Ein Kunde nimmt Ihr Angebot für drei Vor-Ort-Termine an und bittet dann darum, den letzten zu verschieben. Das Serviceteam muss wissen, welche Termine geplant werden sollen. Die Buchhaltung muss wissen, welche Arbeiten stattgefunden haben und welche Kosten mit dem Kunden vereinbart wurden. Wenn beide Teams das ursprüngliche Angebot erhalten, haben sie zwar dasselbe Dokument, aber die Entscheidungen bleiben offen.
Bevor Sie Vertrieb, Betrieb und Buchhaltung verbinden, vereinbaren Sie, was jeder Schritt dem nächsten Team erlaubt. Halten Sie das angenommene Angebot, die Arbeitsfreigabe, den Nachweis der erledigten Arbeit und die Entscheidung über die Rechnungsstellung auseinander. Manche Unternehmen verbinden diese Schritte. Die Schnittstelle muss dennoch die Bedeutung jeder Entscheidung berücksichtigen.
Einen Auftrag vom Vertrieb bis zur Buchhaltung verfolgen
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das Geräte beim Kunden wartet. Der Kunde nimmt Version 2 eines Angebots für drei Termine an. Für diesen fiktiven Auftrag nutzt das Unternehmen einen separaten Arbeitsauftrag und lässt die Buchhaltung nach jedem freigegebenen Termin einen Rechnungsentwurf prüfen. Das sind Entscheidungen des Beispielunternehmens. Verwenden Sie die Auslöser und Freigaberegeln, die Ihr Unternehmen mit der Buchhaltung vereinbart.
Microsofts Dynamics-365-Sales-Leitfaden zu Angeboten, Aufträgen und Rechnungen zeigt, wie ein Produkt diese Datensätze trennt und Angebotsänderungen handhabt. Für diesen Auftrag zählt, was jeder Datensatz der nächsten Person mitteilt.
Angenommenes Angebot
Der Vertrieb hält die genaue, vom Kunden angenommene Version und den vereinbarten Umfang fest. Dieser Datensatz bildet die Grundlage für den Arbeitsauftrag.
Arbeitsfreigabe
Der Betrieb prüft den Umfang und gibt die Arbeit für die Disposition frei. Der Arbeitsauftrag zeigt, was geplant werden kann und was zurückgestellt ist.
Erledigte Arbeit
Der Techniker dokumentiert den Termin. Die Serviceleitung prüft den Eintrag und gibt ihn für die Übergabe frei.
Prüfung durch die Buchhaltung
Die Buchhaltung erhält einen Entwurf, der mit dem freigegebenen Termin und den geltenden Bedingungen verknüpft ist. Sie prüft die Rechnungsangaben und entscheidet, ob die Rechnung ausgestellt wird.
Verwenden Sie eine gemeinsame Auftragsreferenz, damit Mitarbeitende vom Rechnungsentwurf aus die angenommene Angebotsversion, den Arbeitsauftrag und die Besuchsberichte nachvollziehen können. Übermitteln Sie genau die Angaben, die jedes Team braucht. Eine Einsatzadresse hilft etwa der Disposition, den Techniker an den richtigen Ort zu schicken, während die Buchhaltung möglicherweise ein separates Rechnungskonto benötigt. Microsofts Leitfaden zur Übersetzung zwischen Systemen erklärt, warum Systeme dieselbe Geschäftstätigkeit mit Feldern unterschiedlicher Bedeutung abbilden können. Prüfen Sie diese Bedeutung, bevor Sie Werte übernehmen.
Einen verschobenen Termin aus dem nächsten Entwurf heraushalten
Nehmen wir an, der Techniker erledigt den ersten Termin und der Kunde bittet darum, den dritten zu verschieben. Der Vertrieb hält die vereinbarte Änderung beim angenommenen Angebot fest. Die Disposition aktualisiert den Arbeitsauftrag, damit der zweite Termin stattfinden kann und der dritte ausgesetzt bleibt. Der erste Termin bleibt erledigt, einschließlich seiner Freigabe und des Verweises auf die dafür geltenden Bedingungen. Bewahren Sie das ursprüngliche angenommene Angebot auf und dokumentieren Sie die Änderung daneben, damit Mitarbeitende sehen, was jeweils vereinbart wurde.
Nach den gewählten Regeln prüft die Buchhaltung nur einen Entwurf für den ersten Termin. Der zweite ist weiterhin geplant, für den dritten gibt es noch keinen neuen Termin. Beide bleiben unberücksichtigt. Sobald Kunde und Disposition einen Termin für den dritten Besuch vereinbaren, gibt die Disposition ihn frei. Nach seiner Durchführung durchläuft er dieselben Erfassungs- und Prüfschritte. So ist ein erledigter Termin zur Prüfung bereit, einer weiterhin geplant und einer bis zur Vereinbarung eines neuen Termins eindeutig ausgesetzt.
Behandeln Sie Stornierungen ebenso eindeutig. Legen Sie fest, wer Arbeiten stornieren darf, wer bereits erledigte Arbeiten prüft und wer die Buchhaltung informiert, wenn eine Änderung einen Entwurf oder eine ausgestellte Rechnung betrifft. Die Schnittstelle kann betroffene Datensätze zur Prüfung markieren. Die Buchhaltung entscheidet nach den Regeln des Unternehmens, wie sie damit umgeht.
Abgelehnte Übergaben jemandem geben, der sie korrigieren kann
Lehnt die Buchhaltung den Entwurf für den ersten Termin ab, weil sie den Kunden keinem Rechnungskonto zuordnen kann, bleibt der Termin als erledigt markiert. Kennzeichnen Sie die Übergabe als abgelehnt und teilen Sie der zuständigen Person in der Buchhaltung mit, welche Zuordnung fehlgeschlagen ist. In diesem Beispiel bestätigt die Buchhaltung das richtige Konto, korrigiert die Zuordnung und versucht die Übergabe erneut. Sie nimmt genau einen Entwurf für den ersten Termin an, weiterhin mit der Auftragsreferenz. Vor der Ausstellung muss die Buchhaltung die Rechnung weiterhin freigeben.
Eine ausbleibende Antwort ist ein anderes Problem: Der Entwurf könnte bereits angelegt worden sein. Prüfen Sie vor einem erneuten Versuch, was die Buchhaltung erhalten hat. Unser Leitfaden dazu, was passiert, wenn eine Integration dasselbe Update zweimal erhält, beschreibt Prüfungen, die verhindern, dass eine zweite Übermittlung einen zweiten Entwurf erzeugt.
Vereinbaren, was der Anbieter vorführen soll
Erstellen Sie einen kurzen Übergabeplan für eine konkrete Auftragsart. Benennen Sie für jeden Schritt den Datensatz, auf den sich Ihre Mitarbeitenden verlassen, die Person mit Freigabebefugnis für den nächsten Schritt, die Angaben für das empfangende Team und die Vertretung, falls der Prozess nicht weitergehen kann. Vereinbaren Sie, wie Mitarbeitende erledigte Arbeit, einen von der Buchhaltung angenommenen Entwurf und eine zur Ausstellung freigegebene Rechnung unterscheiden.
Bitten Sie den Anbieter, denselben Auftrag in einer getrennten Testumgebung mit erfundenen Kunden- und Arbeitsdaten vorzuführen. Deaktivieren Sie produktive Arbeitsaufträge, Dispositions- und Kalenderaktionen, Rechnungen, Zahlungen und Kundennachrichten. Beobachten Sie, ob aus der angenommenen Version der vorgesehene Arbeitsauftrag entsteht. Verschieben Sie dann einen Termin, schließen Sie einen anderen ab, lösen Sie eine Ablehnung wegen des Rechnungskontos aus und beheben Sie sie. Prüfen Sie, ob die Datensätze den erwarteten Arbeitsstatus zeigen, die Buchhaltung einen Entwurf für den richtigen Termin erhält und die verschobene Arbeit darin nicht auftaucht. Lassen Sie Vertrieb, Betrieb und Buchhaltung jeweils ihren eigenen Schritt prüfen.
Wenn dieses Verhalten klar ist, nutzen Sie es, um zu vergleichen, was Integrationsangebote tatsächlich abdecken. Wir können Sie dabei unterstützen, Vertrieb, Arbeitsaufträge und Buchhaltungssysteme zu verbinden, sobald Übergabe und zugehörige Arbeit festgelegt sind.
Fragen zur Verbindung von Angeboten und Rechnungen
Soll die Annahme eines Angebots automatisch eine Rechnung senden?
Verwenden Sie den Auslöser, den die Buchhaltung und das Unternehmen vereinbart haben. Im Beispiel erlaubt die Annahme die Vorbereitung des Arbeitsauftrags. Ein freigegebener Termin löst einen Entwurf zur Prüfung durch die Buchhaltung aus.
Wie erreicht eine Änderung nach der Annahme beide Teams?
Dokumentieren Sie die vereinbarte Änderung neben der angenommenen Version. Aktualisieren Sie die Arbeitsfreigabe und markieren Sie betroffene Abrechnungsdatensätze für die Buchhaltung. Bewahren Sie die Nachweise erledigter Arbeit auf.
Was, wenn die Buchhaltung einen Entwurf nach Abschluss der Arbeit ablehnt?
Bewahren Sie den Nachweis der erledigten Arbeit auf. Teilen Sie der zuständigen Person in der Buchhaltung den konkreten Ablehnungsgrund und die Auftragsreferenz mit. Prüfen Sie anschließend, ob die Buchhaltung die Übergabe nach der Korrektur angenommen hat.
Was muss weiterhin ein Mensch entscheiden?
Weisen Sie Entscheidungen, die Urteilsvermögen oder Befugnis erfordern, bestimmten Personen zu. Im Beispiel gibt der Betrieb die Arbeit frei, die Serviceleitung prüft den Abschluss und die Buchhaltung prüft den Entwurf und entscheidet über die Rechnungsstellung.
