Theo dõi trọn vẹn quy trình của một bài viết
Nếu nhóm của bạn viết bài trong CMS nhưng phải gửi tài liệu qua email để duyệt, hoặc một lần đính chính chỉ được cập nhật trên trang chính mà bỏ sót ngôn ngữ khác, hãy đưa một bài viết đi qua toàn bộ quy trình xuất bản trước khi thay hệ thống. Những chỗ công việc bị ngắt quãng sẽ cho thấy điều gì cần thay đổi.
CMS, hay hệ thống quản lý nội dung, là nơi mọi người chuẩn bị và quản lý nội dung dùng trên website. Bạn có cần một hệ thống riêng hay không phụ thuộc vào công việc hệ thống phải hỗ trợ, kể cả những gì diễn ra sau khi xuất bản.
Hãy hình dung một nhà xuất bản giả định chuẩn bị bài viết bằng hai ngôn ngữ cho hai website. Người viết tạo bài, biên tập viên xem xét, còn biên tập viên xuất bản quyết định thời điểm đăng. Sau đó, nhóm đính chính một thông tin và dùng lại một phần bài trong nội dung khác. Hãy chọn một bài viết giả lập và cùng những người trực tiếp làm việc đi hết hành trình đó.
Tạo nội dung: sắp xếp nội dung vào nơi hữu ích
Yêu cầu người viết nhập tiêu đề, nội dung chính, hình ảnh, chú thích, ghi công và thông tin mà trang khác có thể cần. Sau đó, nhờ họ tìm và cập nhật các mục đó. Nếu thông tin ghi công chỉ nằm trong chú thích, liệu có thể tìm lại khi dùng hình ảnh ở nơi khác không?
Nội dung có cấu trúc là cách lưu riêng từng thông tin như tác giả, ngày sự kiện hay thông số sản phẩm vào các trường để hệ thống sử dụng nhất quán. Cần những trường này chưa có nghĩa là bạn cần CMS tùy chỉnh. Chẳng hạn, tài liệu WordPress giới thiệu loại bài viết tùy chỉnh để quản lý các dạng nội dung khác nhau.
Hãy nhờ người bảo trì CMS hiện tại trình bày cách đưa bài viết mẫu vào hệ thống. Phân biệt việc thiếu một trường dữ liệu với vấn đề sâu hơn, chẳng hạn không thể liên kết bài viết nguồn với các bản ngôn ngữ. Hai vấn đề này có thể cần những thay đổi rất khác nhau.
Duyệt và chỉnh sửa: làm rõ quyết định
Hãy để biên tập viên trả bản nháp kèm yêu cầu sửa. Người viết chỉnh lại rồi gửi về. Cả hai có biết mình đang xem phiên bản nào không? Biên tập viên xuất bản có thể duyệt phiên bản đó mà không cấp quyền xuất bản cho người viết không?
Các sản phẩm CMS hiện có đã phân biệt vai trò. Tài liệu WordPress về vai trò và quyền hạnmô tả các quyền chỉnh sửa, xuất bản và quản trị khác nhau. Vì vậy, có nhiều biên tập viên là lý do để kiểm tra quyền truy cập, chứ chưa tự động chứng minh cần xây lại hệ thống.
Chỉ có vai trò vẫn chưa cho thấy toàn bộ quy trình duyệt. Trong ví dụ này, hãy sửa một đoạn sau khi đã được duyệt và xem điều gì xảy ra. Quyết định liệu thay đổi đó có phải quay lại bước duyệt không, ai có thể cho phép ngoại lệ và nhóm sẽ thấy quyết định như thế nào. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn bằng chính các tài khoản mà người viết và biên tập viên sẽ dùng.
Hãy mô tả ví dụ thật cụ thể. “Chúng tôi cần phê duyệt” còn bỏ ngỏ quá nhiều điều. “Khi bài viết đã duyệt được chỉnh sửa, biên tập viên xuất bản phải xem lại phiên bản mới trước khi đăng” cho nhà cung cấp biết chính xác cần trình diễn gì.
Lên lịch: kiểm tra phiên bản sẽ được đăng
Hãy để biên tập viên xuất bản lên lịch cho bài đã duyệt. Sau đó, thực hiện chỉnh sửa cuối trước thời điểm dự kiến. Phiên bản nào đang được lên lịch? Bản ngôn ngữ khác đã sẵn sàng chưa? Một website có thể đăng trước trong khi website kia chờ không?
Hãy ghi lại câu trả lời mong muốn trước khi thử phần mềm. Nhà xuất bản có thể yêu cầu đăng hai ngôn ngữ cùng lúc, hoặc cho phép chúng theo lịch riêng. Cả hai đều có thể là lựa chọn biên tập hợp lý. CMS cần cho nhóm biết điều gì sẽ xảy ra và để đúng người thay đổi lịch.
Một buổi trình diễn hiệu quả cần bao gồm việc hoãn bài và kiểm tra bản xem trước công khai ở từng nơi dự định đăng. Chỉ có trường ngày tháng không chứng minh toàn bộ quy trình xuất bản hoạt động tốt.
Đính chính và dùng lại: công việc tiếp tục sau khi đăng
Trong ví dụ này, hôm sau một độc giả phát hiện thông tin sai. Hãy để biên tập viên chuẩn bị nội dung đính chính trong khi bài đã xuất bản vẫn được giữ trực tuyến. Kiểm tra ai được duyệt thay đổi, có thể khôi phục câu chữ trước đó không và nhóm ghi lại lý do đính chính như thế nào.
Tiếp theo, theo dõi nội dung đính chính ở ngôn ngữ và website còn lại. Nhóm cần biết phiên bản nào cần xử lý và ai phụ trách. Ngày tháng hoặc thông số dùng chung có thể phù hợp để cập nhật tự động; văn bản đã dịch có thể cần người chỉnh sửa và duyệt lại. Hãy quyết định nội dung nào nên dùng chung và nội dung nào cần quyết định biên tập riêng.
Cuối cùng, dùng lại một đoạn văn và hình ảnh trong bài mới. Đoạn văn nên tiếp tục liên kết với bản gốc hay trở thành bản sao độc lập? Nếu bản gốc lại thay đổi, bài mới cũng nên thay đổi, nhận thông báo hay giữ nguyên? Đồng thời, hãy xác nhận nhóm có quyền dùng lại tài liệu. Một tính năng CMS không cấp quyền sử dụng nội dung.
Phép thử hữu ích là xem nhóm có thể theo dõi nội dung đã duyệt qua các bước xuất bản, đính chính và dùng lại mà vẫn biết mỗi phiên bản nằm ở đâu hay không.
Biến buổi trình diễn thành danh sách khoảng trống
Ghi lại những gì thực sự diễn ra ở từng giai đoạn. Với mỗi mục, hãy nêu hành vi cần có, cấu hình hiện tại đã thể hiện điều gì, phần nào còn thiếu, thay đổi được đề xuất và ai sẽ bảo trì. Cũng giữ lại các tính năng đang hoạt động để mọi phương án thay thế phải duy trì chúng. Với nhà xuất bản giả định, danh sách có thể gồm một vài mục như sau:
Đã được đáp ứng
Tạo nội dung: CMS hiện tại lưu được bài viết, ghi công hình ảnh và các bản ngôn ngữ. Người viết có thể tìm và chỉnh sửa chúng. Hãy giữ khả năng này trong mọi thay đổi được đề xuất.
Cần trình diễn giải pháp
Chỉnh sửa: buổi trình diễn chưa cho thấy bài đã duyệt có quay lại bước duyệt sau khi thay đổi hay không. Hãy hỏi liệu cấu hình hoặc tiện ích mở rộng được hỗ trợ có thể thực thi quy tắc đó không.
Cần quyết định biên tập
Đính chính: nhóm chưa quyết định hai website có phải cập nhật đồng thời hay không. Hãy thống nhất quy tắc trước khi chọn phần mềm để thực hiện.
Cần nhà cung cấp đưa ra bằng chứng
Dùng lại: yêu cầu nhà cung cấp trình bày cách tìm và xuất các bản sao được liên kết, thông tin ghi công hình ảnh và lịch sử đính chính. Ghi lại phần còn thiếu cùng hệ quả của chúng.
So sánh CMS hiện tại, tiện ích mở rộng và giải pháp tùy chỉnh
Trước tiên, dùng CMS hiện tại để xem lại từng mục trong danh sách. Một thiết lập, màn hình biên tập rõ ràng hơn hoặc thay đổi cách nhóm dùng tính năng sẵn có có thể giải quyết một phần. Hãy xác nhận kết quả trên phiên bản và cấu hình mà bạn đang chạy.
Với khoảng trống còn lại, hãy hỏi các tiện ích mở rộng được hỗ trợ có thể làm gì. Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn cùng hành trình của bài viết, bao gồm chỉnh sửa sau khi duyệt và đính chính sau khi xuất bản. Xác định ai bảo trì tiện ích, kiểm tra sau mỗi lần cập nhật CMS và khắc phục vấn đề không tương thích. Đồng thời thống nhất ai phát hiện và xử lý lỗi khi đăng hoặc đính chính. Thêm tính năng cũng tạo thêm việc cần người chăm sóc.
Giải pháp tùy chỉnh trở thành lựa chọn đáng cân nhắc khi các quy tắc thiết yếu vẫn chưa thể xử lý ổn thỏa, hoặc những phần bổ sung cần thiết khiến nhóm khó bảo trì hệ thống. Có thể đó là tiện ích chuyên biệt cho CMS hiện tại hoặc một hệ thống riêng. Danh sách khoảng trống giúp xác định cần xây dựng đến đâu.
Hãy so sánh cả công việc lâu dài lẫn chi phí ban đầu: cập nhật, quyền truy cập, sao lưu và khôi phục, hướng dẫn biên tập, hỗ trợ và xuất nội dung khi rời hệ thống. Yêu cầu một bản xuất mẫu và kiểm tra xem có đủ các trường, quan hệ, tệp phương tiện, bản ngôn ngữ và lịch sử sửa đổi hữu ích hay không. Làm việc này với cả sản phẩm hiện có lẫn đề xuất tùy chỉnh.
Tài liệu của Chính phủ Anh về chiến lược mua sắm công nghệ xem xét việc điều chỉnh sản phẩm hiện có và xây dựng phần mềm song song với nhu cầu và việc quản lý nhà cung cấp lâu dài. Tài liệu này gợi ý nên đặt các câu hỏi rộng hơn, nhưng không chọn CMS thay cho nhà xuất bản của bạn.
Coi việc làm mới giao diện công khai là một quyết định riêng
Độc giả nhìn thấy trang bài viết, điều hướng và tìm kiếm. Biên tập viên dùng các trường dữ liệu, bước duyệt và quyền xuất bản. Cả hai đều quan trọng và có thể liên quan đến nhau, nhưng giao diện công khai lỗi thời không chứng minh rằng hệ thống biên tập cần được thay thế.
Hãy mô tả riêng những thay đổi giao diện công khai và khoảng trống trong quy trình biên tập. Sau đó hỏi công việc nào có thể làm độc lập và điểm nào phụ thuộc lẫn nhau. Như vậy, bố cục bài viết mới sẽ không âm thầm dẫn đến việc thay cả quy trình xuất bản vốn đang hoạt động tốt.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ phát triển CMS tùy chỉnh. Nếu bạn muốn được giúp xác định cần thay đổi điều gì, hãy mang theo một bài viết tiêu biểu và danh sách khoảng trống trong hành trình của bài. Phạm vi, giấy phép, bàn giao và hỗ trợ lâu dài được thỏa thuận cho từng dự án cụ thể.
Câu hỏi cần đặt ra trước khi chọn CMS
Nhiều biên tập viên hoặc nhiều ngôn ngữ có nghĩa là cần CMS tùy chỉnh không?
Không. Các sản phẩm hiện có có thể hỗ trợ nhiều vai trò và cấu trúc nội dung; khả năng đa ngôn ngữ cũng khác nhau. Hãy thử quy trình tạo nội dung, duyệt, lên lịch và đính chính thực tế trước khi kết luận rằng đang thiếu tính năng thiết yếu.
Khi nào cấu hình hoặc tiện ích mở rộng là đủ?
Khi giải pháp đáp ứng các bước và quyền cần thiết trong cấu hình thực tế, đồng thời có người bảo trì. Hãy trình diễn thay đổi sau khi duyệt và đính chính sau khi xuất bản, thay vì chỉ kiểm tra cách tạo bản nháp.
Cần kiểm tra điều gì về đính chính và xuất nội dung?
Hãy quyết định ai duyệt nội dung đính chính, cách lưu lại câu chữ trước đó và cách xác định các website, ngôn ngữ khác cùng những bản sao đã dùng lại. Với nội dung xuất, hãy xem mẫu và kiểm tra đủ nội dung, phương tiện, quan hệ và lịch sử nhóm cần hay không.
Có thể làm mới website mà không thay CMS không?
Điều đó phụ thuộc vào cấu hình hiện tại và thiết kế được đề xuất. Hãy xác định riêng thay đổi ở các trang công khai và yêu cầu biên tập, rồi nhờ nhà cung cấp giải thích sự phụ thuộc giữa chúng. Chỉ đổi giao diện không chứng minh rằng cần CMS mới.
