, dostanú síce rovnaký dokument, no rozhodnutia zostanú otvorené.
Pred prepojením obchodu, prevádzky a účtovníctva si určte, čo každý krok umožňuje ďalšiemu tímu. Odlišujte prijatú ponuku, povolenie vykonať prácu, záznam o dokončenej práci a rozhodnutie vystaviť faktúru. Niektoré firmy tieto kroky spájajú, no prepojenie musí stále rešpektovať význam každého rozhodnutia.
Sledujte zákazku od obchodu po účtovníctvo
Predstavte si firmu, ktorá servisuje zariadenia priamo u zákazníkov. Zákazník prijme druhú verziu ponuky na tri návštevy. V tomto vymyslenom príklade firma používa samostatný pracovný príkaz a po každej schválenej návšteve požiada účtovníctvo o kontrolu návrhu faktúry. Takto sa rozhodla táto modelová firma. Vo vlastnej firme používajte spúšťacie a schvaľovacie pravidlá dohodnuté s účtovníctvom.
Príručka Microsoft Dynamics 365 Sales o ponukách, objednávkach a faktúrach ukazuje jeden zo spôsobov, ako systém oddeľuje tieto záznamy a pracuje so zmenami ponúk. Pri tejto zákazke je dôležité, čo každý záznam hovorí ďalšej osobe.
Prijatá ponuka
Obchod zaznamená presnú verziu, ktorú zákazník prijal, aj dohodnutý rozsah. Tento záznam slúži ako podklad pre pracovný príkaz.
Povolenie vykonať prácu
Prevádzka skontroluje rozsah a uvoľní prácu na naplánovanie. Pracovný príkaz ukazuje, čo možno naplánovať a čo zostáva pozastavené.
Dokončená práca
Technik zaznamená návštevu. Vedúci servisu záznam skontroluje a schváli na odovzdanie.
Kontrola účtovníctvom
Účtovníctvo dostane návrh prepojený so schválenou návštevou a príslušnými podmienkami. Skontroluje fakturačné údaje a rozhodne, či faktúru vystaví.
Používajte spoločnú referenciu zákazky, aby zamestnanci vedeli z návrhu faktúry dohľadať prijatú verziu ponuky, pracovný príkaz aj záznamy o návštevách. Každému tímu odovzdajte presne tie údaje, ktoré potrebuje. Adresa prevádzky napríklad pomôže dispečingu poslať technika na správne miesto, zatiaľ čo účtovníctvo môže potrebovať samostatný fakturačný účet. Pokyny Microsoftu na prevod údajov medzi systémami vysvetľujú, prečo môžu systémy opisovať tú istú obchodnú činnosť pomocou polí s odlišným významom. Pred kopírovaním hodnôt si ich význam overte.
Vynechajte presunutú návštevu z ďalšieho návrhu faktúry
Predstavme si, že technik dokončí prvú návštevu a zákazník požiada o presunutie tretej. Obchod zaznamená dohodnutú zmenu pri prijatej ponuke. Plánovač upraví pracovný príkaz tak, aby sa druhá návšteva mohla uskutočniť a tretia zostala pozastavená. Prvá návšteva je naďalej dokončená, vrátane jej schválenia a odkazu na príslušné podmienky. Pôvodnú prijatú ponuku zachovajte a zmenu zaznamenajte vedľa nej, aby zamestnanci videli, na čom sa dohodli v jednotlivých chvíľach.
Podľa pravidiel zvolených touto firmou účtovníctvo kontroluje návrh faktúry iba za prvú návštevu. Druhá je stále naplánovaná a tretia zatiaľ nemá nový termín. Ani jedna preto nie je zahrnutá. Keď sa zákazník s plánovačom dohodne na termíne tretej návštevy, plánovač ju uvoľní. Po jej uskutočnení prejde rovnakým postupom zaznamenania a kontroly. Výsledkom je jedna dokončená návšteva pripravená na kontrolu účtovníctvom, jedna naplánovaná a jedna jasne pozastavená, kým sa nedohodne nový termín.
Aj zrušenie riešte jednoznačne. Určte, kto môže prácu zrušiť, kto preverí, čo sa už vykonalo, a kto upozorní účtovníctvo, ak zmena ovplyvní návrh alebo vystavenú faktúru. Prepojenie môže označiť dotknuté záznamy na kontrolu. O ďalšom postupe rozhodne účtovníctvo podľa pravidiel firmy.
Odmietnuté odovzdanie zverte niekomu, kto ho vie opraviť
Ak účtovníctvo odmietne návrh faktúry za prvú návštevu, pretože nevie priradiť zákazníka k fakturačnému účtu, návšteva musí zostať označená ako dokončená. Odovzdanie označte ako odmietnuté a zodpovednej osobe v účtovníctve oznámte, ktoré priradenie zlyhalo. V tomto príklade účtovníctvo potvrdí správny účet, opraví mapovanie a odovzdanie zopakuje. Prijme presne jeden návrh faktúry za prvú návštevu a číslo zákazky zostane pripojená. Pred vystavením faktúry ju účtovníctvo stále musí schváliť.
Chýbajúca odpoveď je iný problém: návrh faktúry už mohol vzniknúť. Pred opakovaním odovzdania si overte, čo účtovníctvo dostalo. V našom sprievodcovi sa dozviete, čo sa stane, keď integrácia prijme rovnakú aktualizáciu dvakrát, a ako kontrolami predísť tomu, aby druhé doručenie vytvorilo druhý návrh faktúry.
Dohodnite sa, čo má dodávateľ predviesť
Spíšte stručný plán odovzdania pre jeden skutočný typ zákazky. Pri každom kroku pomenujte záznam, ktorému zamestnanci dôverujú, osobu oprávnenú schváliť ďalší úkon, údaje pre prijímajúci tím a človeka, ktorý prevezme riešenie, keď proces nemôže pokračovať. Dohodnite sa, ako zamestnanci rozlíšia dokončenú prácu, návrh prijatý účtovníctvom a faktúru schválenú na vystavenie.
Požiadajte dodávateľa, aby rovnakú zákazku predviedol v oddelenom testovacom prostredí s vymyslenými zákazníkmi a pracovnými záznamami. Vypnite skutočné pracovné príkazy, zásahy dispečingu a kalendára, faktúry, platby aj správy zákazníkom. Sledujte, či prijatá verzia vytvorí zamýšľaný pracovný príkaz. Potom presuňte jednu návštevu, inú dokončite, vyvolajte odmietnutie pre fakturačný účet a opravte ho. Overte, či záznamy zobrazujú očakávaný stav práce, či účtovníctvo dostane jeden návrh za správnu návštevu a či sa odložená práca doň nedostane. Obchod, prevádzka aj účtovníctvo nech skontrolujú každý svoj krok.
Keď je tento postup jasný, využite ho na porovnanie toho, čo cenové ponuky na integráciu skutočne zahŕňajú. S prepojením obchodu, pracovných príkazov a účtovných systémov vám vieme pomôcť, keď budú odovzdanie aj súvisiaca práca jasne vymedzené.
Otázky o prepojení ponúk a faktúr
Má sa po prijatí ponuky automaticky odoslať faktúra?
Použite spúšťač, na ktorom sa dohodli účtovníctvo a firma. V príklade prijatie ponuky umožňuje pripraviť pracovný príkaz. Schválená návšteva spustí prípravu návrhu, ktorý skontroluje účtovníctvo.
Ako sa má zmena po prijatí ponuky dostať k obom tímom?
Dohodnutú zmenu zaznamenajte vedľa prijatej verzie. Upravte povolenie na prácu a označte záznamy ovplyvňujúce fakturáciu na kontrolu účtovníctvom. Doklady o dokončenej práci zachovajte.
Čo ak účtovníctvo odmietne návrh po dokončení práce?
Záznam o dokončenej práci zachovajte. Zodpovednej osobe v účtovníctve oznámte konkrétny dôvod odmietnutia a referenciu zákazky. Po vyriešení problému si overte, že účtovníctvo odovzdanie prijalo.
Čo si stále vyžaduje rozhodnutie človeka?
Rozhodnutia vyžadujúce úsudok alebo oprávnenie prideľte konkrétnym ľuďom. V príklade prevádzka uvoľní prácu, vedúci servisu overí jej dokončenie a účtovníctvo skontroluje návrh a rozhodne o vystavení faktúry.
