見積もりの承認から請求書発行まで：何を連携すべきか

顧客は3回の訪問作業を含む見積もりを承認しましたが、後になって最後の訪問を延期したいと依頼しました。サービスチームはどの訪問を手配するのか把握する必要があります。経理は、どの作業が完了し、顧客が何に対して支払うことに同意したのかを知る必要があります。元の見積もりを両チームに送っても、同じ書類を共有できるだけで、こうした判断は解決しません。

営業、業務、経理のシステムを連携する前に、各段階で次のチームが何をできるようになるのかを決めておきましょう。承認済みの見積もり、作業の実施許可、完了した作業の記録、請求書を発行する判断は、それぞれ区別して管理します。これらの段階をまとめる企業もありますが、連携では各判断の意味を保つ必要があります。

営業から経理まで、一つの案件を追う

顧客先の設備を保守する会社を想像してください。顧客は3回の訪問作業を含む見積もりの第2版を承認しました。この架空の案件では、会社は独立した作業指示書を使い、承認済みの訪問ごとに経理が請求書の下書きを確認します。これはこの架空の会社が選んだ方法です。自社では、経理と合意した起動条件と承認ルールを使ってください。

Microsoft Dynamics 365 Sales の見積もり、受注、請求書に関するガイドでは、これらの記録を分け、見積もりの改訂を扱う方法の一例を紹介しています。この案件で大切なのは、それぞれの記録が次の担当者に何を伝えるかです。

共通の案件番号を使い、請求書の下書きから承認済みの見積もり版、作業指示書、訪問記録をたどれるようにします。各チームに必要な正確な情報を渡してください。たとえば、訪問先住所があれば担当者は技術者を正しい場所へ派遣できます。一方、経理には別の請求先アカウントが必要な場合があります。システム間の変換に関するMicrosoftのガイドでは、同じ業務を表すフィールドでもシステムごとに意味が異なる理由を説明しています。値をコピーする前に、その意味を確認しましょう。

延期した訪問作業を次の下書きに含めない

技術者が最初の訪問を終え、顧客が3回目を延期したとします。営業は、合意した変更を承認済みの見積もりに関連付けて記録します。スケジュール担当者は作業指示書を更新し、2回目は予定どおり進め、3回目は保留にします。1回目は完了のまま、承認記録と適用される条件へのリンクも残します。元の承認済み見積もりを保持し、その横に変更を記録すれば、各時点で何に合意したかを確認できます。

この会社が選んだルールでは、経理は1回目の訪問分だけを確認します。2回目は予定に入っており、3回目は新しい日程が決まっていないため、どちらも下書きには含めません。顧客とスケジュール担当者が3回目の日程に合意したら、担当者は保留を解除します。実施後は、同じ完了確認とレビューの手順を踏みます。これにより、1回は完了して経理の確認待ち、1回は予定済み、もう1回は新しい日程が決まるまで明確に保留中となります。

キャンセルも明確な手順で扱います。作業をキャンセルできる人、すでに実施した内容を確認する人、変更が下書きや発行済み請求書に影響する場合に経理へ知らせる人を決めます。連携システムは対象の記録に確認フラグを付けられます。その後、経理が会社のルールに従って処理方法を判断します。

却下された引き継ぎを、解決できる担当者につなぐ

顧客を請求先アカウントに照合できず、経理が1回目の訪問分の下書きを却下した場合も、訪問作業は完了のままにします。引き継ぎが却下されたことを表示し、どの照合に失敗したかを経理責任者に知らせます。この例では、経理が正しいアカウントを確認してマッピングを修正し、再送します。作業番号を付けたまま、1回目の訪問分の下書きが1件だけ経理に受け付けられます。請求書を発行する前には、引き続き経理の承認が必要です。

返信がない場合は別の問題です。下書きがすでに作成されているかもしれません。再送する前に、経理が何を受け取ったか確認してください。連携システムが同じ更新を2回受信した場合に起きることを解説したガイドでは、2回目の送信で下書きが重複作成されないようにする確認事項を紹介しています。

サプライヤーに実演してもらう内容を決める

実際にある作業の種類を一つ選び、簡潔な引き継ぎ計画を作ります。各段階について、スタッフが信頼する記録、次の作業を承認できる人、受け手のチームに届く情報、処理が止まったときに引き継ぐ人を明記します。作業完了、経理が受け付けた下書き、発行が承認された請求書をどう区別するかも決めてください。

架空の顧客情報と作業記録を使い、独立したテスト環境で同じ案件を実演するようサプライヤーに依頼します。実際の作業指示、派遣、カレンダー操作、請求書、支払い、顧客へのメッセージは無効にしておきます。承認済みの見積もり版から意図した作業指示書が作られるか確認しましょう。次に、1回の訪問を延期し、別の訪問を完了させ、請求先アカウントの照合エラーを起こして修正します。記録に想定どおりの作業状況が表示されるか、正しい訪問分の下書きが1件だけ経理に届くか、延期した作業が含まれないかを確認します。営業、業務、経理の担当者にも、それぞれの担当段階を確認してもらいます。

動作が明確になったら、それを使って連携の見積もりに実際に含まれる内容を比較できます。引き継ぎとその周辺業務が定まった段階で、営業、作業指示、経理システムの接続をお手伝いできます。

見積もりと請求書の連携に関するよくある質問