SaaS hay phần mềm riêng - lựa chọn không hề dễ

Giải thích các thuật ngữ

SaaS hay Software-as-a-Service là phần mềm có sẵn mà bạn chỉ cần đăng ký tài khoản rồi dùng, hoặc nhân viên kinh doanh của nhà cung cấp sẽ hỗ trợ thiết lập cho công ty bạn, cài đặt mọi thứ rồi bạn bắt đầu sử dụng.

Phần mềm riêng (custom software) là giải pháp được làm riêng cho nhu cầu và trường hợp sử dụng của bạn, và chỉ cấp phép cho bạn dùng (trừ khi có thỏa thuận khác).

Ưu và nhược điểm chung

SaaS thường đơn giản và nhanh hơn từ lúc ra quyết định đến lúc bắt đầu có ích, dù là công ty mới thành lập hay tập đoàn lâu năm chuyển đổi. Nó có tài liệu, hướng dẫn, có người chuyên giúp bạn hiểu sản phẩm. Mọi người trong công ty đều có tài liệu về cách dùng, phần mềm làm được gì và không làm được gì.

Nhược điểm lớn nhất của SaaS thường là bị khóa vào bộ tính năng và cách vận hành mà họ cùng các khách hàng khác đang dùng.

Các nhược điểm khác là quyền riêng tư dữ liệu, vì dữ liệu thường nằm ngoài công ty, thậm chí ngoài quốc gia của bạn; và bạn phụ thuộc vào sự tồn tại cùng “thiện chí” của công ty cung cấp.

Phần mềm riêng làm đúng những gì bạn cần, nâng cấp được cách vận hành. Nó có thể đặt ở nơi bạn chọn hoặc nơi luật quy định. Nó mang nhận diện thương hiệu của bạn. Bạn thường sở hữu giấy phép độc quyền. Vì bạn dùng cách làm của riêng mình mà chỉ mình bạn thấy, hoạt động bên trong được giấu kín với đối thủ. Tất cả gộp lại tạo ra lợi thế cạnh tranh.

Với phần mềm riêng, bạn phải tự xác định quy trình trên giấy tờ và qua các buổi họp, nêu rõ mức hỗ trợ và tài liệu mình cần.

Để ý là phần này không nhắc đến giá. Vì câu chuyện giá phức tạp hơn nhiều so với các cuộc tranh luận thông thường. Chúng ta sẽ dành riêng một mục cho nó.

Suy nghĩ về quyết định như thế nào

Quyết định cuối cùng xoay quanh hai câu hỏi chính.

1. Bạn có biết hoạt động của mình đang như thế nào hoặc nên như thế nào không?

Câu hỏi này khó hơn vẻ ngoài của nó. Nếu bạn đang khởi nghiệp lần đầu, bạn không biết đâu. Nếu bạn đã làm doanh nghiệp vài năm hoặc lập nhiều công ty mới, bạn có thể có ý tưởng, nhưng cách vận hành thực tế chắc vẫn khác.

Tại thời điểm này, công ty bạn đang dùng ít nhất một cách vận hành nào đó.

Nếu cách đó là bảng tính hoặc Notion, bạn đã gần với giải pháp riêng rồi. Đa số trường hợp, người ta dựng bảng tính theo đúng cách họ thật sự cần để hoàn thành công việc. Vì sớm muộn bạn cũng sẽ vượt quá khả năng của bảng tính, bạn sẽ buộc phải quyết định, và có thể lựa chọn đúng là phần mềm riêng.

Khả năng thứ hai là bạn đang dùng một giải pháp SaaS phổ biến - CRM hoặc trình quản lý công việc. Nếu mọi thứ ổn, nhân viên và đồng nghiệp làm việc trơn tru, không bị cản trở. Hãy ở lại với chính những dịch vụ đó (nếu không có lý do khác - như khó liên hệ với nhà cung cấp, bất ổn, thời gian gián đoạn ngày càng nhiều).

Ngược lại, nếu bạn đang gặp tắc nghẽn, chậm trễ, vấn đề kỹ thuật, tốt hơn hãy bắt đầu ghi lại những gì bạn cần - không chỉ vấn đề đó, mà cả những gì đang hoạt động tốt và không tốt với riêng bạn. Có thể bạn sẽ tìm được một SaaS khác hợp công ty mình hơn, nhưng song song đó, hãy có vài buổi trao đổi với các công ty làm phần mềm riêng, như LINK-V, để xem các khả năng.

Trong tình huống mỗi phòng ban chạy trên một thứ khác nhau, mỗi phòng đòi hỏi riêng, phần mềm riêng là lựa chọn hay, vì có thể làm đúng theo cách đó - hỗ trợ từng phòng ban độc lập trong khi vẫn giữ dữ liệu thống nhất cho ban lãnh đạo.

2. Hình dạng doanh nghiệp và công ty của bạn ra sao?

Bạn phải nghĩ tới số lượng nhân sự, bao nhiêu phòng ban, mỗi phòng cần gì cụ thể, bạn cung cấp loại sản phẩm hay dịch vụ nào và bao nhiêu, bạn dự tính tăng trưởng thế nào.

Một công ty ổn định với sản phẩm hoặc dịch vụ rõ ràng và tăng trưởng dự đoán được là ứng viên tốt cho cả hai hướng - quyết định khi đó sẽ phụ thuộc vào các yếu tố khác trong bài này.

Nhưng nếu công ty hoặc sản phẩm của bạn năng động - đang pivot, mở rộng sang dịch vụ mới, tái cấu trúc cách vận hành - phần mềm riêng thường trụ vững hơn. Sản phẩm SaaS được xây trên một bộ giả định cố định. Khi doanh nghiệp bạn thay đổi, những giả định đó không còn vừa nữa, và bạn buộc phải lách hoặc đổi công cụ. Hệ thống riêng thì thay đổi khi bạn cần, vì không có sản phẩm nền nào ràng buộc nó.

Về chi phí

Quan điểm phổ biến là: SaaS trả nhỏ hằng tháng, phần mềm riêng là một hóa đơn lớn trả trước cộng phí định kỳ. Điều này không hẳn đúng.

Nếu bạn cam kết hoàn toàn với SaaS, có thể bắt đầu nhỏ, nhưng nhanh chóng phình ra theo nhiều cách.

• Thông thường, dịch vụ tính tiền theo số người dùng - càng nhiều nhân viên, phí càng tăng trực tiếp.
• Dịch vụ thường chuyên một mảng, nên bạn cần nhiều dịch vụ khác nhau. Mỗi cái có quy tắc riêng.
• Khi đã có nhiều dịch vụ, bạn lại nghĩ cách tổng hợp dữ liệu để có cái nhìn ý nghĩa, và có thể phải trả tiền cho việc phát triển phần mềm cầu nối riêng.
• Nếu cần bản cập nhật chuyên biệt, chi phí thường là số tiền lớn.
• Có chi phí cho mọi trục trặc hay chậm trễ nếu phần mềm không vận hành đúng như công ty, sản phẩm hay dịch vụ của bạn cần.

Về phía phần mềm riêng, có nhiều lựa chọn tài chính. Một số phương án các công ty phần mềm đưa ra có thể bạn sẽ thấy hấp dẫn:

• Chỉ trả phí cấp phép hằng tháng - bạn trả hằng tháng cho phần mềm tùy chỉnh hoàn toàn, kèm hỗ trợ và máy chủ. Giá này bao gồm cả phát triển và dịch vụ. Đây là mô hình rất phổ biến với khách hàng của chúng tôi.
• Trả góp theo thời gian, có thể nhiều năm. Có thể có hoặc không có hóa đơn ban đầu cho một phần phát triển, và công ty phát triển đảm bảo với bạn về sự sẵn sàng của họ trong thời gian đó.
• Tất nhiên, vài hóa đơn theo mốc trong quá trình phát triển - mô hình truyền thống - hầu hết các công ty phần mềm riêng vẫn cung cấp.

Một suy nghĩ thường khiến người ta khó chịu là: nếu có chuyện gì xảy ra thì sao? Nếu công ty cung cấp hoặc làm phần mềm cho bạn phá sản, bị hack, làm rò rỉ dữ liệu? Chi phí là bao nhiêu? Phải migrate toàn bộ? Mất dữ liệu? Kiện tụng?

Nhà cung cấp SaaS thường có sẵn kế hoạch khẩn cấp, một số công khai và một số nội bộ. Với phần mềm riêng, công ty phát triển có các phương án mặc định và tùy chọn họ đề xuất, nhưng cuối cùng vẫn là những gì bạn cần và đàm phán được.

Thay đổi quyết định

Hoàn toàn khả thi và đạt được, và rất thường xứng đáng với chi phí migrate.

Bạn có thể hài lòng với một giải pháp trong nhiều năm cho tới khi vượt khỏi nó - nhân sự xoay vòng, sản phẩm thay đổi từ từ. Khi bắt đầu thấy dấu hiệu này, nên đi tìm phương án khác. Nếu không, bạn có thể mắc kẹt trong một giải pháp tệ với chi phí cho mỗi công việc ngày một tăng, trong một giải pháp dành cho công ty 10 người trong khi bạn đã lớn lên thành 100 người với nhiều phòng ban.

Như đã bàn ở mục trước, quyết định muộn hơn là một bước đi hợp lý - khi bạn đã làm việc và hiểu rõ mình cần gì. Nhưng có lẽ nó không đơn giản và rẻ. Cũng có thể không phức tạp như nghe có vẻ.

Chúng tôi sẽ bàn về migrate theo cả hai chiều. Chỉ có vài khác biệt nhỏ mà chúng tôi sẽ gợi ý trong các đoạn sau.

Về mặt kỹ thuật, migrate đòi hỏi nhiều biện pháp bảo vệ, đảm bảo kỹ thuật và kiểm thử. Dù là việc kỹ thuật, chúng tôi khuyên bạn nên cử một người đáng tin cậy trong công ty mình giám sát và xác nhận quá trình migrate, an toàn cũng như bảo mật dữ liệu cơ bản.

Bước chính là onboard nhân viên. Bạn đang thay đổi môi trường họ làm việc, thay đổi quy tắc.

Tùy quy mô công ty, có thể đơn giản như cài app mới vào máy tính và điện thoại của nhân viên, kèm một buổi họp với mọi người để giới thiệu hệ thống mới.

Chúng tôi cung cấp gì

LINK-V cung cấp đa dạng phần mềm - phát triển riêng, một số SaaS dưới thương hiệu Grace, giấy phép vĩnh viễn cho phần mềm. CRM, CMS, ứng dụng, máy chủ email và nhiều hơn nữa.

Chúng tôi chuyên về các giải pháp chất lượng cao. Cung cấp tài liệu, hỗ trợ, onboarding, phần mềm nhanh, với CEO đã làm trong ngành từ 2008.

Kết luận

Các tùy chọn SaaS dễ dùng khiến quy trình công ty trông như những quy luật phổ quát, nhưng mỗi công ty có một “mớ hỗn loạn” riêng do tổ hợp người và nhu cầu khác nhau tạo nên, và cần giải pháp khác nhau.

Giá cả không còn như xưa - SaaS đắt hơn và các studio phát triển có mô hình giá cạnh tranh.

Chúng tôi khuyên bạn nên khám phá. Hãy có một cuộc gọi hoặc buổi gặp với chúng tôi và các studio phát triển khác để biết các lựa chọn, hoặc để xác nhận quyết định trước đó của bạn.