Báo giá phần mềm đặt làm riêng là mức giá cho một phạm vi công việc cụ thể. Để so sánh hai báo giá, bạn cần biết mỗi báo giá bao gồm những gì, nhóm của bạn phải cung cấp những gì và điều gì vẫn chưa rõ. Không có một mức giá chung nào có thể trả lời những câu hỏi đó cho doanh nghiệp của bạn.
Hai báo giá có thể mô tả hai công việc khác nhau
Hãy hình dung bạn yêu cầu hai nhà cung cấp làm một hệ thống để nhân viên gửi yêu cầu và người quản lý phê duyệt. Cả hai đề xuất đều có thể gọi đó là “hệ thống yêu cầu nội bộ”. Nhưng đọc kỹ hơn, bạn có thể thấy phạm vi công việc rất khác nhau.
Các đề xuất sau đây chỉ là ví dụ giả định. Chúng cho thấy phạm vi ảnh hưởng đến việc so sánh như thế nào, không gợi ý một mức giá hay mô tả dự án của khách hàng LINK-V.
Đề xuất A: gửi, phê duyệt, xuất dữ liệu
Nhân viên gửi yêu cầu. Người quản lý phê duyệt. Một người xuất các yêu cầu đã duyệt và nhập chúng vào hệ thống doanh nghiệp hiện có. Nhóm của bạn cung cấp dữ liệu ban đầu đã được làm sạch và sắp xếp nơi vận hành phần mềm.
Đề xuất B: xử lý nhiều bước hơn trong quy trình
Nhân viên có thể sửa yêu cầu bị từ chối rồi gửi lại. Người dùng ở các vai trò khác nhau xem được những thông tin khác nhau. Yêu cầu đã duyệt được chuyển sang hệ thống hiện có thông qua kết nối. Đề xuất cũng bao gồm việc kiểm tra dữ liệu nhập theo thỏa thuận, triển khai và một thỏa thuận hỗ trợ được xác định rõ.
Nếu A có giá thấp hơn, lý do có thể đơn giản là ít việc hơn. Đó có thể chính là điều bạn cần nếu việc xuất dữ liệu thủ công là phù hợp và nhóm của bạn có thể vận hành phần mềm. Nếu doanh nghiệp cần tất cả những gì được mô tả trong B, hãy so sánh chi phí bổ sung phần việc còn thiếu vào A.
Câu hỏi nên đặt ra trước tiên là: mọi người cần hoàn thành những việc gì bằng phần mềm này? Sau đó, hãy kiểm tra xem mỗi đề xuất có đáp ứng được điều đó không.
Xem xét công việc ngoài quy trình thuận lợi nhất
“Người quản lý phê duyệt yêu cầu” nghe có vẻ đơn giản. Nhưng nếu yêu cầu thiếu thông tin thì sao? Người quản lý có thể trả lại kèm nhận xét không? Ai có thể sửa yêu cầu và có cần người xem được lịch sử của nó không?
Câu trả lời cho những câu hỏi này xác định công việc cần được xây dựng và kiểm thử. Chỉ đếm số màn hình không cho biết khối lượng công việc. Số người dùng cũng vậy: nhiều người có thể dùng chung một vai trò đơn giản, còn một nhóm nhỏ hơn có thể cần nhiều quyền hạn và bước quyết định khác nhau.
Hãy xem cả những điểm mà phần mềm mới phải kết nối với hệ thống khác. Việc kết nối với hệ thống hiện có cần một cách trao đổi thông tin đã được thống nhất. Dữ liệu cũ có thể phải được làm sạch hoặc kiểm tra trước khi nhập. Người dùng có thể cần phần mềm hoạt động trên nhiều thiết bị. Mỗi yêu cầu đều có thể thay đổi phạm vi công việc được báo giá.
Với mỗi điều chưa rõ, hãy hỏi ai sẽ tìm câu trả lời, họ cần thông tin hoặc quyền truy cập gì, và khi nào kết quả sẽ làm thay đổi ước tính hoặc đòi hỏi quyết định. “Để sau giải quyết” khiến cả công việc lẫn mức giá đều chưa được xác định.
Tài liệu của GOV.UK về cách hiểu vấn đề trước khi xây dựng đưa ra một cách tiếp cận hữu ích: tìm hiểu người dùng, toàn bộ quy trình, các ràng buộc và những giả định có rủi ro. Áp dụng vào báo giá, điều này có nghĩa là tìm hiểu đủ sâu những phần khó để mô tả rõ nội dung đề xuất. Quy trình của chính phủ không phải là khuôn mẫu bắt buộc cho dự án tư nhân.
Hỏi rõ con số trong báo giá cam kết điều gì
Ước tính ban đầu và mức giá đã thỏa thuận cho một công việc được xác định rõ trả lời hai câu hỏi khác nhau. Đề xuất cần thể hiện rõ sự khác biệt đó.
Ước tính ban đầu
Dự kiến chi phí dựa trên những thông tin hiện có. Hãy đọc các giả định đi kèm. Hỏi những gì còn cần tìm hiểu và khi nào ước tính sẽ được xem xét lại.
Cam kết với phạm vi và giá cố định
Mức giá gắn với công việc và điều kiện đã thỏa thuận. Kiểm tra các hạng mục bàn giao, phần loại trừ, trách nhiệm của bạn và tiêu chí hoàn thành.
Quyết định về thay đổi
Quyết định đối với công việc khác với thỏa thuận. Hãy hỏi tác động đến giá, tiến độ và việc nghiệm thu sẽ được giải thích và thống nhất như thế nào trước khi thực hiện thay đổi.
Đây là những cách phân biệt thực tế để đọc đề xuất, không phải định nghĩa pháp lý. Các dự án có thể dùng những hình thức thỏa thuận thương mại khác nhau. Hướng dẫn về hợp đồng của GOV.UK nêu ra nhiều cách tiếp cận và giải thích vì sao thông tin chưa đầy đủ ảnh hưởng đến việc lựa chọn. Hướng dẫn này không đưa ra một loại hợp đồng duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Đặt các đề xuất cạnh cùng một bộ yêu cầu
Trước khi lựa chọn, hãy yêu cầu mỗi nhà cung cấp trả lời cùng một nhóm câu hỏi ngắn:
- Người dùng có thể hoàn thành những gì? Hãy tính cả quy trình thông thường và những trường hợp cần sửa, bị từ chối hoặc ngoại lệ khác mà doanh nghiệp cần xử lý.
- Những gì được bao gồm và loại trừ? Kiểm tra việc kết nối, chuẩn bị và nhập dữ liệu, các thiết bị, triển khai và phần việc nhóm của bạn phải đảm nhận.
- Bạn cần cung cấp những gì? Xác định dữ liệu, quyền truy cập hệ thống, các quyết định và những người cần tham gia, rồi thống nhất thời điểm cung cấp.
- Điều gì vẫn chưa rõ? Ghi lại giả định, ai sẽ kiểm tra và điều gì xảy ra nếu câu trả lời khác với dự kiến.
- Làm thế nào để thống nhất rằng công việc đã hoàn thành? Mô tả những gì sẽ được kiểm tra, ai kiểm tra và cách xử lý các phần cần sửa.
- Bạn phải trả những khoản nào sau khi triển khai? Làm rõ chi phí lưu trữ, giấy phép, bảo trì, hỗ trợ và các thay đổi về sau, cùng với bên cung cấp từng dịch vụ.
Khi đó, bạn sẽ thấy các báo giá có cùng đáp ứng kết quả cần thiết hay không. Nếu một điểm khác biệt quan trọng, hãy yêu cầu giải thích hoặc báo giá cho điểm đó trước khi xem tổng chi phí là có thể so sánh. Bạn có thể chọn một phạm vi nhỏ hơn. Hãy đưa ra quyết định đó dựa trên những gì doanh nghiệp thực sự có thể sử dụng.
Nếu bạn muốn trao đổi về phần mềm đặt làm riêng cho doanh nghiệp, bạn có thể trao đổi với LINK-V về những công việc cần phần mềm thực hiện. Phạm vi, giá, dịch vụ lưu trữ, hỗ trợ và các cam kết khác được thỏa thuận cho từng dự án.
Những câu hỏi cần đặt ra trước khi chấp nhận báo giá
Có thể nhận mức giá hữu ích trước khi biết mọi chi tiết không?
Một bản ước tính có thể giúp lập ngân sách nếu các giả định và câu hỏi chưa được giải quyết được nêu rõ. Hãy hỏi những kết quả tìm hiểu nào có thể làm thay đổi ước tính và khi nào chúng sẽ được xem xét. Một cam kết giá cố định cần có mô tả công việc và điều kiện đã được thống nhất.
Hai báo giá cần giống nhau ở những điểm nào để có thể so sánh?
Hãy bắt đầu từ kết quả mà người dùng cần đạt được. Sau đó so sánh công việc được bao gồm, phần loại trừ, trách nhiệm, những điều chưa rõ, cách kiểm tra hoàn thành và chi phí tiếp tục phát sinh. Tên dự án giống nhau có thể bao hàm những công việc khác nhau.
Giá phát triển phần mềm đã bao gồm lưu trữ và hỗ trợ chưa?
Hãy kiểm tra đề xuất và thỏa thuận. Hỏi ai vận hành phần mềm, những hỗ trợ nào được bao gồm, thỏa thuận kéo dài bao lâu và những khoản nào được tính riêng. Chỉ riêng giá phát triển không trả lời được các câu hỏi đó.
