从报价获批到开具发票：哪些环节需要衔接？

客户接受了包含三次上门服务的报价，之后要求推迟最后一次。服务团队需要知道该安排哪些上门服务。财务需要知道哪些工作已经完成，以及客户同意为哪些工作付款。把原报价同时发给两个团队，虽然他们拿到的是同一份文件，却仍无法据此作出这些决定。

在连接销售、运营和会计系统之前，先明确每个步骤允许下一个团队做什么。将已接受的报价、工作授权、已完成工作的记录，以及是否开具发票的决定分别记录。有些企业会合并其中的步骤，但系统衔接仍须尊重每项决定的含义。

跟踪一项工作从销售到财务的流程

设想一家为客户现场设备提供维护服务的公司。客户接受了包含三次上门服务的报价第2版。在这个虚构案例中，公司使用单独的工单，并要求财务在每次上门服务获批后审核发票草稿。这些是该虚构公司的做法。你的企业应采用与财务商定的触发和审批规则。

Microsoft Dynamics 365 Sales 关于报价、订单和发票的指南展示了一种区分这些记录并处理报价修订的方式。对于这项工作，关键是每条记录向下一位处理人员说明了什么。

使用统一的工作编号，让员工能从发票草稿追溯到已接受的报价版本、工单和上门服务记录。传递每个团队确实需要的准确细节。例如，服务地址可帮助调度人员把工程师派到正确地点，而财务可能需要单独的开票账户。Microsoft 关于系统间转换的指南解释了为什么不同系统描述同一业务活动时，字段含义可能不同。复制字段值之前，先核实这些含义。

不要把推迟的上门服务计入下一份草稿

假设工程师完成了第一次上门服务，客户要求推迟第三次。销售团队将商定的变更记录在已接受的报价旁。排期人员更新工单，让第二次服务继续安排，第三次则保持暂缓。第一次服务仍标记为已完成，并保留其审批记录及适用条款的链接。保留最初接受的报价，并在旁边记录变更，以便员工查看每个阶段达成的约定。

按照该公司选定的规则，财务只审核第一次服务的草稿。第二次仍在排期中，第三次还没有新日期，因此两者都不计入草稿。客户和排期人员为第三次服务商定日期后，排期人员解除暂缓。服务实际完成后，仍按相同的完成和审核步骤处理。这样，一次已完成的服务可以交由财务审核，一次仍在排期中，另一次则明确暂缓，等待商定新日期。

取消工作也要采用明确的处理方式。确定谁有权取消工作、谁负责核查已完成的部分，以及变更影响草稿或已开具发票时由谁通知财务。系统衔接可以标记受影响的记录，供相关人员审核。财务再依据企业规则决定如何处理。

让被拒绝的交接由有权处理的人跟进

如果会计团队因无法将客户匹配到开票账户而拒绝第一次服务的草稿，应继续将该服务标记为已完成。将交接状态标为已拒绝，并告知财务负责人具体是哪项匹配失败。在这个例子中，财务确认正确账户、修正映射后重新提交。会计团队最终只接受一份属于第一次服务的草稿，且其中仍附有工作编号。发票签发前，财务仍须批准。

没有收到回复则是另一种情况：草稿可能已经创建。重试之前，先核实会计团队实际收到了什么。我们的指南介绍了集成重复收到同一更新时会发生什么，以及如何检查，避免第二次发送又创建一份草稿。

明确要求供应商演示的内容

针对一种真实的工作类型，写一份简短的交接方案。对每个步骤，说明员工信任哪条记录、谁可以批准下一步、接收团队会收到什么，以及流程无法继续时由谁接手。商定如何区分已完成的工作、会计已接受的草稿，以及已获准签发的发票。

要求供应商在独立的测试环境中演示同一项工作，使用虚构的客户和工作记录，并停用实际工单、派工、日历操作、发票、付款和客户消息。查看已接受的报价版本是否生成预期工单。接着推迟一次服务、完成另一次服务，故意制造开票账户匹配失败，再修正问题。检查记录是否显示预期的工作状态，财务是否只收到一份对应正确服务的草稿，以及被推迟的工作是否未计入其中。由销售、运营和财务团队分别核查自己负责的步骤。

确认这些流程后，可用它来比较集成报价实际涵盖的内容。交接流程及其相关工作明确后，我们可以协助连接销售、工单和会计系统。

关于报价与发票衔接的常见问题