Verfolgen Sie einen Artikel durch den gesamten Prozess
Vielleicht kann Ihr Team einen Artikel im CMS schreiben, muss Dokumente zur Freigabe aber hin und her schicken. Oder eine spätere Korrektur erscheint auf der Hauptwebsite, fehlt jedoch in einer anderen Sprachversion. Wenn das bei Ihnen vorkommt, beschreiben Sie das Problem, bevor Sie ein neues Redaktionssystem verlangen.
Ein CMS, also ein Content-Management-System, ist der Ort, an dem Menschen die Inhalte einer Website vorbereiten und verwalten. Ob Sie ein eigenes System brauchen, hängt davon ab, welche Arbeit es unterstützen muss, auch nach der Veröffentlichung.
Stellen Sie sich einen Verlag vor, der einen Artikel in zwei Sprachen für zwei Websites vorbereitet. Eine Autorin erstellt ihn, ein Redakteur prüft ihn und eine Person für die Veröffentlichung entscheidet, wann er online geht. Später korrigiert das Team einen Fakt und verwendet einen Teil des Artikels in einem weiteren Beitrag. Gehen Sie diesen gesamten Weg mit den beteiligten Personen anhand eines erfundenen Artikels durch.
Erstellung: Geben Sie den Inhalten einen passenden Platz
Lassen Sie die Autorin Überschrift, Haupttext, Bilder, Bildunterschriften, Bildnachweise und alle Informationen eintragen, die eine andere Seite später brauchen könnte. Bitten Sie sie anschließend, diese Angaben zu finden und zu aktualisieren. Wenn der Bildnachweis nur in der Bildunterschrift steht, lässt er sich bei einer erneuten Verwendung des Bildes finden?
Strukturierte Inhalte bedeuten, Angaben wie Autor, Veranstaltungsdatum oder Produktspezifikation in eigenen Feldern zu speichern, damit das System sie einheitlich verwenden kann. Solche Felder allein bedeuten nicht, dass Sie ein eigenes CMS benötigen. WordPress dokumentiert zum Beispiel eigene Inhaltstypen für verschiedene Arten von Inhalten.
Bitten Sie die Person, die Ihr aktuelles CMS betreut, zu zeigen, wie sich das Beispiel abbilden lässt. Unterscheiden Sie ein fehlendes Feld von einem grundlegenderen Problem, etwa wenn der ursprüngliche Artikel nicht mit seinen Sprachversionen verknüpft bleiben kann. Dafür können ganz unterschiedliche Änderungen nötig sein.
Prüfung und Überarbeitung: Machen Sie die Entscheidung klar
Lassen Sie den Redakteur den Entwurf nun mit einer Änderungsbitte zurückgeben. Die Autorin überarbeitet ihn und schickt ihn erneut. Können beide erkennen, welche Version geprüft wird? Kann die verantwortliche Person diese Version freigeben, ohne der Autorin das Veröffentlichungsrecht zu geben?
Bestehende CMS unterscheiden bereits Zuständigkeiten. Die WordPress-Dokumentation zu Rollen und Berechtigungen beschreibt unterschiedliche Rechte zum Bearbeiten, Veröffentlichen und Verwalten. Mehrere Redakteure sind daher ein Anlass, Berechtigungen zu prüfen, aber kein automatischer Grund für eine Neuentwicklung.
Rollen allein belegen nicht, dass Ihr gesamter Freigabeprozess funktioniert. Ändern Sie in diesem Beispiel nach der Freigabe einen Absatz und beobachten Sie, was geschieht. Entscheiden Sie, ob die Änderung erneut geprüft werden muss, wer eine Ausnahme erlauben darf und wie das Team die Entscheidung sieht. Bitten Sie um eine Vorführung mit den Konten, die Autorin und Redakteur tatsächlich verwenden würden.
Halten Sie das Beispiel konkret. „Wir brauchen eine Freigabe“ lässt zu viel offen. „Wenn sich ein freigegebener Artikel ändert, muss die verantwortliche Person die geänderte Version vor der Veröffentlichung prüfen“ gibt dem Anbieter etwas Konkretes, das er zeigen kann.
Planung: Prüfen Sie die Version, die online gehen soll
Lassen Sie die zuständige Person den freigegebenen Artikel einplanen. Nehmen Sie dann vor dem vorgesehenen Zeitpunkt eine letzte Änderung vor. Welche Version ist jetzt eingeplant? Ist auch die Sprachversion bereit? Kann eine Website veröffentlichen, während die andere wartet?
Notieren Sie vor dem Softwaretest, welches Ergebnis Sie erwarten. Ihr Verlag kann verlangen, dass beide Sprachen gleichzeitig erscheinen, oder ihnen getrennte Termine erlauben. Beides kann eine sinnvolle redaktionelle Entscheidung sein. Das CMS muss dem Team zeigen, was passieren wird, und der richtigen Person erlauben, es zu ändern.
Eine erfolgreiche Vorführung sollte auch das Verschieben des Artikels und die Prüfung der öffentlichen Vorschau für jedes vorgesehene Ziel umfassen. Ein Datumsfeld allein belegt nicht, dass der gesamte Veröffentlichungsprozess funktioniert.
Korrektur und Wiederverwendung: Die Arbeit geht nach der Veröffentlichung weiter
In unserem Beispiel entdeckt ein Leser am nächsten Tag einen sachlichen Fehler. Lassen Sie den Redakteur eine Korrektur vorbereiten, während der veröffentlichte Artikel weiterhin verfügbar bleibt. Prüfen Sie, wer die Änderung freigeben darf, ob sich die vorherige Formulierung wiederherstellen lässt und wie Sie den Grund für die Korrektur festhalten.
Verfolgen Sie die Korrektur anschließend in der anderen Sprache und auf der zweiten Website. Das Team muss wissen, welche Versionen bearbeitet werden müssen und wer sich darum kümmert. Automatische Änderungen können für ein gemeinsames Datum oder eine Spezifikation passen. Übersetzter Text muss vielleicht von jemandem überarbeitet und freigegeben werden. Entscheiden Sie, was gemeinsam genutzt werden soll und was eine eigene redaktionelle Entscheidung braucht.
Verwenden Sie schließlich einen Absatz und ein Bild in einem neuen Artikel. Soll der Absatz mit dem Original verknüpft bleiben oder eine unabhängige Kopie werden? Wenn sich das Original erneut ändert, soll sich dann auch der neue Artikel ändern, eine Warnung erhalten oder unverändert bleiben? Prüfen Sie außerdem, ob das Team das Material wiederverwenden darf. Eine CMS-Funktion verleiht keine Nutzungsrechte.
Der hilfreiche Test ist, ob das Team freigegebene Inhalte über Veröffentlichung, Korrektur und Wiederverwendung hinweg verfolgen kann, ohne den Überblick zu verlieren, welche Version wohin gehört.
Machen Sie aus der Vorführung eine Liste offener Punkte
Halten Sie fest, was in jeder Phase tatsächlich passiert ist. Notieren Sie für jeden Punkt das benötigte Verhalten, was die aktuelle Einrichtung gezeigt hat, was fehlt, die vorgeschlagene Änderung und wer sie betreuen würde. Nehmen Sie auch funktionierende Fähigkeiten auf, damit eine vorgeschlagene Ablösung sie erhalten muss. Für den hypothetischen Verlag könnten einige Punkte so aussehen:
Bereits abgedeckt
Erstellung: Das aktuelle CMS speichert den Artikel, Bildnachweise und Sprachversionen. Die Autorin kann sie finden und bearbeiten. Dieses Verhalten muss jede vorgeschlagene Änderung erhalten.
Lösung muss gezeigt werden
Überarbeitung: Die Vorführung hat nicht gezeigt, dass ein freigegebener Artikel nach einer Änderung erneut geprüft wird. Fragen Sie, ob sich diese Regel mit einer Einstellung oder einer unterstützten Erweiterung durchsetzen lässt.
Redaktionelle Entscheidung nötig
Korrektur: Das Team hat noch nicht entschieden, ob beide Websites gleichzeitig aktualisiert werden müssen. Vereinbaren Sie die Regel, bevor Sie eine Software auswählen, die sie durchsetzt.
Nachweis vom Anbieter nötig
Wiederverwendung: Bitten Sie den Anbieter zu zeigen, wie verknüpfte Kopien, Bildnachweise und Korrekturverlauf gefunden und exportiert werden können. Halten Sie Lücken und ihre Folgen fest.
Vergleichen Sie das aktuelle CMS, Erweiterungen und eigene Entwicklung
Gehen Sie die Liste offener Punkte zuerst mit dem aktuellen CMS durch. Eine Einstellung, eine übersichtlichere Bearbeitungsansicht oder eine andere Nutzung einer vorhandenen Funktion kann einen Teil davon abdecken. Prüfen Sie das Ergebnis in der Version und Einrichtung, die Sie tatsächlich verwenden.
Fragen Sie bei verbleibenden Lücken, was unterstützte Erweiterungen leisten können. Lassen Sie sich denselben Weg eines Artikels zeigen, einschließlich einer Änderung nach der Freigabe und einer Korrektur nach der Veröffentlichung. Klären Sie, wer die Erweiterung betreut, sie nach CMS-Aktualisierungen prüft und Inkompatibilitäten behebt. Vereinbaren Sie auch, wer eine fehlgeschlagene Veröffentlichung oder Korrektur bemerkt und bearbeitet. Mit einer Funktion kommt etwas hinzu, um das sich jemand kümmern muss.
Eine eigene Entwicklung wird zu einer ernsthaften Option, wenn sich wichtige Regeln weiterhin nicht angemessen umsetzen lassen oder die nötigen Ergänzungen eine Lösung schaffen würden, die Ihr Team vernünftigerweise nicht betreuen kann. Das kann eine gezielte Erweiterung des bestehenden CMS oder ein separates eigenes System sein. Die Liste offener Punkte hilft festzulegen, wie viel gebaut werden muss.
Vergleichen Sie auch den laufenden Aufwand mit dem Einstiegspreis: Aktualisierungen, Berechtigungen, Sicherungen und Wiederherstellung, redaktionelle Schulung, Support und der Export Ihrer Inhalte beim Wechsel. Bitten Sie um einen Beispiel-Export und prüfen Sie, ob er die benötigten Felder, Beziehungen, Medien, Sprachversionen und einen brauchbaren Änderungsverlauf enthält. Tun Sie das bei bestehenden Produkten und eigenen Vorschlägen gleichermaßen.
Die Beschaffungsleitlinien der britischen Regierung für Technologie betrachten die Anpassung bestehender Produkte und die Entwicklung von Software zusammen mit dem Bedarf und der laufenden Steuerung von Anbietern. Sie sprechen dafür, diese breiteren Fragen zu stellen, wählen aber kein CMS für Ihren Verlag aus.
Behandeln Sie die öffentliche Neugestaltung als eigene Entscheidung
Leser sehen Artikelseiten, Navigation und Suche. Redakteure arbeiten mit Feldern, Prüfschritten und Veröffentlichungssteuerung. Beides ist wichtig und kann zusammenhängen, aber ein veraltetes öffentliches Design belegt nicht, dass das Redaktionssystem ersetzt werden muss.
Beschreiben Sie Änderungen an der öffentlichen Website und Lücken im Redaktionsablauf getrennt. Fragen Sie anschließend, welche Arbeiten unabhängig voneinander möglich sind und wo sie voneinander abhängen. So führt ein neues Artikellayout nicht unbemerkt zum Ersatz eines Veröffentlichungsprozesses, der bereits funktioniert.
Wir entwickeln eigene CMS-Lösungen. Wenn Sie klären möchten, was sich ändern muss, bringen Sie einen repräsentativen Artikel und die Liste der Lücken aus seinem Ablauf mit. Umfang, Lizenzierung, Übergabe und laufende Betreuung werden für das jeweilige Projekt vereinbart.
Fragen vor der Wahl eines CMS
Bedeuten mehrere Redakteure oder Sprachen, dass wir ein eigenes CMS brauchen?
Nein. Bestehende Produkte können unterschiedliche Rollen und Inhaltsstrukturen unterstützen, und ihre Sprachfunktionen unterscheiden sich. Testen Sie Ihren tatsächlichen Ablauf für Erstellung, Prüfung, Planung und Korrekturen, bevor Sie entscheiden, dass eine wichtige Funktion fehlt.
Wann können Einstellungen oder eine Erweiterung ausreichen?
Wenn sie die erforderlichen Schritte und Berechtigungen in Ihrer tatsächlichen Einrichtung abdecken und jemand sie betreuen kann. Lassen Sie Änderungen nach einer Freigabe und Korrekturen nach der Veröffentlichung vorführen, statt nur die Erstellung eines Entwurfs zu prüfen.
Was sollten wir bei Korrekturen und Exporten prüfen?
Entscheiden Sie, wer eine Korrektur freigibt, wie der vorherige Wortlaut erhalten bleibt und wie andere Websites, Sprachen und wiederverwendete Kopien erkannt werden. Prüfen Sie beim Export ein Beispiel auf die Inhalte, Medien, Beziehungen und den benötigten Verlauf.
Können wir die Website neu gestalten, ohne das CMS zu ersetzen?
Das hängt von der aktuellen Einrichtung und dem geplanten Design ab. Definieren Sie Änderungen an den öffentlichen Seiten getrennt von den redaktionellen Anforderungen und lassen Sie sich die Abhängigkeiten vom Anbieter erklären. Ein visuelles Redesign allein beweist nicht, dass ein neues CMS nötig ist.
