Prejdite s jedným článkom celým procesom
Možno váš tím dokáže napísať článok v CMS, no na schválenie si posiela dokumenty. Alebo sa neskoršia oprava dostane na hlavný web, no v ďalšom jazyku chýba. Ak sa to deje aj u vás, pomenujte problém skôr, než začnete žiadať nový publikačný systém.
CMS, teda systém na správu obsahu, je miesto, kde ľudia pripravujú a spravujú obsah používaný na webe. To, či potrebujete vlastný systém, závisí od práce, ktorú má podporovať, vrátane toho, čo sa deje po zverejnení.
Predstavte si vydavateľa, ktorý pripravuje článok v dvoch jazykoch pre dva weby. Autor ho vytvorí, redaktor skontroluje a redaktor zodpovedný za zverejnenie rozhodne, kedy vyjde. Neskôr tím opraví fakt a použije časť článku v ďalšom texte. Prejdite s ľuďmi, ktorí túto prácu robia, celú cestu na vymyslenom článku.
Tvorba: nájdite obsahu vhodné miesto
Nech autor vloží nadpis, hlavný text, obrázky, popisy, kredity a všetky údaje, ktoré môže potrebovať ďalšia stránka. Potom nech tieto položky vyhľadá a upraví. Ak je kredit uvedený iba v popise, dá sa nájsť pri opätovnom použití obrázka?
Štruktúrovaný obsah znamená, že údaje ako autor, dátum udalosti alebo špecifikácia produktu sa ukladajú do samostatných polí, aby ich systém používal jednotne. Samotná potreba takýchto polí neznamená, že potrebujete vlastný CMS. WordPress napríklad opisuje vlastné typy obsahu pre rôzne druhy obsahu.
Požiadajte správcu súčasného CMS, aby ukázal, ako doň príklad zapadá. Oddeľte chýbajúce pole od hlbšieho problému, napríklad nemožnosti udržať prepojenie medzi zdrojovým článkom a jeho jazykovými verziami. Každý z týchto problémov môže vyžadovať úplne inú zmenu.
Kontrola a úpravy: jasne určite, kto rozhoduje
Teraz nech redaktor vráti koncept so žiadosťou o úpravu. Autor ho upraví a pošle späť. Vedia obaja, ktorú verziu kontrolujú? Môže redaktor zodpovedný za zverejnenie schváliť túto verziu bez toho, aby autorovi udelil právo na zverejnenie?
Existujúce CMS už rozlišujú zodpovednosti. Dokumentácia WordPressu o rolách a oprávneniach opisuje odlišné práva na úpravy, publikovanie a správu. Viacerí redaktori sú preto dôvodom skontrolovať oprávnenia, nie automatickým dôvodom na nový systém.
Samotné roly nedokazujú, že váš celý proces schvaľovania funguje. V tomto príklade zmeňte odsek po schválení a sledujte, čo sa stane. Rozhodnite, či sa má zmena vrátiť na kontrolu, kto môže povoliť výnimku a ako tím uvidí toto rozhodnutie. Požiadajte o ukážku s účtami, ktoré budú autor a redaktor skutočne používať.
Príklad musí byť konkrétny. „Potrebujeme schválenie“ necháva príliš veľa otvoreného. „Keď sa schválený článok zmení, redaktor zodpovedný za zverejnenie musí pred zverejnením skontrolovať zmenenú verziu“ dá dodávateľovi jasné zadanie na ukážku.
Plánovanie: skontrolujte verziu, ktorá sa zverejní
Nech redaktor zodpovedný za zverejnenie naplánuje schválený článok. Potom pred plánovaným časom urobte poslednú úpravu. Ktorá verzia je teraz naplánovaná? Je pripravená aj jazyková verzia? Môže jeden web publikovať, kým druhý počká?
Pred testovaním softvéru si zapíšte, aký výsledok očakávate. Vydavateľ môže vyžadovať, aby oba jazyky vyšli naraz, alebo im môže povoliť samostatné termíny. Obe možnosti môžu byť správnym redakčným rozhodnutím. CMS musí tímu ukázať, čo sa stane, a umožniť správnej osobe zmeniť plán.
Úspešná ukážka by mala zahŕňať odloženie článku a kontrolu verejného náhľadu pre každé plánované miesto zverejnenia. Samotné pole s dátumom nedokazuje, že celý publikačný proces funguje.
Opravy a opätovné použitie: práca pokračuje aj po zverejnení
V našom príklade si čitateľ na druhý deň všimne vecnú chybu. Nech redaktor pripraví opravu, zatiaľ čo zverejnený článok zostáva dostupný. Zistite, kto môže zmenu schváliť, či možno obnoviť predchádzajúce znenie a ako zaznamenáte dôvod opravy.
Potom sledujte opravu v ďalšom jazyku a na druhom webe. Tím musí vedieť, ktoré verzie si vyžadujú pozornosť a kto sa o ne postará. Automatické zmeny môžu vyhovovať spoločnému dátumu alebo špecifikácii; preložený text možno bude musieť niekto upraviť a schváliť. Rozhodnite, čo sa má zdieľať a čo si vyžaduje samostatné redakčné rozhodnutie.
Napokon znovu použite odsek a obrázok v novom článku. Má odsek zostať prepojený s pôvodným textom alebo sa má stať samostatnou kópiou? Ak sa pôvodný text znova zmení, má sa zmeniť aj nový článok, má dostať upozornenie alebo má zostať tak, ako je? Overte tiež, či má tím právo materiál znovu použiť. Funkcia CMS neudeľuje práva k obsahu.
Užitočným testom je, či tím dokáže sledovať schválený obsah počas publikovania, opráv a opätovného použitia a pritom nestratí prehľad o tom, kam patrí ktorá verzia.
Premeňte ukážku na zoznam nedostatkov
Zaznamenajte, čo sa v každej fáze skutočne stalo. Pri každej položke uveďte požadované správanie, čo ukázalo súčasné nastavenie, čo chýba, navrhovanú zmenu a osobu, ktorá ju bude udržiavať. Zapíšte aj funkcie, ktoré už fungujú, aby ich navrhovaná náhrada musela zachovať. Pre vymysleného vydavateľa by niekoľko položiek mohlo vyzerať takto:
Už pokryté
Tvorba: súčasný CMS ukladá článok, kredity k obrázkom a jazykové verzie. Autor ich vie nájsť a upravovať. Toto správanie zachovajte pri každej navrhovanej zmene.
Treba ukázať riešenie
Úpravy: ukážka nepreukázala, že sa schválený článok po zmene vráti na kontrolu. Zistite, či sa toto pravidlo dá zabezpečiť nastavením alebo podporovaným rozšírením.
Vyžaduje redakčné rozhodnutie
Oprava: tím ešte nerozhodol, či sa oba weby musia aktualizovať naraz. Dohodnite sa na pravidle skôr, než ho dáte vynútiť softvéru.
Treba dôkaz od dodávateľa
Opätovné použitie: požiadajte dodávateľa, aby ukázal, ako možno nájsť a exportovať prepojené kópie, kredity k obrázkom a históriu opráv. Zaznamenajte, čo chýba a aké to má dôsledky.
Porovnajte súčasný CMS, rozšírenia a vlastné riešenie
Najprv prejdite zoznam nedostatkov so súčasným CMS. Časť z nich môže pokryť nastavenie, prehľadnejšia obrazovka na úpravy alebo zmena v používaní existujúcej funkcie. Výsledok overte vo verzii a nastavení, ktoré skutočne používate.
Pri zostávajúcom nedostatku sa opýtajte, čo dokážu podporované rozšírenia. Nech dodávateľ predvedie rovnakú cestu článku vrátane úpravy po schválení a opravy po zverejnení. Zistite, kto bude rozšírenie udržiavať, kontrolovať po aktualizáciách CMS a opravovať nekompatibility. Dohodnite sa aj na tom, kto zistí zlyhané publikovanie alebo opravu a postará sa o ne. S novou funkciou pribúda aj niečo, o čo sa musí niekto starať.
Vlastné riešenie je vážnou možnosťou, keď sa dôležité pravidlá stále nedajú prijateľne dodržať alebo keď by potrebné doplnky vytvorili usporiadanie, ktoré váš tím nedokáže rozumne udržiavať. Môže ísť o cielené rozšírenie súčasného CMS alebo samostatný vlastný systém. Zoznam nedostatkov pomôže určiť rozsah potrebnej práce.
Porovnajte aj priebežnú prácu, nielen počiatočnú cenu: aktualizácie, oprávnenia, zálohy a obnovu, školenie redaktorov, podporu a export obsahu pri odchode. Vyžiadajte si vzorový export a overte, či obsahuje polia, prepojenia, médiá, jazykové verzie a užitočnú históriu úprav, ktorú potrebujete. Urobte to pri existujúcich produktoch aj vlastných návrhoch.
Pokyny vlády Spojeného kráľovstva o obstarávaní technológií zvažujú prispôsobenie existujúcich produktov aj vývoj softvéru spolu s potrebami a priebežnou správou dodávateľov. Podporujú kladenie širších otázok, nevyberajú však CMS pre vášho vydavateľa.
Redizajn verejnej časti riešte samostatne
Čitatelia vidia stránky článkov, navigáciu a vyhľadávanie. Redaktori pracujú s poľami, krokmi kontroly a možnosťami publikovania. Oboje je dôležité a môže spolu súvisieť, ale zastaraný vzhľad webu nedokazuje, že treba vymeniť redakčný systém.
Opíšte zmeny verejnej časti a nedostatky redakčného procesu osobitne. Potom sa opýtajte, ktoré práce možno vykonať nezávisle a kde na sebe závisia. Nové rozloženie článku tak nenápadne nenahradí publikačný proces, ktorý už funguje.
Vyvíjame vlastné CMS. Ak chcete zistiť, čo treba zmeniť, prineste jeden reprezentatívny článok a zoznam nedostatkov, ktoré sa ukázali počas jeho spracovania. Rozsah, licencovanie, odovzdanie a následná starostlivosť sa dohodnú pre konkrétny projekt.
Otázky pred výberom CMS
Znamená viac redaktorov alebo viac jazykov, že potrebujeme vlastný CMS?
Nie. Existujúce produkty môžu podporovať rôzne roly a štruktúry obsahu a ich jazykové funkcie sa líšia. Otestujte skutočný proces tvorby, kontroly, plánovania a opráv skôr, než rozhodnete, že chýba dôležité správanie.
Kedy môže stačiť nastavenie alebo rozšírenie?
Keď vo vašom skutočnom nastavení pokrýva potrebné kroky a oprávnenia a niekto ho dokáže udržiavať. Predveďte zmeny po schválení a opravy po zverejnení, nielen vytvorenie konceptu.
Čo treba skontrolovať pri opravách a exportoch?
Rozhodnite, kto schvaľuje opravu, ako sa uchová predchádzajúce znenie a ako identifikujete ďalšie weby, jazyky a znovu použité kópie. Pri exporte skontrolujte vzorku a overte, či obsahuje potrebný obsah, médiá, prepojenia a užitočnú históriu.
Môžeme redizajnovať web bez výmeny CMS?
Závisí to od súčasného nastavenia a navrhovaného dizajnu. Zmeny verejných stránok definujte oddelene od redakčných požiadaviek a požiadajte dodávateľa, aby vysvetlil závislosti. Samotný vizuálny redizajn nedokazuje, že potrebujete nový CMS.
