Quem vai tratar do sistema da empresa quando ela mudar de mãos?

Quando uma empresa muda de mãos, o novo proprietário precisa de saber quem vai tratar do software. Comece pelas pessoas que já o conhecem. Combine quem continuará a fazer o trabalho, quem pode aprovar alterações e o que deve ser entregue se outra pessoa assumir essa responsabilidade.

Imagine que comprou uma empresa que usa um sistema à medida para gerir encomendas e faturas. Os funcionários ainda conseguem iniciar sessão. As encomendas continuam a chegar. Até aqui, tudo bem.

Depois, uma fatura não chega ao programa de contabilidade. Quem sabe onde procurar? Essa pessoa ainda pode fazer alterações? E aceitou ajudar o novo proprietário?

Convém responder a estas perguntas enquanto todos ainda estão disponíveis.

Quem pode aprovar, quem sabe como fazer e quem vai ajudar?

Podem ser três pessoas diferentes.

O responsável pelas operações pode aprovar alterações ao sistema de encomendas. Um programador pode saber como funciona a ligação ao programa de contabilidade. Uma empresa de suporte pode responder aos pedidos durante o horário combinado.

Dar ao responsável uma conta de administrador não demonstra que saiba trabalhar com o software nem que alguém tenha aceitado prestar ajuda. São questões diferentes: quem pode autorizar alterações, quem sabe fazê-las e quem se comprometeu a ajudar.

Comece por falar com a equipa ou o fornecedor atual. Pergunte quem continuará envolvido e o que precisa de mudar. As orientações sobre mudanças em empresas e organizações do Australian Cyber Security Centre deixam aqui uma ideia útil: quando as relações mudam, confirme a identidade e a autoridade das pessoas. Conhecer um nome de longa data não chega para saber o que essa pessoa pode aprovar agora.

Registe o suficiente para a próxima pessoa

Não precisa de começar por escrever um manual enorme. Comece pelo trabalho que a empresa precisa de fazer: receber encomendas, enviar faturas, pagar aos funcionários ou preparar um relatório mensal.

Para cada tarefa importante, registe:

• Quem toma as decisões da empresa? Identifique quem pode aprovar o trabalho, incluindo despesas ou alterações que precisem da autorização de outra pessoa.
• Quem trata do software? Inclua um contacto e indique a quem ligar se essa pessoa não puder ajudar.
• De que depende? Faça uma lista das contas, dos serviços e das ligações necessários, de quem os controla e de como as pessoas certas terão acesso.
• O que precisa de saber a próxima pessoa? Indique onde estão as instruções e quem as pode explicar. Inclua também os casos mais complicados, como o que fazer quando uma fatura fica bloqueada.
• Que ajuda foi realmente combinada? Registe o que o suporte inclui, quando está disponível e como pedir ajuda.
• O que ainda falta resolver? Atribua cada pergunta em aberto a alguém, indique um prazo e anote que trabalho pode ser afetado.

Para um sistema pequeno, pode bastar um documento curto com nomes e ligações. Guarde as palavras-passe num gestor de palavras-passe protegido ou num sistema de acesso adequado. O documento deve explicar como o acesso é organizado.

Peça à próxima pessoa para experimentar uma tarefa real

Uma pasta com instruções é útil. Ver se alguém as consegue seguir diz-lhe mais.

No nosso exemplo do sistema de encomendas, peça à pessoa que vai assumir a responsabilidade para acompanhar uma fatura de teste num ambiente de testes. Consegue descobrir onde surgiu o problema? Sabe a quem ligar se o problema estiver noutra parte do sistema?

Combine o teste com as permissões necessárias e num local seguro. Se não for possível fazer uma demonstração, peça à pessoa para explicar os passos. Evite usar dados reais de clientes ou afetar o trabalho diário quando isso não for necessário. Concluir uma tarefa com sucesso dá uma indicação limitada de que a pessoa compreende o processo. Não demonstra que seja possível recuperar totalmente o sistema nem que esteja preparado para responder a incidentes de segurança.

O relato da Google sobre a forma como as suas equipas assumem a operação do software descreve documentação, formação e uma passagem gradual da responsabilidade, com o apoio dos programadores. Uma pequena empresa pode aplicar a mesma ideia básica: dar tempo à próxima pessoa para aprender e garantir que alguém a pode ajudar durante esse período.

Talvez já tenha as pessoas certas

Um novo proprietário não precisa automaticamente de contratar outro programador. Pode fazer sentido continuar com o fornecedor atual, se todos combinarem o que ele fará e de quem receberá instruções.

Se uma equipa nova assumir o sistema, talvez precise de formação ou de trabalhar durante algum tempo com as pessoas que o conhecem. Combine quanto tempo durará essa ajuda, quando essas pessoas estarão disponíveis e o que acontece quando uma pergunta fica fora do trabalho acordado.

Pode também haver planos para ligar o software a outro sistema da empresa ou substituí-lo mais tarde. Trate isso como uma decisão separada da necessidade de manter as encomendas e as faturas de hoje a funcionar. O artigo da NACD sobre cibersegurança durante operações de fusão e aquisição, conteúdo para parceiros fornecido pela Internet Security Alliance, aborda o acesso e a integração nas várias fases de uma operação. A passagem do trabalho diário é uma parte desse trabalho mais amplo.

Analise também a operação e os acordos relevantes com os seus consultores. Não parta do princípio de que a venda transfere automaticamente direitos sobre o software, contratos, código-fonte, licenças, contas ou dados pessoais. Ter acesso a algo não demonstra que saiba trabalhar com isso, que tenha autorização para o usar ou que alguém tenha aceitado prestar ajuda.

Antes de concluir a passagem, deverá conseguir dizer quem aprova as alterações, quem sabe fazê-las e quem aceitou prestar ajuda. Se faltar uma resposta, atribua a alguém a tarefa de a descobrir.

Criamos software empresarial à medida e podemos combinar assistência contínua ou ajuda na passagem do sistema. Se precisa de alguém para tratar de um sistema que já existe, diga-nos o que faz e de que ajuda precisa.