Zákazník přijme vaši nabídku na tři návštěvy pracoviště a pak požádá o odložení poslední. Servisní tým potřebuje vědět, které návštěvy naplánovat. Finance potřebují vědět, jaké práce proběhly a za co se zákazník zavázal zaplatit. Když oběma týmům pošlete původní nabídku, dostanou stejný dokument, ale rozhodnutí zůstanou otevřená.
Než propojíte obchod, provoz a účetnictví, dohodněte se, co každý krok dovoluje následujícímu týmu. Rozlišujte přijatou nabídku, oprávnění provést práci, záznam o dokončené práci a rozhodnutí vystavit fakturu. Některé firmy tyto kroky spojují; propojení přesto musí respektovat význam každého rozhodnutí.
Sledujte jednu zakázku od obchodu k financím
Představte si firmu, která provádí servis zařízení u zákazníků. Zákazník přijme druhou verzi nabídky na tři návštěvy. Pro tuto smyšlenou zakázku firma používá samostatný pracovní příkaz a žádá finance o kontrolu návrhu faktury po každé schválené návštěvě. Jde o volby této modelové firmy. Použijte spouštěcí a schvalovací pravidla, na kterých se vaše firma dohodne s financemi.
Průvodce Microsoft Dynamics 365 Sales pro nabídky, objednávky a faktury ukazuje jeden způsob, jak produkt odděluje tyto záznamy a pracuje s revizemi nabídek. Pro tuto zakázku je důležité, co každý záznam sděluje dalšímu člověku.
Přijatá nabídka
Obchod zaznamená přesnou verzi přijatou zákazníkem a dohodnutý rozsah. Tento záznam je podkladem pro pracovní příkaz.
Oprávnění k práci
Provoz ověří rozsah a uvolní práci plánovači. Pracovní příkaz ukazuje, co lze naplánovat a co zůstává pozastavené.
Dokončená práce
Technik zaznamená návštěvu. Vedoucí servisu záznam zkontroluje a schválí pro předání.
Kontrola financí
Účetnictví dostane návrh navázaný na schválenou návštěvu a příslušné podmínky. Finance zkontrolují fakturační údaje a rozhodnou, zda fakturu vystavit.
Použijte společnou referenci zakázky, aby zaměstnanci mohli z návrhu faktury dohledat přijatou verzi nabídky, pracovní příkaz i záznamy návštěv. Předávejte přesné údaje, které každý tým potřebuje. Adresa pracoviště například pomůže dispečinku poslat technika na správné místo, zatímco finance mohou potřebovat samostatný fakturační účet. Pokyny Microsoftu k převodu mezi systémy vysvětlují, proč mohou systémy popisovat stejnou obchodní činnost poli s odlišným významem. Před kopírováním hodnot si jejich význam ověřte.
Přesuňte odloženou návštěvu mimo další návrh faktury
Předpokládejme, že technik dokončí první návštěvu a zákazník požádá o odložení třetí. Obchod zaznamená dohodnutou změnu u přijaté nabídky. Plánovač upraví pracovní příkaz tak, aby druhá návštěva mohla proběhnout a třetí zůstala pozastavená. První návštěva zůstává dokončená, včetně jejího schválení a odkazu na příslušné podmínky. Původní přijatou nabídku zachovejte a změnu zaznamenejte vedle ní, aby zaměstnanci viděli, na čem se v jednotlivých chvílích dohodli.
Podle pravidel této firmy finance kontrolují návrh pouze za první návštěvu. Druhá je stále naplánovaná a třetí nemá nový termín. Ani jedna proto není zahrnuta. Až zákazník s plánovačem dohodnou termín třetí návštěvy, plánovač ji uvolní. Po jejím uskutečnění projde stejnými kroky dokončení a kontroly. Výsledkem je jedna dokončená návštěva připravená ke kontrole financemi, jedna naplánovaná a jedna jasně pozastavená do sjednání nového termínu.
Zrušení řešte stejně výslovně. Určete, kdo může práci zrušit, kdo ověří, co už bylo provedeno, a kdo upozorní finance, pokud změna ovlivní návrh nebo vystavenou fakturu. Propojení může označit záznamy, které je třeba prověřit. Finance rozhodnou podle pravidel firmy.
Odmítnuté předání svěřte někomu, kdo ho může opravit
Pokud účetnictví odmítne návrh za první návštěvu, protože nedokáže přiřadit zákazníka k fakturačnímu účtu, ponechte návštěvu označenou jako dokončenou. Předání označte jako odmítnuté a sdělte odpovědné osobě ve financích, které přiřazení selhalo. V tomto příkladu finance potvrdí správný účet, opraví mapování a předání zopakují. Účetnictví přijme přesně jeden návrh za první návštěvu a číslo zakázky zůstane připojena. Finance musí fakturu před vystavením stále schválit.
Chybějící odpověď je jiný problém: návrh už může existovat. Než předání zopakujete, ověřte, co účetnictví přijalo. Náš průvodce tím, co se stane, když integrace přijme stejnou aktualizaci dvakrát, popisuje kontroly, které brání druhému doručení vytvořit druhý návrh.
Domluvte se, co má dodavatel předvést
Sepište krátký plán předání pro jeden skutečný typ zakázky. U každého kroku pojmenujte záznam, kterému zaměstnanci důvěřují, osobu oprávněnou schválit další akci, údaje pro přijímající tým a náhradníka pro případ, že proces nemůže pokračovat. Dohodněte se, jak zaměstnanci rozliší dokončenou práci, návrh přijatý účetnictvím a fakturu schválenou k vystavení.
Požádejte dodavatele, aby stejnou zakázku předvedl v odděleném testovacím prostředí s vymyšlenými zákazníky a pracovními záznamy. Vypněte skutečné pracovní příkazy, dispečink i kalendářní akce, faktury, platby a zprávy zákazníkům. Sledujte, zda přijatá verze vytvoří zamýšlený pracovní příkaz. Poté odložte jednu návštěvu, dokončete jinou, vyvolejte odmítnutí kvůli fakturačnímu účtu a opravte ho. Ověřte očekávaný stav práce, jeden návrh pro správnou návštěvu ve financích a vynechání odložené práce. Každý tým, obchod, provoz i finance, ať zkontroluje svůj krok.
Až bude toto chování jasné, použijte ho k porovnání toho, co skutečně zahrnují nabídky na integraci. S propojením obchodu, pracovních příkazů a účetních systémů vám můžeme pomoci, jakmile budou předání i související práce vymezené.
Otázky k propojení nabídek a faktur
Má přijetí nabídky automaticky odeslat fakturu?
Použijte spouštěč, na kterém se dohodly finance a firma. V příkladu přijetí opravňuje k přípravě pracovního příkazu. Schválená návštěva vyvolá návrh ke kontrole financemi.
Jak se má změna po přijetí dostat k oběma týmům?
Dohodnutou změnu zaznamenejte vedle přijaté verze. Upravte oprávnění k práci a označte záznamy ovlivněné fakturací pro finance. Zachovejte doklady o dokončené práci.
Co když účetnictví odmítne návrh po dokončení práce?
Záznam o dokončené práci zachovejte. Sdělte odpovědné osobě ve financích konkrétní důvod odmítnutí a referenci zakázky, poté ověřte, že účetnictví po vyřešení problému předání přijalo.
Co stále potřebuje člověka?
Rozhodnutí vyžadující úsudek nebo pravomoc svěřte konkrétním lidem. V příkladu provoz uvolní práci, vedoucí servisu ověří dokončení a finance zkontrolují návrh a rozhodnou o vystavení faktury.
