Projděte celý proces na jednom článku
Váš tým možná píše články v CMS, ale ke schválení si posílá dokumenty e-mailem. Nebo se pozdější oprava dostane na hlavní web, ale mine další jazykovou verzi. Pokud se vám to děje, popište problém před hledáním nového publikačního systému.
CMS, tedy systém pro správu obsahu, slouží k přípravě a správě obsahu webu. Zda potřebujete vlastní řešení, závisí na práci, kterou má podporovat, včetně dění po zveřejnění.
Představte si vydavatele, který připravuje článek ve dvou jazycích pro dva weby. Autor ho napíše, editor zkontroluje a editor odpovědný za zveřejnění rozhodne, kdy vyjde. Později tým opraví fakt a část článku použije jinde. Na vymyšleném článku projděte celý proces s lidmi, kteří ho zajišťují.
Tvorba: dejte obsahu přehledné místo
Ať autor zadá titulek, text, obrázky, popisky, kredity i údaje, které bude potřebovat další stránka. Pak ať tyto položky najde a upraví. Pokud je kredit jen v popisku, půjde ho najít při opětovném použití obrázku?
Strukturovaný obsah ukládá například autora, datum události nebo parametry produktu do vlastních polí, aby je systém používal jednotně. Potřeba takových polí sama o sobě neznamená, že potřebujete vlastní CMS. WordPress například popisuje vlastní typy příspěvků pro různé druhy obsahu.
Požádejte správce současného CMS, aby ukázal, jak do něj příklad zapadá. Rozlišujte chybějící pole od hlubšího problému, například nemožnosti propojit zdrojový článek s jazykovými verzemi. Každý může vyžadovat jinou změnu.
Kontrola a úpravy: ujasněte si rozhodování
Ať editor vrátí návrh s požadovanou změnou. Autor ho upraví a pošle zpět. Poznají oba kontrolovanou verzi? Může editor odpovědný za zveřejnění tuto verzi schválit, aniž by autorovi povolil publikovat?
Současné CMS už rozlišují odpovědnosti. Dokumentace WordPressu o rolích a oprávněních popisuje různá práva k úpravám, publikování a správě. Více editorů je důvod prověřit oprávnění, ne automatický důvod k přestavbě systému.
Role samy neukážou celý schvalovací proces. V příkladu změňte po schválení odstavec a sledujte, co se stane. Rozhodněte, zda se změna vrací ke kontrole, kdo může povolit výjimku a jak se o ní tým dozví. Požádejte o ukázku s účty, které by autor a editor skutečně používali.
Udržte příklad konkrétní. „Potřebujeme schválení“ je příliš vágní. „Když se schválený článek změní, editor odpovědný za zveřejnění musí změněnou verzi zkontrolovat, než může vyjít“ dává dodavateli jasné zadání k ukázce.
Plánování: ověřte verzi, která vyjde
Ať editor odpovědný za zveřejnění naplánuje schválený článek. Před zveřejněním pak proveďte poslední úpravu. Která verze je naplánovaná? Je připravená i jazyková verze? Může jeden web publikovat, zatímco druhý čeká?
Před testem si zapište očekávané chování. Vydavatel může chtít zveřejnit oba jazyky současně, nebo jim dát samostatné termíny. Obojí může být platné redakční rozhodnutí. CMS musí ukázat, co se stane, a umožnit správné osobě plán změnit.
Úspěšná ukázka má zahrnovat odložení článku a kontrolu veřejného náhledu pro každé cílové umístění. Samotné datumové pole nedokazuje, že funguje celý publikační proces.
Opravy a další použití: práce pokračuje po zveřejnění
V příkladu čtenář druhý den upozorní na faktickou chybu. Nechte editora připravit opravu, zatímco článek zůstane dostupný. Ověřte, kdo smí změnu schválit, zda lze obnovit předchozí znění a jak zaznamenáte důvod opravy.
Potom sledujte opravu v druhém jazyce a na druhém webu. Tým musí vědět, které verze vyžadují pozornost a kdo je vyřídí. Automatické změny mohou vyhovovat sdílenému datu či parametru; přeložený text může vyžadovat úpravu a schválení. Rozhodněte, co se sdílí a co potřebuje vlastní redakční rozhodnutí.
Nakonec použijte odstavec a obrázek v novém článku. Má odstavec zůstat propojený s originálem, nebo se stát samostatnou kopií? Pokud se originál znovu změní, má se změnit i nový článek, zobrazit upozornění, nebo zůstat beze změny? Ověřte také právo materiál znovu použít. Funkce CMS práva k obsahu neuděluje.
Důležité je, zda tým dokáže sledovat schválený obsah při publikování, opravách a dalším použití a přitom ví, kam patří která verze.
Proměňte ukázku v seznam nedostatků
Zapište, co se v každé fázi stalo. U každé položky uveďte požadované chování, co ukázalo současné řešení, co chybí, navrhovanou změnu a správce. Zapište i funkce, které fungují, aby je náhrada zachovala. Několik položek pro vymyšleného vydavatele může vypadat takto:
Již pokryto
Tvorba: současné CMS ukládá článek, kredity obrázků i jazykové verze. Autor je najde a upraví. Tuto možnost zachovejte při každé změně.
Řešení je třeba předvést
Úprava: ukázka neprokázala, že se změněný schválený článek vrátí ke kontrole. Zeptejte se, zda to zajistí nastavení nebo podporované rozšíření.
Je třeba redakční rozhodnutí
Oprava: tým nerozhodl, zda se oba weby musí aktualizovat současně. Než vyberete software, dohodněte toto pravidlo.
Dodavatel musí doložit
Další použití: požádejte dodavatele o ukázku, jak najít a exportovat propojené kopie, kredity obrázků a historii oprav. Zapište, co chybí a jaké to má důsledky.
Porovnejte současné CMS, rozšíření a vlastní vývoj
Nejprve projděte seznam se správcem současného CMS. Část může pokrýt nastavení, přehlednější obrazovka nebo jiný způsob využití stávající funkce. Výsledek ověřte ve verzi a nastavení, které opravdu používáte.
U zbývajících nedostatků se zeptejte na podporovaná rozšíření. Dodavatel ať předvede stejný průchod článku, včetně úpravy po schválení a opravy po zveřejnění. Ujasněte si, kdo rozšíření udržuje, kontroluje po aktualizacích CMS a řeší nekompatibility. Dohodněte také, kdo zaznamená a vyřeší neúspěšné zveřejnění či opravu. Každá funkce přidává něco, o co se někdo musí starat.
Vlastní vývoj dává smysl, když důležitá pravidla nelze přijatelně zajistit jinak, nebo by potřebná rozšíření vytvořila řešení, které tým neudrží. Může jít o cílené rozšíření CMS nebo samostatný systém. Seznam nedostatků ukáže potřebný rozsah.
Porovnejte také průběžnou práci, nejen počáteční cenu: aktualizace, oprávnění, zálohy a obnovu, školení redaktorů, podporu a export obsahu při odchodu. Vyžádejte si ukázkový export a ověřte, zda obsahuje pole, vazby, média, jazykové verze a užitečnou historii úprav, kterou potřebujete. Udělejte to u stávajících produktů i návrhů na míru.
Pokyny britské vlády pro nákup technologií zvažují úpravu hotových produktů i vývoj softwaru s ohledem na potřeby a průběžnou správu dodavatele. Podporují širší otázky, ale nevybírají CMS za vašeho vydavatele.
Veřejný redesign posuzujte samostatně
Čtenáři vidí stránky článků, navigaci a vyhledávání. Editoři používají pole, kroky kontroly a publikační oprávnění. Obojí je důležité a může být propojené, ale zastaralý vzhled webu nedokazuje potřebu vyměnit redakční systém.
Změny veřejné části a nedostatky redakčního procesu popište zvlášť. Pak zjistěte, co lze udělat nezávisle a kde na sobě práce závisí. Nový vzhled článků tak nenahradí publikační proces, který už funguje.
Vytváříme CMS na míru. Pokud chcete zjistit, co změnit, přineste typický článek a seznam nedostatků z jeho průchodu. Rozsah, licence, předání i následná péče se dohodnou pro konkrétní projekt.
Na co se zeptat před výběrem CMS?
Znamená více editorů nebo jazyků, že potřebujeme vlastní CMS?
Ne. Hotové produkty mohou podporovat různé role a struktury obsahu a jejich jazykové možnosti se liší. Otestujte skutečnou tvorbu, kontrolu, plánování a opravy, než rozhodnete, že chybí důležitá funkce.
Kdy stačí nastavení nebo rozšíření?
Když v používaném nastavení pokryje potřebné kroky i oprávnění a někdo ho dokáže udržovat. Předveďte změny po schválení a opravy po zveřejnění, ne pouze vytvoření návrhu.
Co ověřit u oprav a exportů?
Rozhodněte, kdo schvaluje opravu, jak se uchová předchozí znění a jak se označí další weby, jazyky a použité kopie. U exportu ověřte potřebný obsah, média, vazby a historii.
Můžeme změnit vzhled webu bez výměny CMS?
Záleží na současném nastavení a návrhu. Změny veřejných stránek popište odděleně od redakčních požadavků a dodavatele se zeptejte na jejich vazby. Samotná změna vzhledu nedokazuje, že je nutné nové CMS.
