SaaS oder Custom Software – keine leichte Entscheidung

Die Begriffe kurz erklärt

SaaS, also Software-as-a-Service, bedeutet fertige Software: Du legst entweder selbst ein Konto an und legst los, oder das Vertriebsteam des Anbieters führt dein Unternehmen ein, richtet alles ein, und dann startet ihr.

Custom Software ist eine Lösung, die genau auf deinen Anwendungsfall und deine Anforderungen zugeschnitten ist und ausschließlich an dich lizenziert wird (sofern nichts anderes vereinbart wurde).

Allgemeine Vor- und Nachteile

SaaS ist meist einfacher und schneller produktiv einsetzbar – egal, ob du ein frisches Unternehmen gründest oder einen langjährigen Konzern migrierst. Es gibt Handbücher, Tutorials und Mitarbeitende beim Anbieter, deren Job es ist, das Produkt verständlich zu machen. Jeder in deinem Unternehmen findet Material dazu, wie das Programm funktioniert und was es kann oder nicht kann.

Der größte Nachteil von SaaS ist meistens ein Lock-in in einen festen Funktionsumfang und in Prozesse, die der Anbieter und seine anderen Kunden so eingespielt haben.

Weitere Punkte: Datenschutz, denn die Daten liegen in der Regel außerhalb deines Unternehmens und teils sogar außerhalb des Landes. Und du bist auf die Existenz und das „gute Verhalten“ des Betreibers angewiesen.

Individuell entwickelte Software macht genau das, was du brauchst, und stärkt deine Abläufe. Sie läuft an dem Ort, den du wählst oder den das Gesetz vorschreibt. Sie trägt deine Designidentität. Du hast normalerweise eine exklusive Lizenz. Da du deine eigenen Methoden nutzt, die nur du siehst, bleiben deine internen Abläufe für die Konkurrenz unsichtbar. In Summe verschafft dir das einen Wettbewerbsvorteil.

Bei Custom Software liegt es allerdings an dir, alle Prozesse auf Papier und in Meetings zu definieren und festzulegen, welches Maß an Support und Dokumentation du brauchst.

Auffällig: In diesem Abschnitt fehlt der Preis. Das liegt daran, dass das Thema deutlich nuancierter ist, als die übliche Diskussion suggeriert. Wir widmen ihm einen eigenen Abschnitt.

Wie du an die Entscheidung herangehst

Die Entscheidung läuft auf zwei zentrale Fragen hinaus.

1. Weißt du, wie dein Betrieb aussieht oder aussehen sollte?

Das ist wahrscheinlich schwieriger zu beantworten, als es klingt. Wenn du dein erstes Unternehmen gründest, weißt du es nicht. Wenn du seit ein paar Jahren ein Unternehmen führst oder neue Firmen aufbaust, hast du vielleicht eine Vorstellung – arbeitest aber wahrscheinlich trotzdem anders, als du denkst.

Aktuell nutzt dein Unternehmen mindestens eine Arbeitsweise.

Wenn diese Methode Spreadsheets oder Notion ist, bist du der Custom-Lösung schon ziemlich nahe. Meistens bauen sich Leute Tabellen genau so, wie sie sie wirklich brauchen, um die Arbeit ordentlich zu erledigen. Da du Spreadsheets über kurz oder lang sicher entwächst, wirst du irgendwann entscheiden müssen – und die Antwort kann durchaus Custom Software heißen.

Zweite Variante: Du nutzt eine gängige SaaS-Lösung – ein CRM oder einen Task-Manager. Wenn alles zu deiner Zufriedenheit läuft und Mitarbeitende ihre Arbeit ohne Blockaden erledigen, bleib genau bei diesen Diensten (sofern nicht andere Gründe dagegensprechen – Kommunikation mit dem Anbieter, Instabilität, häufige Ausfälle).

Umgekehrt: Wenn du Blockaden, Verzögerungen oder technische Probleme erlebst, schreib lieber auf, was du brauchst – nicht nur das eine konkrete Problem, sondern was bei dir funktioniert und was nicht. Vielleicht findest du ein anderes SaaS, das viel besser passt – aber führe parallel ein paar Gespräche mit Anbietern für Custom Software wie LINK-V, um die Möglichkeiten auszuloten.

Wenn jede Abteilung auf etwas anderem läuft und jeweils eigene Anforderungen hat, ist Custom Software eine gute Wahl: Sie lässt sich so bauen, dass jede Abteilung individuell unterstützt wird und das Management trotzdem einheitliche Daten bekommt.

2. Wie sieht dein Geschäft und dein Unternehmen aus?

Denk über Mitarbeiterzahlen nach, über die Anzahl der Abteilungen, deren konkrete Anforderungen, welche Produkte oder Dienstleistungen du anbietest und wie viele – und wie du wachsen willst.

Ein stabiles Unternehmen mit klar definiertem Produkt oder Service und vorhersehbarem Wachstum ist für beide Wege ein guter Kandidat – die Entscheidung hängt dann an den anderen Faktoren in diesem Artikel.

Wenn dein Unternehmen oder dein Produkt dagegen dynamisch ist – Pivots, neue Services, Umbauten im Betrieb – hält Custom Software meist besser mit. SaaS-Produkte basieren auf festen Annahmen. Bewegt sich dein Geschäft, passen diese Annahmen irgendwann nicht mehr, und du baust Workarounds oder wechselst das Tool. Ein individuelles System ändert sich, wenn du es brauchst, denn es muss sich keinem darunterliegenden Produkt unterordnen.

Zu den Kosten

Die gängige Sichtweise: SaaS bedeutet kleine monatliche Beträge, Custom eine große Anfangsrechnung plus laufende Gebühren. Das stimmt so nicht zwangsläufig.

Wer voll auf SaaS setzt, startet vielleicht klein, wächst aber schnell – auf mehreren Ebenen.

• Üblich ist die Abrechnung pro Seat – mehr Mitarbeitende, direkt mehr Gebühren.
• Dienste spezialisieren sich oft, also brauchst du mehrere unterschiedliche Tools. Jedes mit eigenen Regeln.
• Sobald du mehrere Tools nutzt, willst du eine sinnvolle Gesamtsicht auf alle Daten – und zahlst am Ende doch für die individuelle Entwicklung einer Brücken-Software.
• Brauchst du ein spezielles Update, sind das meist große Summen.
• Jeder Hänger oder jede Verzögerung kostet, wenn die Software nicht exakt so läuft, wie dein Unternehmen, Produkt oder Service es verlangt.

Auf der Custom-Seite gibt es bei der Finanzierung mehrere Wege. Einige der Modelle, die Softwarehäuser anbieten, sind ziemlich attraktiv:

• Nur eine monatliche Lizenzgebühr – du zahlst monatlich für vollständig individuelle Software, Support und Server. Der Preis deckt Entwicklung und Betrieb ab. Bei unseren Kunden ist dieses Modell sehr beliebt.
• Zahlungen über einen längeren Zeitraum, teils über Jahre. Manchmal gibt es eine Anfangsrechnung für einen Teil der Entwicklung, und das Entwicklerunternehmen garantiert dir seine Verfügbarkeit über den Zeitraum.
• Natürlich gibt es auch das klassische Modell mit ein paar Meilensteinrechnungen während der Entwicklung – das bietet so gut wie jedes Custom-Software-Haus.

Ein unangenehmer, aber wichtiger Gedanke: Was bleibt dir, wenn etwas passiert? Was, wenn der Anbieter pleitegeht, gehackt wird oder deine Daten leakt? Was kostet das? Eine komplette Migration? Datenverlust? Ein Rechtsstreit?

SaaS-Anbieter haben meist vorgefertigte Notfallpläne, manche öffentlich, manche intern. Bei Custom Software bringen Entwickler-Firmen Standards und Optionen mit – am Ende ist es aber genau das, was du brauchst und aushandelst.

Die Entscheidung später ändern

Das ist möglich, machbar – und sehr oft sind die Migrationskosten es wert.

Eine Lösung kann jahrelang perfekt passen, bis du ihr entwächst – Personal wechselt, dein Angebot verändert sich schleichend. Wenn du erste Anzeichen siehst, lohnt es sich, dich nach Alternativen umzusehen. Sonst sitzt du in einer schlechten Lösung fest, in der jede Aufgabe teurer wird – in einem System für 10-Personen-Firmen, während du auf 100 Mitarbeitende mit mehreren Abteilungen gewachsen bist.

Wie im vorigen Abschnitt beschrieben: Die Entscheidung später zu treffen, ist absolut vernünftig – wenn du erst arbeitest und herausfindest, was du brauchst. Es ist dann aber wahrscheinlich nicht so einfach und günstig. Es muss aber auch nicht so kompliziert sein, wie es klingt.

Wir sprechen hier über Migrationen in beide Richtungen. Die Unterschiede sind nur klein, wir deuten sie in den folgenden Absätzen an.

Technisch erfordert eine Migration viele Absicherungen, technische Zusagen und Tests. Auch wenn es technische Arbeit ist, empfehlen wir, eine verlässliche Person aus dem eigenen Team damit zu beauftragen, Migration, Sicherheit und grundlegenden Datenschutz zu überwachen und zu verifizieren.

Der Hauptschritt ist das Onboarding deiner Mitarbeitenden. Du veränderst ihre Arbeitsumgebung und die Spielregeln.

Je nach Unternehmensgröße kann das so einfach sein wie eine neue App auf den Rechnern und Telefonen der Mitarbeitenden zu installieren und in einem Meeting das neue System vorzustellen.

Was wir anbieten

LINK-V bietet eine Bandbreite an Software – individuelle Entwicklung, einige SaaS-Produkte unter dem Namen Grace und unbefristete Software-Lizenzen. CRM, CMS, Apps, E-Mail-Server und mehr.

Wir spezialisieren uns auf hochwertige Lösungen. Du bekommst Dokumentation, Support, Onboarding und schnelle Software – mit einem CEO, der seit 2008 in diesem Bereich aktiv ist.

Fazit

Einsteigerfreundliche SaaS-Angebote lassen Unternehmensprozesse wie universelle Regeln wirken – tatsächlich hat aber jedes Unternehmen sein eigenes „Chaos“ aus einer einzigartigen Kombination von Menschen und braucht andere Lösungen.

Das Pricing ist nicht mehr wie früher: SaaS wird teurer, und Entwicklerstudios bieten konkurrenzfähige Preismodelle.

Wir empfehlen, dich umzusehen. Vereinbare ein Telefonat oder Meeting mit uns und mit anderen Entwicklerstudios, um Optionen zu prüfen oder deine bisherige Entscheidung zu bestätigen.