SaaS vs. software a medida: una decisión que no es fácil

Aclarando los términos

SaaS o Software-as-a-Service es software ya hecho: te registras y empiezas a usarlo, o un vendedor del servicio incorpora a tu empresa, configura todo y arrancas.

El software a medida es una solución creada específicamente para tu caso de uso, para tus necesidades, y queda licenciada en exclusiva para ti (salvo que se acuerde otra cosa).

Ventajas y desventajas generales

El SaaS suele ser más simple y rápido desde que decides hasta que empieza a ser útil, tanto si arrancas una empresa nueva como si migras una corporación con años de operación. Tiene manuales, tutoriales y gente cuyo trabajo es entender el producto. Todos en tu empresa tienen materiales sobre cómo usar el programa, qué puede hacer y qué no.

La mayor desventaja del SaaS suele ser el lock-in: quedas atado a un conjunto de funciones y a la forma en que ellos y otros clientes hacen las cosas.

Otras desventajas son la privacidad de datos —porque los datos normalmente viven fuera de tu empresa y quizá hasta fuera del país— y la dependencia de que la empresa proveedora siga existiendo y se comporte bien.

El software a medida hace exactamente lo que necesitas y mejora tu operación. Está disponible en la ubicación que tú elijas o que exija la ley. Lleva tu identidad de diseño. Normalmente eres dueño de una licencia exclusiva. Como usas tus propios métodos, visibles solo para ti, tu operación interna queda oculta a la competencia. Sumando todo esto, ganas una ventaja competitiva.

Con el software a medida te toca a ti definir todos los procesos por escrito y en reuniones, y especificar qué nivel de soporte y documentación necesitas.

Habrás notado que en este bloque no hablo de precios. Es porque el tema tiene muchos más matices de los que sugieren las discusiones típicas. Le dedicaré un bloque entero más adelante.

Cómo pensar la decisión

La decisión se reduce a dos preguntas principales.

1. ¿Sabes cómo es o cómo debería ser tu operación?

Probablemente es una pregunta más difícil de lo que parece. Si estás empezando tu primer negocio, no lo sabes. Si llevas años con un negocio o vas montando empresas nuevas, puede que tengas una idea, pero seguramente operas de forma distinta.

A estas alturas, tu empresa ya usa al menos un método de operación.

Si ese método son hojas de cálculo o Notion, ya estás más cerca de una solución a medida. Casi siempre la gente arma las hojas como realmente necesita para que el trabajo salga bien. Como tarde o temprano te van a quedar chicas, te vas a ver obligado a decidir, y esa decisión puede tener que ser software a medida.

La segunda opción es que uses un SaaS común: un CRM o un gestor de tareas. Si todo funciona a tu gusto, los empleados y colegas hacen su trabajo sin bloqueos, quédate exactamente con esos servicios (siempre que no haya otros motivos: mala comunicación con el proveedor, inestabilidad, caídas cada vez más frecuentes).

Al contrario, si estás teniendo bloqueos de cualquier tipo, retrasos, problemas técnicos, mejor empieza a anotar qué necesitas —más allá de ese problema puntual, qué te funciona y qué no específicamente a ti. Quizá encuentres otro SaaS que le venga mucho mejor a tu empresa, pero acompáñalo de un par de reuniones con empresas de software a medida, como LINK-V, para conocer opciones.

Si cada departamento corre sobre algo distinto y cada uno necesita lo suyo, el software a medida es una buena elección, porque se puede construir justo así: para apoyar a cada departamento por separado manteniendo datos unificados para la dirección.

2. ¿Cómo es tu negocio y tu empresa?

Tienes que pensar en plantilla, cuántos departamentos, qué necesita cada uno en concreto, qué tipo de productos o servicios ofreces y cuántos, cómo esperas crecer.

Una empresa estable, con un producto o servicio bien definido y crecimiento predecible, es buena candidata para cualquiera de los dos caminos: la decisión se reduce a los demás factores de este artículo.

Pero si tu empresa o producto es dinámico —cambias de rumbo, te expandes a servicios nuevos, reestructuras cómo operas— el software a medida suele aguantar mejor. Los productos SaaS están construidos sobre un conjunto fijo de supuestos. Cuando tu negocio se mueve, esos supuestos dejan de encajar, y o haces malabares para evitarlos o cambias de herramienta. Un sistema a medida cambia cuando tú lo necesitas, porque no hay un producto base al que tenga que adaptarse.

Sobre los costos

La visión estándar es: SaaS son pagos mensuales chicos, a medida es una factura grande al inicio más cuotas continuas. No es necesariamente así.

Si te comprometes a fondo con SaaS, puedes empezar barato, pero crecer rápido por varios lados.

• Normalmente los servicios se pagan por puesto: más empleados, más tarifa directa.
• Los servicios suelen especializarse, así que necesitas varios distintos. Cada uno con sus reglas.
• Cuando ya tienes varios servicios, piensas en cómo obtener una vista útil de todos los datos juntos y puedes terminar pagando por el desarrollo a medida de un software puente.
• Si necesitas alguna actualización especializada, suele costar bastante.
• Hay un costo en cada tropezón o demora cuando el software no opera exactamente como lo requieren tu empresa, producto o servicio.

Del lado del software a medida, hay variedad de opciones de financiación. Algunas que ofrecen las empresas de software pueden resultarte interesantes:

• Solo cuota mensual de licencia: pagas mensualmente por software totalmente a medida, soporte y servidores. Esa tarifa incluye desarrollo y servicio. Es un modelo muy popular con nuestros clientes.
• Pagos a lo largo de un período, incluso años. Puede haber o no una factura inicial por parte del desarrollo, y la empresa desarrolladora te garantiza su disponibilidad durante ese tiempo.
• Por supuesto, varias facturas por hitos durante el desarrollo, el modelo tradicional, lo sigue ofreciendo casi cualquier empresa de software a medida.

Una idea que suele incomodar: ¿qué tenemos si pasa algo? ¿Y si la empresa que te provee o te hizo el software cae, la hackean, filtran tus datos? ¿Cuál es el costo? ¿Migrar todo? ¿Pérdida de datos? ¿Un juicio?

Los proveedores de SaaS suelen tener planes de emergencia listos, algunos públicos y otros internos. En el software a medida, las empresas desarrolladoras tienen sus opciones por defecto, pero al final es lo que tú necesites y negocies.

Cambiar de decisión

Es posible y alcanzable, y muchas veces vale la pena el costo de migrar.

Puedes estar perfectamente bien con una solución durante años, hasta que se te quede chica: tu personal va rotando y tu oferta cambia poco a poco. Cuando empieces a ver señales de esto, conviene buscar otras opciones. Si no, puedes quedar atado a una mala solución con el costo de cada tarea creciendo, en una herramienta pensada para empresas de 10 personas mientras tú ya tienes 100 con varios departamentos.

Como hablamos antes, decidir más tarde es una jugada razonable: trabajas un tiempo y aprendes lo que necesitas. Pero seguramente no será tan simple ni barato. Tampoco tiene por qué ser tan complicado como suena.

Vamos a hablar de migración en ambos sentidos. Hay solo pequeñas diferencias que iré mencionando en los próximos párrafos.

Técnicamente, una migración requiere muchas salvaguardas, garantías técnicas y pruebas. Aunque es trabajo técnico, recomendamos asignar a una persona de confianza de tu propia plantilla para supervisar y verificar la migración, la seguridad y la protección básica de los datos.

El paso principal es incorporar a tus empleados. Estás cambiando el entorno donde trabajan, cambiando reglas.

Según el tamaño de tu empresa, puede ser tan simple como instalar una app nueva en las computadoras y teléfonos de tus empleados y hacer una reunión con todos para presentar el nuevo sistema.

Qué ofrecemos

LINK-V ofrece una variedad de software: desarrollo a medida, algunos SaaS bajo la marca Grace, licencias perpetuas de software. CRM, CMS, apps, servidor de correo y más.

Nos especializamos en soluciones de alta calidad. Te damos documentación, soporte, incorporación y software rápido, con un CEO que está en el terreno desde 2008.

Conclusión

Las opciones de SaaS, fáciles de adoptar, hacen que los procesos de empresa parezcan reglas universales, pero cada empresa tiene un "caos" único formado por combinaciones únicas de personas, y necesitan soluciones distintas.

Los precios ya no son lo que eran: los SaaS son más caros y los estudios de desarrollo ofrecen modelos de precios competitivos.

Te recomendamos explorar. Ten una llamada o reunión con nosotros y con otros estudios de desarrollo para conocer opciones o confirmar la decisión que ya tomaste.