Quy trình kinh doanh này còn phù hợp với bảng tính không?

Nếu nhóm của bạn dùng bảng tính để quyết định cần đặt mua gì, lập báo cáo hoặc lưu hồ sơ định kỳ, hãy xem công việc đó đang diễn ra như thế nào. Câu hỏi cần trả lời là mọi người có thể nhập đúng thông tin, kiểm tra kết quả và sử dụng kết quả với mức độ tin cậy mà công việc đòi hỏi hay không.

Một bảng tính phức tạp có thể làm việc đó rất tốt. Một bảng đơn giản vẫn có thể cần được xem xét. Mức độ quen thuộc, tuổi đời của bảng tính hay quy mô doanh nghiệp đều không tự quyết định được câu trả lời.

Lần theo một quyết định trong bảng tính

Hãy hình dung một doanh nghiệp nhỏ dùng bảng tính để chuẩn bị đơn đặt hàng tồn kho hằng tuần. Đây là ví dụ được dựng lên. Bảng tổng hợp số lượng tồn kho, đơn hàng của khách và những lô hàng đang trên đường giao. Một quản lý vận hành xem lại số lượng được đề xuất trước khi có người đặt hàng.

Chọn một mặt hàng và nhờ nhóm giải thích số lượng đặt hàng được đề xuất đã được tính ra như thế nào. Số liệu tồn kho lấy từ đâu? Được ghi nhận khi nào? Ai nhập những đơn hàng chưa giao? Người xem lại đề xuất có nhìn thấy cùng phiên bản với người sẽ đặt hàng không?

Hãy xem tiếp những gì diễn ra sau phép tính. Ai có thể thay đổi đề xuất, và ai quyết định đề xuất đã sẵn sàng để sử dụng? Mọi người sẽ phát hiện một lô hàng bị thiếu hoặc một số liệu được nhập hai lần bằng cách nào? Nếu người tạo bảng tính vắng mặt, ai có thể giải thích và thực hiện thay đổi cần thiết?

Cũng cần hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu kết quả sai. Mua thừa vài cây bút có hậu quả khác với đặt một linh kiện đắt tiền không thể trả lại. Mức độ chú ý dành cho bảng tính nên tương xứng với công việc mà nó hỗ trợ.

Mô tả điều bạn phát hiện trước khi chọn cách xử lý

Việc xem xét có thể cho thấy bảng tính và quy trình xung quanh đã đáp ứng nhu cầu. Đó là một kết quả hữu ích. Hãy tiếp tục cách làm này và bảo đảm có người chịu trách nhiệm duy trì nó.

Nếu phát hiện vấn đề, hãy mô tả chính xác điều đã xảy ra. Trong ví dụ đặt hàng, có thể số liệu đã sửa nằm trong bảng tính hiện tại nhưng người đặt hàng lại dùng một bản cũ. Điều đó cho thấy vấn đề về phiên bản. Tuy vậy, chưa thể kết luận nguyên nhân là hướng dẫn chưa rõ, cách chia sẻ tệp hay giới hạn của thiết lập hiện tại.

Cách xử lý có thể đơn giản là thống nhất nơi lưu bản hiện hành và cách mọi người truy cập. Hướng dẫn của GOV.UK về tạo và chia sẻ bảng tính đề cập đến việc nêu rõ mục đích, đặt tên dễ hiểu và ghi thông tin phiên bản, đồng thời tìm hiểu cách môi trường lưu trữ quản lý các phiên bản. Hãy kiểm tra cách lưu trữ và chia sẻ của chính bạn trước khi dựa vào chúng.

Những điểm thiếu khác có thể cần tách rõ hơn thông tin do người dùng nhập khỏi kết quả được tính, kiểm tra giá trị đầu vào, hướng dẫn ngắn hoặc nhờ một người có năng lực khác rà soát. Hãy chọn thay đổi giải quyết đúng điều đã phát hiện. Nếu các ô nhập liệu gây nhầm lẫn, hãy làm chúng rõ ràng hơn.

Tách riêng việc ngăn sửa nhầm và việc kiểm soát quyền truy cập

Với Excel, Microsoft phân biệt bảo vệ tệp, sổ tính và trang tính. Bảo vệ trang tính có thể ngăn sửa các ô đã khóa; Microsoft cho biết tính năng này không nhằm mục đích bảo mật.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp cần hạn chế quyền truy cập một số hồ sơ, hãy xem xét cài đặt truy cập và chia sẻ thực tế trong hệ thống bạn dùng. Khóa ô hoặc ẩn trang tính không bảo đảm tính bảo mật. Bảo vệ công thức cũng không xác định ai có quyền duyệt đơn hàng. Hãy kiểm tra cách từng yêu cầu được đáp ứng trong thực tế.

Thử với một ví dụ an toàn

Bạn có thể tìm hiểu được nhiều điều mà không cần thử nghiệm trên đơn hàng thật. Hãy tạo một bản sao đại diện riêng với dữ liệu giả định. Ghi lại kết quả mong đợi trước khi thử và nhờ một người có năng lực khác kiểm tra kết quả.

Trong ví dụ tồn kho, trước tiên hãy thử một số liệu tồn kho và đơn hàng đơn giản. Sau đó sửa một dữ liệu đầu vào và xem đề xuất có thay đổi đúng như mong đợi không. Thử một giá trị bất thường, chẳng hạn số lượng tồn kho âm, rồi xem bảng tính hoặc người kiểm tra có phát hiện và biết cách xử lý không.

Hãy kiểm tra cả việc bàn giao. Người kiểm tra có tìm được đúng phiên bản và hiểu kết quả không? Người khác ngoài người tạo bảng có giải thích được phép tính không? Nếu bạn đã thay đổi bảng tính hoặc quy trình, hãy kiểm tra lại những bước bị ảnh hưởng.

Chọn bước tiếp theo dựa trên điểm còn thiếu

Đến đây, bạn nên có thể giải thích quyết định một cách cụ thể cho những người trực tiếp làm công việc:

Ví dụ, bạn có thể cần lưu lại phê duyệt cho từng đơn hàng và liên kết đơn hàng với hồ sơ tồn kho. Hãy xác định liệu các công cụ hiện tại có thể đáp ứng yêu cầu đó theo cách nhóm sử dụng ổn định hay không. Nếu không, bạn đã có một yêu cầu cụ thể để đánh giá trong ứng dụng khác.

Ngay cả khi hồ sơ vận hành sau này được chuyển sang nơi khác, bảng tính vẫn có thể hữu ích cho việc phân tích. Hãy quyết định mỗi phần công việc nên nằm ở đâu dựa trên yêu cầu của nó. Giữ lại bảng tính sau khi cân nhắc kỹ cũng là một kết quả hoàn toàn phù hợp.