O que verificar antes de subscrever um site ou uma aplicação à medida

Uma proposta mensal para um site ou uma aplicação à medida pode abranger a criação e a operação. Separe estas duas tarefas antes de assinar. Pergunte o que poderá aceitar no lançamento, do que trata o fornecedor todos os meses e o que poderá levar consigo se sair. Assim pode comparar propostas que de facto cobrem o mesmo trabalho.

O que deve poder aceitar no lançamento?

Escreva o que as pessoas precisam de conseguir fazer. Num site que recebe pedidos, siga um pedido desde o formulário até ao colega que o trata. Confirme que alguém da sua equipa consegue editar uma página de serviços e detetar se o formulário deixar de funcionar. Numa aplicação para membros, peça para ver como um membro paga, obtém acesso e cancela a adesão, e como um funcionário resolve um pagamento falhado. Estas tarefas podem exigir contas e integrações diferentes, mesmo que ambas as propostas digam «desenvolvimento à medida».

Acorde quem fornece os conteúdos e os dados, que integrações estão incluídas e quem faz a instalação e a publicação. Defina o que conta como aceitação, quem aprova e o que acontece se a sua equipa se atrasar a entregar algum material. Pergunte quando começa exatamente a faturação: na assinatura, ao concluir uma etapa ou no lançamento. Registe a condição acordada e o que pode verificar nesse momento.

O que é que a mensalidade mantém em funcionamento?

Peça ao fornecedor que enumere o trabalho incluído após o lançamento. Quem trata do alojamento, instala atualizações, vigia falhas e verifica se é possível restaurar uma cópia de segurança? Saiba quem responde quando um formulário falha ou os membros não conseguem iniciar sessão, como o problema chega a quem o pode resolver e que resposta pode esperar nos termos do acordo. O nosso guia sobre o que acontece quando uma aplicação à medida falha explica por que razão a responsabilidade depende da forma como é gerida.

Use alterações reais para delimitar o trabalho. Atualizar um horário, redesenhar a forma como se recebe um pedido e acrescentar um prestador de pagamentos são tarefas diferentes. Pergunte o que está incluído, o que exige orçamento e quem aprova o trabalho extra. Liste as outras subscrições e licenças de que o site ou a aplicação necessita, quem as paga e o que acontece se mudarem ou terminarem.

As orientações do Governo britânico sobre compras incluem a gestão contínua do fornecedor na decisão de compra. A ideia útil para o seu projeto é acordar como o serviço será operado antes de assumir o compromisso.

Como comparar o custo de duas propostas?

Use o mesmo âmbito de lançamento e as mesmas necessidades de apoio em cada proposta. Some a taxa inicial, as mensalidades durante o período mínimo e os custos obrigatórios de terceiros que conseguir identificar. Registe à parte os extras prováveis e as respetivas hipóteses. Use o mesmo período se comparar a subscrição com um acordo separado de desenvolvimento e manutenção. Inclua o trabalho que a sua equipa teria de fazer em cada opção.

Verifique como é feita a renovação, quando tem de avisar que pretende terminar e que pagamentos ou obrigações continuam depois do aviso. Pode valer a pena pagar a um fornecedor que assume mais trabalho. O que importa é saber se esse trabalho lhe é útil e se o custo e as responsabilidades que mantém se ajustam à empresa.

O que pode levar consigo se cancelar?

Peça respostas escritas sobre cada elemento de que a empresa depende: domínio, conteúdos e dados, contas de administração e, quando aplicável, contas nas lojas de aplicações ou nos prestadores de pagamentos. Registe quem controla cada um agora e se outro operador pode obter os acessos necessários. Verifique a licença separadamente: o que pode continuar a usar ou alterar, que componentes lhe serão entregues e que licenças ou serviços terão de ser substituídos.

Descarregar os conteúdos ou os registos de membros pode ajudar na mudança. Para manter o mesmo site ou aplicação em funcionamento, outro operador pode precisar de software pronto a instalar, instruções, acessos e serviços de substituição. O nosso guia para mudar um site para outro fornecedor sem o reconstruir explica a importância destes elementos. Se o acordo prevê a exportação de dados, experimente uma exportação com registos representativos antes de contar com ela.

Simule com o fornecedor uma saída no final do prazo. Quando termina o alojamento? Durante quanto tempo pode recuperar registos? Que ajuda está disponível, a que preço e quem assume o trabalho se o contacto habitual não estiver disponível? As orientações britânicas sobre a dependência de fornecedores de serviços na nuvem descrevem o equilíbrio entre as vantagens do serviço e o esforço de mudar. Para o seu site ou aplicação, avalie se os benefícios compensam as dependências e os custos de saída concretos que identificou.

Registe o que está a acordar

Guarde um registo breve junto de cada proposta. Inclua as entregas de lançamento e como as vai aceitar, os trabalhos posteriores e os custos adicionais, o compromisso total e a renovação, e quem controla as contas ou pode assumir a operação no fim. Peça respostas às dúvidas antes de assinar. Se uma proposta ainda não indicar quem restaura o site ou o que acontece ao cancelar, esclareça esse ponto antes de comparar preços.

Fale connosco sobre um site ou aplicação com Timeless

Com Timeless criamos sites e aplicações à medida com acompanhamento contínuo mediante uma mensalidade. Diga-nos de que precisa no lançamento, que apoio quer depois e o que pretende na passagem a outro operador. Podemos conversar sobre o âmbito e as condições do seu projeto.

Perguntas sobre subscrições de sites e aplicações