SaaS vs. Software Personalizado — uma decisão que não é fácil

A explicação dos termos

SaaS, ou Software-as-a-Service, significa software pronto a usar: ou registas a tua conta e começas a utilizá-lo, ou um comercial do serviço faz o onboarding da tua empresa, configura tudo, e a partir daí arrancas.

O software personalizado é uma solução feita especificamente para o teu caso de uso, para as tuas necessidades, e licenciada exclusivamente a ti (salvo acordo específico em contrário).

Vantagens e desvantagens gerais

O SaaS é, normalmente, mais simples e mais rápido — desde a decisão até começar a ser útil — tanto para quem está a lançar uma empresa nova como para uma corporação já estabelecida que esteja a migrar. Tem manuais, tutoriais e pessoas cujo trabalho é, simplesmente, perceber o produto. Toda a gente na tua empresa tem materiais sobre como usar o programa, o que ele faz e o que não faz.

A maior desvantagem do SaaS é, em regra, o lock-in a um conjunto de funcionalidades e aos processos que tanto o fornecedor como os outros clientes usam.

Outras desvantagens são a privacidade dos dados, porque normalmente os dados ficam fora da tua empresa e talvez até do país, e a dependência da continuidade e do «bom comportamento» da empresa que opera o serviço.

O software feito por medida faz exatamente aquilo de que precisas, potencia as tuas operações. Fica disponível no local que escolheres ou que a lei exigir. Tem a tua identidade visual. Normalmente, és titular de uma licença exclusiva. Como utilizas métodos próprios, visíveis apenas para ti, as tuas operações internas ficam ocultas a qualquer concorrente. Tudo isto combinado dá-te uma vantagem competitiva.

No caso do software à medida, cabe-te a ti definir todos os processos em papel e em reuniões, e indicar que nível de suporte e documentação exiges.

Repara que neste bloco não há qualquer referência a preços. Isto porque o tema é bem mais matizado do que costuma surgir nas discussões habituais. Dedicar-lhe-emos um bloco inteiro mais à frente.

Como pensar a decisão

A decisão resume-se a duas perguntas principais.

1. Sabes como é, ou como deveria ser, a tua operação?

É provavelmente uma pergunta mais difícil do que parece. Se estás a lançar o teu primeiro negócio, não sabes. Se geres um negócio há alguns anos ou costumas pôr empresas novas a andar, podes ter uma ideia, mas é provável que estejas a operar de forma diferente da ideal.

Neste momento, a tua empresa está a usar pelo menos uma forma de operar.

Se esse método são folhas de cálculo ou Notion, já estás mais perto de uma solução à medida. Na maioria das vezes, as pessoas montam folhas exatamente da forma que precisam para fazer o trabalho como deve ser. Como inevitavelmente vais ultrapassar a capacidade das folhas de cálculo, mais cedo ou mais tarde vais ser obrigado a decidir — e a decisão pode ter de passar por software personalizado.

A segunda opção é estares a usar uma solução SaaS comum — um CRM ou um gestor de tarefas. Se tudo funciona à tua satisfação, e se colaboradores e colegas conseguem fazer o seu trabalho sem obstáculos pelo caminho, fica com esses serviços (a não ser que existam outras razões — problemas de comunicação com o fornecedor, instabilidade, períodos de indisponibilidade crescentes).

Pelo contrário, se sofres qualquer tipo de bloqueio, atrasos ou problemas técnicos, vale a pena começar a registar aquilo de que precisas — mais do que essa questão específica, importa identificar o que funciona e o que não funciona no teu caso concreto. É possível que encontres outro SaaS que sirva muito melhor a tua empresa, mas, em paralelo, marca algumas reuniões com empresas de software à medida, como a LINK-V, para explorar possibilidades.

Numa situação em que cada departamento opera em algo diferente e cada um precisa de algo próprio, o software personalizado é uma boa escolha, porque pode ser construído exatamente assim — para apoiar cada departamento individualmente, ao mesmo tempo que mantém dados unificados para a liderança.

2. Qual é o perfil do teu negócio e da tua empresa?

Tens de pensar no número de pessoas, em quantos departamentos existem, no que cada um precisa em concreto, no tipo de produtos ou serviços que ofereces e em quantos, e em como esperas crescer.

Uma empresa estável, com um produto ou serviço bem definido e um crescimento previsível, é uma boa candidata a qualquer um dos caminhos — a decisão acaba por se reduzir aos outros fatores abordados neste artigo.

Mas se a tua empresa ou o teu produto é dinâmico — em pivot, a expandir-se para novos serviços, a reestruturar a forma como opera — o software à medida tende a aguentar-se melhor. Os produtos SaaS são construídos em torno de um conjunto fixo de pressupostos. Quando o teu negócio muda, esses pressupostos deixam de encaixar e ou contornas as limitações ou trocas de ferramenta. Um sistema personalizado muda quando precisas, porque não há um produto subjacente ao qual se tenha de adaptar.

Sobre custos

A visão comum é: SaaS são pequenas mensalidades, software à medida é uma fatura grande no início, mais custos recorrentes. Não é necessariamente assim.

Se entras a fundo no SaaS, podes começar com pouco, mas o valor escala rapidamente por várias vias.

• Normalmente, os serviços são pagos por «seat» — mais colaboradores, mais custo direto.
• Os serviços costumam ser especializados, pelo que acabas por precisar de vários serviços diferentes. Cada um com as suas próprias regras.
• Quando tens vários serviços, começas a pensar em como obter uma visão integrada e útil de todos os dados, e podes acabar por pagar o desenvolvimento à medida de um software de ligação entre eles.
• Se precisares de qualquer atualização específica, costumam ser valores avultados.
• Há um custo associado a qualquer falha ou atraso sempre que o software não opera exatamente como a tua empresa, produto ou serviço exigem.

Do lado do software à medida, há diversas opções de financiamento. Algumas das modalidades que as empresas de software oferecem podem ser bastante atrativas:

• Apenas uma mensalidade de licença — pagas mensalmente pelo software totalmente personalizado, suporte e servidores. Esse valor inclui desenvolvimento e operação. É um modelo muito popular junto dos nossos clientes.
• Pagamentos ao longo de um período de tempo, mesmo de vários anos. Pode existir, ou não, uma fatura inicial referente a parte do desenvolvimento, e a empresa de desenvolvimento garante-te a sua disponibilidade durante esse período.
• E, claro, algumas faturas associadas a milestones ao longo do desenvolvimento — o modelo tradicional, que praticamente todas as empresas de software à medida continuam a oferecer.

Um pensamento normalmente desconfortável é: o que temos se algo acontecer? E se a empresa que nos fornece ou que criou o software falir, for hackeada ou expuser os nossos dados? Qual é o custo? É preciso uma migração completa? Perda de dados? Um processo legal?

Os fornecedores de SaaS costumam ter planos de emergência preparados, alguns públicos, outros internos. No caso do software à medida, as empresas de desenvolvimento têm opções por defeito e alternativas que oferecem, mas é tudo aquilo que precisares e negociares.

Mudar de decisão

É possível e exequível e, muitas vezes, o custo da migração compensa.

Podes estar perfeitamente bem com uma solução durante anos, até que a empresa cresça para além dela — a tua equipa muda, com perfis diferentes, e a tua oferta vai-se alterando subtilmente. Quando começas a ver sinais disto, é aconselhável começar a procurar alternativas. Caso contrário, podes ficar preso a uma má solução, com o custo de cada tarefa a crescer, numa ferramenta pensada para empresas de 10 pessoas, quando já cresceste para 100, com vários departamentos.

Como referido no bloco anterior, tomar a decisão mais tarde é um passo razoável — depois de operares e perceberes do que realmente precisas. Mas, provavelmente, não é tão simples nem tão barato. Também pode não ser tão complicado como parece.

Vamos abordar a migração nos dois sentidos. As diferenças são apenas pequenas e ficarão sugeridas nos parágrafos seguintes.

Tecnicamente, uma migração exige muitas salvaguardas, garantias técnicas e testes. Apesar de ser um trabalho técnico, recomendamos que afetes uma pessoa de confiança do teu quadro de pessoal para supervisionar e verificar a migração, a segurança e a proteção básica dos dados.

O passo principal é o onboarding dos colaboradores. Estás a mudar o ambiente em que trabalham, a alterar regras.

Dependendo da dimensão da empresa, pode ser tão simples como instalar uma nova aplicação nos computadores e telemóveis dos colaboradores, ao mesmo tempo que se faz uma reunião com toda a gente para apresentar o novo sistema.

O que oferecemos

A LINK-V disponibiliza diversos tipos de software — desenvolvimento à medida, alguns SaaS sob a marca Grace e licenças perpétuas de software. CRM, CMS, aplicações, servidor de email e muito mais.

Somos especialistas em soluções de alta qualidade. Disponibilizamos documentação, suporte, onboarding, software rápido — com um CEO ativo na área desde 2008.

Conclusão

As opções SaaS, fáceis de adotar, fazem parecer que os processos das empresas seguem regras universais; mas cada empresa tem um «caos» único, feito de combinações únicas de pessoas, e precisa de soluções diferentes.

O preço já não é o que era — o SaaS tornou-se mais caro e os estúdios de desenvolvimento oferecem modelos de preços competitivos.

A nossa recomendação é: explora. Marca uma chamada ou uma reunião connosco e com outros estúdios de desenvolvimento, para descobrires as opções ou para confirmares a decisão que já tinhas tomado.