Um orçamento de software à medida atribui um preço a um trabalho específico. Para comparar dois orçamentos, precisa de perceber o que cada um inclui, o que a sua equipa deve fornecer e o que ainda é desconhecido. Não existe um preço universal que responda a estas questões para a sua empresa.
Dois orçamentos podem descrever trabalhos diferentes
Imagine que pede a dois fornecedores um sistema onde os colaboradores submetem pedidos e os responsáveis os aprovam. Ambas as propostas podem chamar-lhe «sistema interno de pedidos». Lendo um pouco mais, os trabalhos podem revelar-se bastante diferentes.
As propostas seguintes são fictícias. Mostram como o âmbito altera a comparação, sem sugerir um preço nem descrever um projeto de um cliente da LINK-V.
Proposta A: submeter, aprovar e exportar
Os colaboradores submetem um pedido. Um responsável aprova-o. Alguém exporta os pedidos aprovados e introdu-los no sistema empresarial existente. A sua equipa fornece dados iniciais limpos e organiza onde o software irá funcionar.
Proposta B: tratar mais etapas do processo
Os colaboradores podem corrigir pedidos rejeitados e voltar a submetê-los. Pessoas com funções diferentes veem informações diferentes. Os pedidos aprovados passam para um sistema existente através de uma ligação. A proposta inclui também verificações de importação acordadas, colocação em funcionamento e um acordo de apoio definido.
Se A custar menos, isso pode simplesmente refletir menos trabalho. Pode ser exatamente o que precisa se uma exportação manual for aceitável e a sua equipa conseguir assegurar o funcionamento do software. Se a empresa precisar de tudo o que está descrito em B, compare o que seria necessário para acrescentar a A o trabalho em falta.
A pergunta útil para começar é: o que devem as pessoas conseguir concluir com este software? Depois, confirme se cada proposta lhes permite fazê-lo.
Acompanhe o trabalho para além do cenário ideal
«Um responsável aprova um pedido» parece simples. O que acontece quando o pedido está incompleto? O responsável pode devolvê-lo com um comentário? Quem o pode alterar e alguém precisa de consultar o seu histórico?
As respostas descrevem trabalho que alguém tem de desenvolver e testar. O número de ecrãs, por si só, não mostra o que está envolvido. O mesmo acontece com o número de utilizadores: muitas pessoas podem partilhar um papel simples, enquanto um grupo menor pode precisar de várias permissões e decisões diferentes.
Veja também os pontos em que o novo software se liga a outros sistemas. Uma ligação a um sistema existente exige uma forma acordada de trocar informações. Os registos antigos podem ter de ser limpos ou verificados antes da importação. Quem utiliza o software pode precisar de aceder a partir de dispositivos diferentes. Cada requisito pode alterar o trabalho orçamentado.
Para cada incógnita, pergunte quem vai encontrar a resposta, de que informações ou acessos precisa e quando a resposta alterará a estimativa ou exigirá uma decisão. «Resolvemos isso mais tarde» deixa em aberto tanto o trabalho como o preço.
As orientações do GOV.UK sobre compreender um problema antes de desenvolver apresentam uma linha de raciocínio útil: investigar os utilizadores, o processo mais amplo, as limitações e os pressupostos de risco. Num orçamento, isto significa conhecer suficientemente as partes difíceis para descrever o que está a ser proposto. O processo do governo não é um modelo obrigatório para um projeto privado.
Pergunte a que compromete realmente o valor
Uma estimativa inicial e um preço acordado para um trabalho definido respondem a perguntas diferentes. Uma proposta deve tornar essa diferença clara.
Uma estimativa inicial
Uma indicação do custo provável com base no que se sabe até ao momento. Leia os pressupostos associados. Pergunte o que ainda precisa de ser investigado e quando a estimativa será revista.
Um compromisso de preço e âmbito definidos
Um preço associado a trabalhos e condições acordados. Confirme os entregáveis, as exclusões, as suas responsabilidades e o que conta como concluído.
Uma decisão sobre uma alteração
Uma decisão sobre trabalho diferente do acordado. Pergunte como o impacto no preço, nos prazos e na aceitação será explicado e acordado antes de avançar com a alteração.
Estas são distinções práticas para ler propostas, não definições jurídicas. Os projetos podem ter acordos comerciais diferentes. As orientações do GOV.UK sobre contratação reconhecem várias abordagens e explicam por que razão a informação incompleta importa na escolha. Não estabelecem um único contrato certo para todas as empresas.
Compare as propostas com os mesmos requisitos
Antes de escolher, peça a cada fornecedor que responda ao mesmo conjunto breve de perguntas:
- O que conseguem as pessoas concluir? Inclua o processo normal e as correções, rejeições ou outras exceções de que a empresa precisa.
- O que está incluído e excluído? Confirme as ligações, a preparação e importação de dados, os dispositivos, a implementação e qualquer trabalho que caiba à sua equipa.
- O que esperam que forneça? Identifiquem os dados, o acesso aos sistemas, as decisões e as pessoas necessárias, e acordem quando estarão disponíveis.
- O que ainda é desconhecido? Registe o pressuposto, quem o vai verificar e o que acontece se a resposta for diferente.
- Como vão acordar que o trabalho está concluído? Descrevam o que será verificado, quem fará a verificação e como serão tratadas as correções.
- O que vai pagar após o lançamento? Esclareça o alojamento, as licenças, a manutenção, o apoio e as alterações posteriores, incluindo quem fornece cada serviço.
Assim, poderá perceber se os orçamentos abrangem o mesmo resultado necessário. Se uma diferença for importante, peça que seja explicada ou orçamentada antes de considerar os totais comparáveis. Pode optar por um trabalho menor. Faça essa escolha de forma consciente, tendo em conta aquilo com que a empresa consegue trabalhar.
Se quiser falar sobre software à medida para a sua empresa, pode falar com a LINK-V sobre o trabalho que precisa que o software faça. O âmbito, o preço, o alojamento, o apoio e os restantes compromissos são acordados para cada projeto.
Perguntas antes de aceitar um orçamento
Podemos obter um preço útil antes de conhecer todos os detalhes?
Uma estimativa pode ajudar a preparar um orçamento se os pressupostos e as questões por resolver forem claros. Pergunte que conclusões a podem alterar e quando serão analisadas. Um compromisso de preço fixo exige uma descrição acordada do trabalho e das suas condições.
O que tem de coincidir para que dois orçamentos sejam comparáveis?
Comece pelo resultado que as pessoas precisam de alcançar. Depois, compare o trabalho incluído, as exclusões, as responsabilidades, as incógnitas, as verificações de conclusão e os custos contínuos. Nomes de projetos semelhantes podem abranger trabalhos diferentes.
O alojamento e o apoio estão incluídos no preço de desenvolvimento?
Consulte a proposta e o acordo. Pergunte quem assegura o funcionamento do software, que ajuda está incluída, durante quanto tempo dura o acordo e o que é cobrado separadamente. O preço de desenvolvimento, por si só, não responde a essas perguntas.
