Hãy bắt đầu bằng một công việc nhân viên cần hoàn thành. Nêu điều gì khởi đầu công việc, ai phụ trách, kết quả tốt trông như thế nào và khó khăn xuất hiện ở đâu. Nhờ đó, bạn có điều cụ thể để trao đổi với người phát triển phần mềm, ngay cả khi chưa biết nên xây dựng gì.
“Chúng tôi cần hệ thống đặt chỗ tốt hơn” là một điểm khởi đầu hoàn toàn hợp lý. Câu hỏi tiếp theo là điều gì xảy ra khi có người muốn đặt chỗ.
Trước buổi trao đổi đầu tiên với người phát triển phần mềm, hãy mô tả một công việc từ lúc nhận yêu cầu đến khi có kết quả. Đừng bỏ qua phần khó xử lý. Bạn có thể dùng ngôn ngữ thường ngày, dù chưa biết phần mềm nên được xây dựng ra sao.
Hãy hình dung một công ty đào tạo giả định. Một khách hàng gửi email xin hai chỗ trong một khóa học. Người điều phối kiểm tra chỗ trống, trả lời khách và ghi nhận lượt đăng ký. Nếu khóa học đã đủ người, cần có người quyết định phương án khác để đề nghị.
Như vậy là đủ để bắt đầu một bản mô tả hữu ích. Câu “Xây một cổng thông tin có bảng điều khiển” lại để người phát triển phải tự đoán nhiều điều hơn: ai sử dụng, họ cần hoàn tất việc gì và khi nào một lượt đăng ký được tính là xong.
Hướng dẫn của Chính phủ Anh về việc hiểu vấn đề trước khi xây dựng dịch vụ khuyên tìm hiểu người dùng, toàn bộ hành trình của họ và các giới hạn. Quy trình phát triển dịch vụ công trong hướng dẫn này gắn với bối cảnh riêng. Với công ty đào tạo trong ví dụ, câu hỏi mở đầu đơn giản là: cần làm gì để khách hàng này có chỗ trong khóa học?
Hãy nhờ người đang làm công việc đó kể lại từng bước của một trường hợp gần đây. Ghi những gì bạn đã quan sát. Sau đó mô tả điều bạn muốn thay đổi. Với công ty giả định, ghi chú có thể như sau:
Người điều phối kiểm tra bảng tính khóa học, trả lời bằng email và ghi lượt đăng ký đã được chấp nhận vào lịch. Trong ví dụ này, một chỗ đã được đề nghị trong khi vẫn đang chờ phản hồi cho một yêu cầu khác.
Người điều phối cần thấy những yêu cầu vẫn chưa được trả lời và quyết định có đề nghị một chỗ hay không. Chúng ta vẫn cần thống nhất khi nào một chỗ được tính là đã có người.
Phần đầu mô tả cách làm hiện tại. Phần sau đề xuất thay đổi và nêu rõ một quyết định còn bỏ ngỏ. Sự phân biệt này quan trọng khi nhân viên có cách làm khác nhau: một người có thể giữ chỗ trong lúc chờ khách trả lời, còn người khác vẫn để chỗ đó cho người khác đăng ký. Hãy ghi lại cả hai cách trước khi yêu cầu người phát triển biến một cách thành quy tắc.
Với yêu cầu đăng ký khóa học, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:
Đây là ghi chú đề xuất cho ví dụ, không phải quy tắc chung của mọi công ty đào tạo. Hãy hỏi “lượt đăng ký được thống nhất” có nghĩa gì trong công ty bạn. Chỗ được tính là đã có người khi đưa ra đề nghị, khi khách đồng ý hay khi thanh toán? Một câu hỏi được ghi rõ sẽ dễ cùng nhau giải quyết.
Hãy thêm ví dụ nhỏ với dữ liệu tự đặt: Khóa A ngày 12 tháng 5 còn một chỗ; Yêu cầu B muốn hai chỗ. Nêu kết quả bạn mong đợi và ai là người quyết định. Khi đó, người phát triển có thể hỏi về một trường hợp cụ thể.
Hãy dùng tên và hồ sơ tự đặt khi chúng giúp giải thích công việc. Với ví dụ thực, chỉ chia sẻ những gì bạn được phép chia sẻ, bỏ chi tiết cá nhân hoặc bí mật không cần thiết và thống nhất cách cung cấp phù hợp.
Yêu cầu: người điều phối phải xem được những yêu cầu vẫn đang chờ trả lời. Nêu lý do: nếu không, sẽ có người phải lục hộp thư dùng chung để tìm công việc còn dang dở.
Ý tưởng cần bàn: khách hàng có thể tự chọn ngày học khác. Hãy giữ đây là một khả năng cho đến khi đã xem xét công việc cần làm và ai sẽ được lợi.
Câu hỏi còn mở: khi nào cần giữ một chỗ và ai có quyền bỏ giữ chỗ? Hãy chỉ rõ người quản lý đào tạo có thể quyết định, thay vì để người phát triển âm thầm chọn một quy tắc kinh doanh.
Hãy nêu cả những giới hạn thực tế. Có thể công ty phải tiếp tục dùng lịch hiện tại, chỉ một số nhân viên được xem thông tin khách hàng, hoặc một khóa học cụ thể phải được hỗ trợ trước ngày đã biết. Nêu giới hạn nào là bắt buộc và vì sao. Nếu ngày hoàn thành hoặc ngân sách mới là mong muốn, hãy ghi rõ như vậy.
“Dễ dùng hơn” cần một ví dụ. Ở công ty này, người điều phối cần theo dõi được yêu cầu cho đến khi có câu trả lời và tìm được mọi yêu cầu còn chờ xử lý. Hãy dùng trường hợp đăng ký thông thường và trường hợp chỉ còn một chỗ để trao đổi về điều sản phẩm hoàn thành cần thể hiện.
Bạn cũng có thể ghi một vấn đề hiện tại muốn đo lường, chẳng hạn nhân viên phải tìm yêu cầu chưa được trả lời trong nhiều công cụ thường xuyên đến mức nào. Nêu điều đã quan sát và điều cần kiểm tra thêm. Chỉ thống nhất mục tiêu sau khi xác định được mốc để so sánh.
Hãy đưa bản mô tả cho những người thực hiện công việc xem trước khi gửi đi. Họ có thể chỉ ra một bước còn thiếu hoặc giải thích vì sao cách rút ngắn tưởng như hợp lý lại gây rắc rối. Giữ các câu hỏi chưa giải quyết trong tài liệu và chỉ định người chịu trách nhiệm trả lời từng câu.
Chúng tôi phát triển phần mềm doanh nghiệp theo yêu cầu. Nếu muốn trao đổi về dự án với chúng tôi, hãy mang theo một công việc như ví dụ này: hiện đang diễn ra thế nào, bạn muốn thay đổi gì, một trường hợp cụ thể và những câu hỏi còn lại. Sau đó, chúng ta có thể bàn về phạm vi và điều khoản thương mại dựa trên công việc. Bản mô tả mở đầu cuộc trao đổi; việc tìm hiểu kỹ thuật và thiết kế giải pháp vẫn cần được thực hiện.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách mô tả công việc, những người thực hiện, công cụ họ dùng và kết quả cần đạt. Thiết kế kỹ thuật có thể thực hiện sau khi tìm hiểu công việc. Nếu biết một giới hạn kỹ thuật có thật, hãy ghi lại và giải thích vì sao nó quan trọng.
Hãy mô tả những cách bạn thực sự quan sát được và hỏi người liên quan vì sao có sự khác biệt. Nêu rõ khác biệt nào là cần thiết và khác biệt nào vẫn cần quyết định. Chỉ định người có thể đưa ra quyết định đó.
Hãy ghi câu hỏi, những gì đã biết và ai có thể giúp trả lời. Ví dụ: “Khi nào một chỗ trong khóa học được tính là đã có người: khi đề nghị, khi khách chấp nhận hay khi thanh toán?” Tách câu hỏi này khỏi các yêu cầu đã thống nhất.
Bản tin gần nhất: kiếm nhiều hơn từ website hoặc app thu phí bạn đã sở hữu.
Bản trước đó: cách nhận ra những điều nhảm nhí về AI so với câu chuyện thành công thật.
Bạn quan tâm chứ?
Hằng tuần Hoặc cho chúng tôi biết, chúng tôi sẽ điều chỉnh theo ý bạn. Nghe ổn chứ?
