Trước khi đổi phần mềm doanh nghiệp, hãy thử xuất dữ liệu một lần
Trước khi đổi phần mềm doanh nghiệp, hãy thử xuất một lượng dữ liệu nhỏ và kiểm tra các bản ghi, mối liên kết và tệp mà mọi người cần. Nếu đã chọn phần mềm thay thế, hãy xác nhận rằng họ có thể sử dụng dữ liệu trong hệ thống đó.
Trước khi duyệt việc đổi phần mềm, hãy cùng những người phụ trách hệ thống thử xuất một lượng dữ liệu nhỏ. Thống nhất thông tin nào cần được chuyển sang và người dùng cần làm gì với thông tin đó. Mở được tệp chỉ cho thấy tệp có thể đọc. Bạn vẫn cần kiểm tra dữ liệu nào đã được xuất và người dùng có thể thực hiện công việc đã thống nhất hay không.
Chọn các bản ghi đại diện cho công việc thực tế
Hãy hình dung một công ty dịch vụ chuyển hồ sơ khách hàng. Trong ví dụ giả định này, hồ sơ C-104 thuộc về Žáček Studio, tổ chức O-27. Trạng thái là “Đang chờ phê duyệt”, ước tính là €1,250.75 và lịch sử ghi nhận một đề xuất đã chỉnh sửa được gửi ngày 14 tháng 10. Đề xuất được đính kèm.
Người dùng tương lai cần tìm hồ sơ dưới đúng tổ chức, hiểu việc gì đang chờ xử lý, đọc cập nhật có ngày tháng và mở đề xuất. Nhờ vậy, người quản lý và nhân viên kỹ thuật có những mục cụ thể để kiểm tra. Số lượng bản ghi trùng khớp vẫn có thể bỏ sót hồ sơ được liên kết nhầm tổ chức hoặc số tiền bị hiểu sai.
Hãy chọn một tập dữ liệu nhỏ nhưng tiêu biểu, bao gồm các mối liên kết, giá trị, tệp và lịch sử cần thiết cho công việc đã thống nhất. Không phải mục đích nào cũng cần mọi trường dữ liệu cũ. Hãy dùng dữ liệu tổng hợp hoặc dữ liệu đã được giảm thiểu phù hợp mà bạn được phép sử dụng, trong môi trường biệt lập. Bảo vệ bản sao đã xuất và tắt thông báo cũng như thao tác trực tiếp. Không đưa dữ liệu xuất bảo mật vào công cụ chuyển đổi hoặc công cụ AI chưa được phê duyệt.
Kiểm tra nội dung thực tế của dữ liệu xuất
Đề nghị nhân viên kỹ thuật xác định cách xuất được hỗ trợ, định dạng, quyền truy cập và các phiên bản hoặc điều kiện gói dịch vụ có liên quan. Kiểm tra mã định danh và cách hệ thống đích diễn giải số tiền, ngày tháng, trạng thái và mối liên kết. CSV có thể phù hợp với công việc đã thống nhất; chỉ mở được tệp không chứng minh toàn bộ quá trình chuyển đổi sẽ thành công.
Liên kết đến tệp đính kèm và tài liệu đã lưu cần được kiểm tra riêng. Bạn có thể tải chính tệp đó không, và hệ thống đích có gắn tệp với đúng bản ghi không?
Tài liệu về tệp đính kèm của Airtable đưa ra một ví dụ hữu ích. Liên kết xem cần quyền truy cập, còn liên kết tải xuống sẽ hết hạn. Tài liệu khuyến nghị tải tệp đính kèm từ các liên kết trong CSV đã xuất trước khi chúng hết hạn. Vì vậy, URL trong bảng tính không đồng nghĩa với việc đã lưu giữ tài liệu. Hãy kiểm tra cách xuất của nhà cung cấp bạn dùng, đừng cho rằng mọi hệ thống đều hoạt động như vậy.
Các định dạng xuất khác cũng có giới hạn riêng. Tài liệu xuất dự án của GitLab mô tả nội dung và các mục bị loại trừ tùy theo phiên bản, đồng thời cảnh báo không dùng tệp xuất dự án làm bản sao lưu. Ví dụ hỗ trợ về tệp tải lên cho thấy cách xuất rất quan trọng: quá trình xuất có thể hoàn tất khi loại trừ tệp tải lên, khiến tệp đính kèm bị thiếu. Tải riêng các tệp đó cũng không tạo thành gói dự án có thể nhập.
Thử công việc trên hệ thống đích
Nếu đã chọn phần mềm thay thế, hãy để nhân viên kỹ thuật được ủy quyền thử nhập dữ liệu theo cách được hỗ trợ và an toàn. Sau đó, nhờ người dùng tương lai thực hiện công việc đã thống nhất bằng tài khoản được cấp quyền của chính họ. Với hồ sơ ví dụ, hãy kiểm tra cùng lúc mối liên kết tổ chức, trạng thái, số tiền, lịch sử có ngày tháng và tệp đề xuất thực tế.
Nếu chưa chọn hệ thống đích, bạn vẫn có thể xác định dữ liệu xuất gồm những gì. Hãy ghi rõ rằng khả năng tương thích với phần mềm thay thế vẫn chưa được chứng minh.
Một mẫu thử thành công chỉ chứng minh mẫu đó hoạt động trong những điều kiện ấy. Điều đó không chứng minh mọi bản ghi sẽ được chuyển chính xác, mọi trường hợp bất thường đều được xử lý hay hiệu năng đáp ứng khi chuyển toàn bộ dữ liệu. Bản ghi đã xuất cũng không tự chuyển theo quy trình nghiệp vụ, tích hợp, quy tắc truy cập, thông tin xác thực, sự đồng ý hoặc giấy phép.
Ghi rõ quyết định
Hãy lưu một bản ghi ngắn về loại bản ghi và khoảng thời gian đã chọn, thông tin cần thiết, cách xuất và nhập cùng phiên bản nguồn và đích, các bước kiểm tra, mục bị loại trừ và người chịu trách nhiệm xử lý từng vấn đề còn tồn đọng. Một thiếu sót có thể cần ánh xạ dữ liệu, một phương thức được hỗ trợ khác, tải tệp riêng, một bước di chuyển có phạm vi rõ ràng hoặc chấp nhận giới hạn đó.
Hãy cân nhắc công sức này so với giá trị của việc tiếp tục sử dụng, như hướng dẫn của Chính phủ Anh về tình trạng phụ thuộc công nghệ khuyến nghị trong bối cảnh điện toán đám mây. Phát hiện giới hạn không tự động có nghĩa là cần đổi nhà cung cấp. Hãy xác minh việc chuyển dữ liệu cần thiết và điều kiện tiếp tục truy cập trước khi hủy dịch vụ hoặc xóa dữ liệu.
Nếu cần trợ giúp chuyển một số bản ghi cụ thể, dịch vụ di chuyển dữ liệu của chúng tôi là nơi bạn có thể trao đổi về hệ thống nguồn, hệ thống đích và thông tin cần được chuyển sang. Phạm vi, giá và mọi cam kết được thống nhất theo từng công việc.
Câu hỏi về việc xuất dữ liệu phần mềm
Mở được CSV có chứng minh rằng chúng tôi có thể chuyển đổi không?
Điều đó chỉ chứng minh tệp có thể đọc. Hãy kiểm tra thông tin cần thiết và, nếu đã chọn hệ thống đích, thử nhập dữ liệu theo cách được hỗ trợ cũng như để người dùng thực hiện công việc.
Liên kết đến tệp đính kèm có giống như tệp đã lưu không?
Không. Liên kết có thể hết hạn hoặc yêu cầu quyền truy cập. Hãy xác minh rằng bạn tải được chính tệp đó và biết cách hệ thống đích liên kết tệp với bản ghi.
Dữ liệu xuất có thể thay thế bản sao lưu không?
Đừng mặc định là có. Hãy kiểm tra mục đích được tài liệu mô tả và những gì phương thức xuất loại trừ. GitLab nêu rõ không nên dùng dữ liệu xuất dự án làm bản sao lưu.
Nếu chúng tôi chưa chọn hệ thống mới thì sao?
Hãy kiểm tra nội dung dữ liệu xuất và ghi lại giới hạn. Khả năng tương thích với hệ thống đích vẫn chưa được chứng minh cho đến khi bạn kiểm tra phần mềm thay thế dự kiến.