Acompanhe um artigo ao longo de todo o processo
Talvez a sua equipa consiga escrever um artigo no CMS, mas precise de enviar documentos para o obter aprovado. Ou uma correção posterior chega ao site principal e não à outra língua. Se isto acontece na sua equipa, descreva o problema antes de pedir um novo sistema de publicação.
Um CMS, ou sistema de gestão de conteúdos, é onde se prepara e gere o conteúdo utilizado por um site. A necessidade de um sistema à medida depende do trabalho que deve apoiar, incluindo o que acontece depois da publicação.
Imagine uma editora a preparar um artigo em duas línguas para dois sites. Uma pessoa escreve-o, um editor revê-o e um editor responsável pela publicação decide quando é publicado. Mais tarde, a equipa corrige um facto e reutiliza parte do artigo noutro conteúdo. Percorra todo o processo com um artigo fictício e com as pessoas que fazem esse trabalho.
Criação: dê ao conteúdo um lugar útil
Peça a quem escreve que introduza o título, o texto, as imagens, as legendas, os créditos e quaisquer dados de que outra página precise. Depois, peça-lhe que localize e atualize esses elementos. Se o crédito só estiver na legenda, será possível encontrá-lo quando a imagem for reutilizada?
Conteúdo estruturado significa guardar elementos como o autor, a data de um evento ou as especificações de um produto em campos próprios, para que o sistema os utilize de forma consistente. Precisar desses campos não significa, por si só, que seja necessário um CMS à medida. Por exemplo, o WordPress documenta tipos de conteúdo personalizados para diferentes tipos de conteúdo.
Peça a quem mantém o seu CMS atual que mostre como o exemplo se enquadra. Distinga a falta de um campo de um problema mais profundo, como não conseguir manter o artigo original ligado às respetivas versões noutras línguas. Cada situação pode exigir alterações muito diferentes.
Revisão e alterações: clarifique a decisão
Agora, peça ao editor que devolva o rascunho com uma alteração solicitada. Quem o escreveu revê-o e envia-o novamente. As duas pessoas conseguem identificar a versão em revisão? O editor responsável pela publicação consegue aprovar essa versão sem dar a quem a escreveu permissão para publicar?
Os CMS existentes já permitem distinguir responsabilidades. A documentação do WordPress sobre funções e capacidades descreve diferentes permissões de edição, publicação e administração. Ter vários editores é, por isso, motivo para verificar as permissões, não uma razão automática para reconstruir o sistema.
As funções, por si só, não demonstram todo o processo de aprovação. Neste exemplo, altere um parágrafo depois da aprovação e veja o que acontece. Decida se essa alteração tem de voltar à revisão, quem pode autorizar uma exceção e como a equipa verá a decisão. Peça uma demonstração com as contas que quem escreve e quem edita utilizariam na prática.
Mantenha o exemplo concreto. «Precisamos de aprovação» deixa demasiadas questões em aberto. «Quando um artigo aprovado é alterado, o editor responsável pela publicação tem de rever a versão alterada antes de a publicar» dá ao fornecedor algo concreto para demonstrar.
Agendamento: confirme qual será a versão publicada
Peça ao editor responsável pela publicação que agende o artigo aprovado. Depois, faça uma última alteração antes da hora prevista. Qual é agora a versão agendada? A versão noutra língua também está pronta? Um site pode publicar enquanto o outro espera?
Registe o resultado pretendido antes de testar o software. A editora pode exigir que ambas as línguas sejam publicadas em simultâneo ou permitir calendários diferentes. Ambas podem ser opções editoriais válidas. O CMS tem de mostrar à equipa o que vai acontecer e permitir que a pessoa certa altere o plano.
Uma demonstração bem-sucedida deve incluir o adiamento do artigo e a verificação da pré-visualização pública em cada destino previsto. Um campo de data, por si só, não prova que todo o processo de publicação funciona.
Correções e reutilização: o trabalho continua após a publicação
No nosso exemplo, uma pessoa leitora deteta um erro factual no dia seguinte. Peça ao editor que prepare uma correção enquanto o artigo publicado continua disponível. Verifique quem pode aprovar a alteração, se é possível recuperar o texto anterior e como regista o motivo da correção.
Depois, acompanhe a correção até à outra língua e ao outro site. A equipa precisa de saber quais as versões que exigem atenção e quem tratará delas. As alterações automáticas podem servir para uma data ou especificação partilhada; um texto traduzido pode precisar de ser revisto e aprovado. Decida o que deve ser partilhado e o que exige uma decisão editorial própria.
Por fim, reutilize um parágrafo e uma imagem num novo artigo. O parágrafo deve continuar ligado ao original ou passar a ser uma cópia independente? Se o original voltar a mudar, o novo artigo deve mudar, receber um aviso ou manter-se como está? Verifique também se a equipa tem autorização para reutilizar o material. Uma funcionalidade do CMS não concede direitos sobre o conteúdo.
O teste útil consiste em verificar se a equipa consegue acompanhar o conteúdo aprovado durante a publicação, correção e reutilização sem perder de vista onde pertence cada versão.
Transforme a demonstração numa lista de lacunas
Registe o que aconteceu realmente em cada etapa. Para cada ponto, anote o comportamento necessário, o que a configuração atual demonstrou, o que falta, a alteração proposta e quem a manteria. Inclua também as funcionalidades que já funcionam, para que uma eventual substituição as preserve. Para a editora fictícia, alguns pontos poderiam ser estes:
Já assegurado
Criação: o CMS atual guarda o artigo, os créditos das imagens e as versões noutras línguas. Quem escreve consegue localizá-los e editá-los. Preserve este comportamento em qualquer alteração proposta.
É preciso demonstrar uma solução
Alterações: a demonstração não mostrou um artigo aprovado a voltar à revisão depois de ser alterado. Pergunte se a configuração ou uma extensão suportada consegue impor essa regra.
É necessária uma decisão editorial
Correções: a equipa ainda não decidiu se os dois sites têm de ser atualizados em simultâneo. Defina essa regra antes de escolher um software para a impor.
O fornecedor tem de apresentar provas
Reutilização: peça ao fornecedor que mostre como localizar e exportar cópias ligadas, créditos de imagens e o histórico de correções. Registe quaisquer omissões e as respetivas consequências.
Compare o CMS atual, as extensões e o desenvolvimento à medida
Comece por rever a lista de lacunas com o CMS atual. Uma definição, um ecrã de edição mais claro ou uma alteração na forma como a equipa utiliza uma funcionalidade existente pode resolver parte do problema. Confirme o resultado na versão e configuração que utiliza.
Para as lacunas que persistirem, pergunte o que podem fazer as extensões suportadas. Peça ao fornecedor que demonstre o mesmo percurso do artigo, incluindo uma alteração após a aprovação e uma correção após a publicação. Defina quem mantém a extensão, a verifica depois das atualizações do CMS e resolve incompatibilidades. Combine também quem deteta e trata uma publicação ou correção falhada. Cada funcionalidade acrescentada exige acompanhamento.
O desenvolvimento à medida passa a ser uma opção séria quando não é possível cumprir de forma aceitável regras essenciais ou quando as extensões necessárias criariam uma solução que a equipa não consegue manter. Pode tratar-se de uma extensão específica para o CMS existente ou de um sistema independente. A lista de lacunas ajuda a definir o que é necessário desenvolver.
Compare o preço inicial e o trabalho contínuo: atualizações, permissões, cópias de segurança e recuperação, formação editorial, suporte e exportação do conteúdo se deixar o sistema. Peça uma exportação de exemplo e confirme se inclui os campos, relações, ficheiros multimédia, versões noutras línguas e histórico de alterações de que precisa. Faça-o tanto para produtos existentes como para propostas à medida.
As orientações do Governo britânico para a aquisição de tecnologia consideram a adaptação de produtos existentes e o desenvolvimento de software, tendo em conta as necessidades e a gestão contínua dos fornecedores. Ajudam a enquadrar estas questões mais amplas, mas não escolhem um CMS para a sua editora.
Trate o redesenho público como uma decisão separada
Quem lê vê as páginas dos artigos, a navegação e a pesquisa. Quem edita utiliza campos, etapas de revisão e controlos de publicação. Ambos são importantes e podem estar ligados, mas um design público desatualizado não prova que seja necessário substituir o sistema editorial.
Descreva separadamente as alterações públicas e as lacunas editoriais. Depois, identifique o trabalho que pode ser feito de forma independente e as dependências entre ambos. Assim, um novo layout de artigo não se transforma discretamente na substituição de um processo de publicação que já funciona.
Desenvolvemos CMS à medida. Se precisar de ajuda para perceber o que deve mudar, traga um artigo representativo e a lista de lacunas identificadas ao longo do processo. O âmbito, as licenças, a entrega e a manutenção são acordados em cada projeto.
Perguntas antes de escolher um CMS
Vários editores ou idiomas significam que precisamos de um CMS à medida?
Não. Os produtos existentes podem suportar diferentes funções e estruturas de conteúdo, e as funcionalidades linguísticas variam. Teste os seus processos reais de criação, revisão, agendamento e correção antes de concluir que falta uma funcionalidade essencial.
Quando pode bastar a configuração ou uma extensão?
Quando cobre as etapas e permissões necessárias na configuração que utiliza e alguém a consegue manter. Demonstre alterações após a aprovação e correções após a publicação, em vez de verificar apenas a criação de um rascunho.
O que devemos verificar sobre correções e exportações?
Decida quem aprova uma correção, como se conserva o texto anterior e como se identificam outros sites, idiomas e cópias reutilizadas. Nas exportações, analise um exemplo para confirmar se inclui o conteúdo, os ficheiros multimédia, as relações e o histórico útil de que a equipa precisa.
Podemos redesenhar o site sem substituir o CMS?
Depende da configuração atual e do design proposto. Defina separadamente as alterações às páginas públicas e os requisitos editoriais; depois, peça ao fornecedor que explique as dependências. Um redesenho visual, por si só, não prova que seja necessário um novo CMS.
