Siga un artículo durante todo el proceso
Puede que su equipo redacte artículos en el CMS, pero tenga que enviarse documentos para aprobarlos. O quizá una corrección posterior llegue al sitio web principal y no a otro idioma. Si esto ocurre en su equipo, describa el problema antes de pedir un nuevo sistema de publicación.
Un CMS, o sistema de gestión de contenidos, es el lugar donde se prepara y gestiona el contenido de un sitio web. La necesidad de uno a medida depende del trabajo que deba facilitar, incluido lo que ocurre después de publicar.
Imagine una editorial que prepara un artículo en dos idiomas para dos sitios web. Una persona lo redacta, otra lo revisa y un editor responsable de la publicación decide cuándo se publica. Más adelante, el equipo corrige un dato y reutiliza parte del artículo en otra pieza. Recorra todo el proceso con un artículo ficticio y las personas que realizan el trabajo.
Creación: dé al contenido un lugar útil
Pida a quien redacta que introduzca el titular, el texto, las imágenes, los pies, los créditos y cualquier dato que necesite otra página. Después, pídale que localice y actualice esos elementos. Si el crédito solo aparece en el pie, ¿se podrá encontrar al reutilizar la imagen?
El contenido estructurado consiste en guardar datos como el autor, la fecha de un evento o las especificaciones de un producto en campos propios, para que el sistema los utilice de forma coherente. Necesitar esos campos no significa por sí solo que haga falta un CMS a medida. Por ejemplo, WordPress documenta los tipos de contenido personalizados para distintos tipos de contenido.
Pida a la persona que mantiene su CMS actual que muestre cómo encaja el ejemplo. Distinga entre la falta de un campo y un problema más profundo, como no poder mantener vinculado el artículo original con sus versiones en otros idiomas. Cada caso puede requerir cambios muy distintos.
Revisión y cambios: aclare quién decide
Deje que el editor devuelva el borrador con una petición de cambio. Quien lo redactó lo modifica y lo envía de nuevo. ¿Pueden ambas personas identificar qué versión se está revisando? ¿Puede el editor responsable de la publicación aprobarla sin conceder a quien la redactó permiso para publicar?
Los CMS existentes ya permiten distinguir responsabilidades. La documentación de WordPress sobre roles y permisos describe distintos derechos de edición, publicación y administración. Por tanto, tener varios editores es motivo para revisar los permisos, no una razón automática para rehacer el sistema.
Los roles por sí solos no muestran todo el proceso de aprobación. En este ejemplo, cambie un párrafo después de aprobarlo y observe qué ocurre. Decida si el cambio debe volver a revisión, quién puede autorizar una excepción y cómo verá el equipo esa decisión. Pida una demostración con las cuentas que usarían realmente quienes redactan y editan.
Conserve un ejemplo concreto. «Necesitamos aprobación» deja demasiadas cosas sin definir. «Cuando se modifica un artículo aprobado, el editor responsable de la publicación debe revisar la versión modificada antes de publicarla» da al proveedor algo concreto que demostrar.
Programación: compruebe qué versión se publicará
Pida al editor responsable de la publicación que programe el artículo aprobado. Después, haga un último cambio antes de la hora prevista. ¿Qué versión está programada ahora? ¿Está lista también la versión en otro idioma? ¿Puede publicarse un sitio web mientras el otro espera?
Anote el resultado esperado antes de probar el software. La editorial puede exigir que ambos idiomas se publiquen a la vez o permitir que sigan calendarios distintos. Ambas opciones pueden ser decisiones editoriales válidas. El CMS debe mostrar al equipo qué ocurrirá y permitir que la persona adecuada lo cambie.
Una demostración satisfactoria debe incluir el aplazamiento del artículo y la comprobación de la vista previa pública para cada destino previsto. Un campo de fecha por sí solo no demuestra que funcione todo el proceso de publicación.
Correcciones y reutilización: el trabajo continúa tras publicar
En nuestro ejemplo, al día siguiente una persona lectora detecta un error factual. Pida al editor que prepare una corrección mientras el artículo publicado sigue disponible. Compruebe quién puede aprobar el cambio, si es posible recuperar el texto anterior y cómo se registra el motivo de la corrección.
A continuación, siga la corrección hasta el otro idioma y el otro sitio web. El equipo necesita saber qué versiones requieren atención y quién se encargará de ellas. Los cambios automáticos pueden servir para una fecha o especificación compartida; un texto traducido puede necesitar revisión y aprobación. Decida qué debe compartirse y qué requiere una decisión editorial propia.
Por último, reutilice un párrafo y una imagen en un artículo nuevo. ¿Debe el párrafo seguir vinculado al original o convertirse en una copia independiente? Si el original vuelve a cambiar, ¿debe cambiar también el artículo nuevo, recibir un aviso o quedarse como está? Compruebe además que el equipo tiene permiso para reutilizar el material. Una función del CMS no concede derechos sobre el contenido.
La prueba útil consiste en comprobar si el equipo puede seguir el contenido aprobado durante su publicación, corrección y reutilización sin perder de vista dónde corresponde cada versión.
Convierta la demostración en una lista de carencias
Anote lo que ocurrió realmente en cada etapa. Para cada punto, registre el comportamiento necesario, lo que demostró la configuración actual, lo que falta, el cambio propuesto y quién se encargaría de mantenerlo. Incluya también las funciones que sí funcionan para que cualquier sustitución las conserve. En el caso de la editorial ficticia, algunos puntos podrían ser estos:
Ya está resuelto
Creación: el CMS actual guarda el artículo, los créditos de las imágenes y las versiones en otros idiomas. Quien redacta puede localizarlos y editarlos. Conserve este comportamiento en cualquier cambio propuesto.
Hay que demostrar una solución
Cambios: la demostración no mostró que un artículo aprobado vuelva a revisión después de modificarse. Pregunte si la configuración o una extensión compatible pueden aplicar esa regla.
Hace falta una decisión editorial
Correcciones: el equipo aún no ha decidido si ambos sitios web deben actualizarse a la vez. Acuerde esa regla antes de elegir un software que la aplique.
El proveedor debe aportar pruebas
Reutilización: pida al proveedor que muestre cómo localizar y exportar las copias vinculadas, los créditos de las imágenes y el historial de correcciones. Anote cualquier omisión y sus consecuencias.
Compare el CMS actual, las extensiones y el desarrollo a medida
Revise primero la lista de carencias con el CMS actual. Un ajuste, una pantalla de edición más clara o un cambio en el uso de una función existente pueden resolver parte del problema. Confirme el resultado en la versión y configuración que utiliza realmente.
Para las carencias restantes, pregunte qué pueden hacer las extensiones compatibles. Pida al proveedor que demuestre el mismo recorrido del artículo, incluidos un cambio después de la aprobación y una corrección después de publicar. Aclare quién mantiene la extensión, la revisa tras las actualizaciones del CMS y resuelve incompatibilidades. Acuerde también quién detecta y gestiona una publicación o corrección fallida. Cada función añadida requiere que alguien se ocupe de ella.
El desarrollo a medida se convierte en una opción seria cuando no es posible aplicar de forma aceptable las reglas esenciales o las ampliaciones necesarias dejarían una solución que el equipo no puede mantener razonablemente. Puede tratarse de una extensión específica para el CMS existente o de un sistema independiente a medida. La lista de carencias ayuda a definir cuánto hay que construir.
Compare tanto el precio inicial como el trabajo continuo: actualizaciones, permisos, copias de seguridad y recuperación, formación editorial, asistencia y exportación del contenido si deja el sistema. Pida una exportación de muestra y compruebe si incluye los campos, las relaciones, los archivos multimedia, las versiones en otros idiomas y el historial de cambios que necesita. Hágalo tanto con productos existentes como con propuestas a medida.
La guía del Gobierno británico para la adquisición de tecnología contempla tanto la adaptación de productos existentes como el desarrollo de software, teniendo en cuenta las necesidades y la gestión continua de los proveedores. Sirve de apoyo para plantear estas preguntas más amplias, pero no elige un CMS para la editorial.
Decida por separado el rediseño público
Quienes leen ven las páginas de los artículos, la navegación y el buscador. Quienes editan utilizan campos, pasos de revisión y controles de publicación. Ambos aspectos importan y pueden estar relacionados, pero un diseño público anticuado no demuestra que haya que sustituir el sistema editorial.
Describa por separado los cambios públicos y las carencias editoriales. Después, averigüe qué trabajo puede hacerse de forma independiente y dónde existe una dependencia. Así, un nuevo diseño de artículos no acabará sustituyendo sin querer un proceso de publicación que ya funciona.
Ofrecemos desarrollo de CMS a medida. Si necesita ayuda para determinar qué debe cambiar, traiga un artículo representativo y la lista de carencias detectadas durante su recorrido. El alcance, las licencias, la entrega y el mantenimiento se acuerdan para cada proyecto.
Preguntas antes de elegir un CMS
¿Tener varios editores o idiomas significa que necesitamos un CMS a medida?
No. Los productos existentes pueden admitir distintos roles y estructuras de contenido, y sus funciones lingüísticas varían. Pruebe sus procesos reales de creación, revisión, programación y corrección antes de concluir que falta una función esencial.
¿Cuándo puede bastar la configuración o una extensión?
Cuando cubre los pasos y permisos necesarios en su configuración real y alguien puede mantenerla. Demuestre cambios después de aprobar y correcciones después de publicar, en lugar de comprobar solo cómo se crea un borrador.
¿Qué debemos comprobar sobre las correcciones y las exportaciones?
Decida quién aprueba una corrección, cómo se conserva el texto anterior y cómo se identifican otros sitios, idiomas y copias reutilizadas. Para las exportaciones, revise una muestra y compruebe que incluye el contenido, los archivos multimedia, las relaciones y el historial que necesita el equipo.
¿Podemos rediseñar el sitio web sin sustituir el CMS?
Depende de la configuración actual y del diseño propuesto. Defina por separado los cambios de las páginas públicas y los requisitos editoriales; después, pida al proveedor que explique las dependencias. Un rediseño visual por sí solo no demuestra que haga falta un CMS nuevo.
