SaaS alebo softvér na mieru – rozhodnutie, ktoré nie je jednoduché

Vysvetlenie pojmov

SaaS, čiže Software-as-a-Service, znamená hotový softvér – buď si jednoducho zaregistrujete účet a začnete ho používať, alebo vás obchodník dodávateľa vo firme zaškolí, všetko nastaví a vy potom začnete pracovať.

Softvér na mieru je riešenie vytvorené presne pre váš prípad použitia a vaše potreby, pričom licencia patrí výhradne vám (pokiaľ sa nedohodne inak).

Všeobecné výhody a nevýhody

SaaS je zvyčajne jednoduchší a rýchlejší od rozhodnutia po reálne využitie – či už zakladáte novú firmu alebo prechádzate na nové riešenie v dlhodobo fungujúcej korporácii. Má manuály, návody aj ľudí, ktorých prácou je rozumieť produktu. Každý vo vašej firme má k dispozícii materiály o tom, ako program používať a čo dokáže a čo nie.

Najväčšou nevýhodou SaaS býva uzamknutie do daných funkcií a postupov, ktoré dodávateľ aj ostatní zákazníci používajú rovnako.

Ďalej je to ochrana dát, pretože tie zvyčajne ležia mimo vašu firmu a možno aj mimo krajinu, a tiež závislosť na existencii a „slušnom správaní“ prevádzkovateľa.

Softvér na mieru robí presne to, čo potrebujete, a posúva vaše fungovanie ďalej. Beží tam, kde si vyberiete, alebo kde to vyžaduje zákon. Nesie vašu vizuálnu identitu. Spravidla na neho máte výhradnú licenciu. Keďže používate vlastné postupy, ktoré vidíte len vy, vaše vnútorné fungovanie zostáva pred konkurenciou skryté. Spolu to dáva konkurenčnú výhodu.

Pri softvéri na mieru je na vás, aby ste si všetky procesy zadefinovali – na papieri aj na stretnutiach – a aby ste určili, akú úroveň podpory a dokumentácie potrebujete.

Všimnite si, že v tomto bloku nepadlo ani slovo o cene. Tá si totiž zaslúži oveľa jemnejší pohľad, než aký zaznieva v bežných diskusiách. Venujeme jej samostatnú kapitolu.

Ako o tomto rozhodnutí premýšľať

Rozhodovanie sa scvrkne na dve hlavné otázky.

1. Viete, ako vaše fungovanie vyzerá alebo ako by malo vyzerať?

Je to ťažšia otázka, než znie. Ak rozbiehate prvý biznis, neviete to. Ak podnikáte pár rokov alebo zakladáte ďalšie firmy, asi nejakú predstavu máte, ale pravdepodobne fungujete zakaždým trochu inak.

V tejto chvíli vaša firma využíva minimálne jeden spôsob fungovania.

Ak týmto spôsobom sú tabuľky alebo Notion, máte k riešeniu na mieru blízko. Ľudia si totiž tabuľky najčastejšie nastavia presne tak, ako reálne potrebujú, aby prácu zvládli. A keďže tabuľkám určite časom prerastiete cez hlavu, skôr či neskôr sa budete musieť rozhodnúť – a riešením môže byť práve softvér na mieru.

Druhou možnosťou je, že používate bežné SaaS riešenie – CRM alebo nástroj na úlohy. Ak všetko funguje k vašej spokojnosti a zamestnanci či kolegovia majú prácu hotovú bez prekážok, ostaňte presne pri týchto službách (pokiaľ neexistujú iné dôvody – komunikácia s dodávateľom, nestabilita, narastajúce výpadky).

Naopak, ak narážate na akékoľvek prekážky, omeškania či technické problémy, oplatí sa začať si zapisovať, čo potrebujete – nielen ten konkrétny problém, ale aj to, čo vám práve vám funguje a čo nie. Možno nájdete iný SaaS, ktorý vám sadne oveľa lepšie, ale zároveň si dohodnite pár stretnutí s firmami, ktoré robia softvér na mieru – napríklad s LINK-V – a poprezerajte si možnosti.

Ak každé oddelenie beží na niečom inom a každé potrebuje niečo svoje, softvér na mieru je dobrá voľba – dá sa postaviť tak, aby podporoval každé oddelenie samostatne a zároveň poskytol jednotné dáta pre vedenie.

2. Aký je tvar vášho biznisu a vašej firmy?

Musíte zvážiť počty ľudí, koľko máte oddelení, čo presne potrebujú, aké produkty alebo služby ponúkate a koľko ich je, a ako očakávate, že porastiete.

Stabilná firma s jasne definovaným produktom alebo službou a predvídateľným rastom je dobrým kandidátom na obe cesty – rozhodnutie potom závisí od ostatných faktorov spomenutých v tomto článku.

Ak je však vaša firma alebo produkt dynamický – pivotujete, expandujete do nových služieb, prestavujete svoje fungovanie – softvér na mieru obstojí lepšie. SaaS produkty sú postavené na pevnej sade predpokladov. Keď sa biznis pohne, tieto predpoklady prestanú sedieť a vy buď obchádzate ich obmedzenia, alebo meníte nástroj. Systém na mieru sa zmení vtedy, keď to potrebujete, pretože za ním nestojí žiadny produkt, ktorému by sa musel prispôsobovať.

O nákladoch

Štandardný pohľad hovorí: SaaS znamená menšie mesačné platby, softvér na mieru veľkú faktúru hneď na začiatku plus priebežné poplatky. Tak to však nemusí byť.

Ak na SaaS naozaj vsadíte, môže začať lacno, ale rýchlo narastie hneď niekoľkými spôsobmi.

• Služby sa typicky platia za používateľa – viac zamestnancov, priamo úmerne vyššie poplatky.
• Služby sa často špecializujú, takže potrebujete viacero rôznych. Každá má vlastné pravidlá.
• Keď ich máte viac, začnete premýšľať, ako z nich získať zmysluplný spoločný pohľad na dáta – a môžete skončiť pri tom, že si zaplatíte vývoj prepájacieho softvéru na mieru.
• Ak potrebujete akúkoľvek špecializovanú úpravu, ide spravidla o vysoké sumy.
• Každé zaváhanie alebo omeškanie má cenu, ak softvér nefunguje presne tak, ako vyžaduje vaša firma, produkt alebo služba.

Na strane softvéru na mieru existuje viacero spôsobov financovania. Niektoré ponuky vývojárskych firiem vás môžu prekvapiť:

• Len mesačný licenčný poplatok – mesačne platíte za plne vlastný softvér, podporu aj servery. V cene je vývoj aj prevádzka. U našich klientov je to veľmi obľúbený model.
• Splátky rozložené na dlhšie obdobie, kľudne aj na roky. Súčasťou môže, ale nemusí byť úvodná faktúra za časť vývoja, pričom dodávateľ vám garantuje dostupnosť počas dohodnutého obdobia.
• A samozrejme niekoľko míľnikových faktúr počas vývoja – klasický model, ktorý ponúka takmer každá firma robiaca softvér na mieru.

Nepríjemnou, ale dôležitou otázkou je: čo nám zostane, keď sa niečo stane? Čo ak firma, ktorá vám softvér prevádzkuje alebo vytvorila, skrachuje, dostane sa do nej útočník, unikne vám databáza? Aká je cena? Plná migrácia? Strata dát? Súdny spor?

Poskytovatelia SaaS majú na takéto situácie často pripravené krízové plány, niektoré verejné, iné interné. Pri softvéri na mieru majú vývojárske firmy svoje predvolené postupy a možnosti, ale konkrétna podoba závisí od toho, čo si dohodnete.

Zmena rozhodnutia

Je možná, dosiahnuteľná a veľmi často sa cena migrácie oplatí.

S riešením môžete byť roky úplne spokojní, kým mu neprerastiete – mení sa vám tím, jemne sa mení aj ponuka. Keď si všimnete prvé signály, je rozumné začať sa obzerať po iných možnostiach. Inak môžete uviaznuť v nevhodnom riešení, kde každá úloha stojí stále viac, v nástroji určenom pre 10-člennú firmu, zatiaľ čo ste narástli na 100 ľudí s viacerými oddeleniami.

Ako sme spomenuli vyššie, rozhodnúť sa neskôr je legitímny krok – keď už viete, čo potrebujete. Lacné a jednoduché to však nebýva. Na druhej strane to ani nemusí byť také zložité, ako to znie.

Migráciu si rozoberieme v oboch smeroch. Rozdielov je málo a naznačíme ich v nasledujúcich odsekoch.

Technicky si migrácia vyžaduje veľa poistiek, technických záruk a testov. Hoci ide o technickú prácu, odporúčame poveriť spoľahlivého človeka z vlastných radov, aby na migráciu, jej bezpečnosť a základnú ochranu dát dohliadol a overoval ju.

Hlavným krokom je zapracovanie zamestnancov. Meníte prostredie, v ktorom pracujú, a meníte pravidlá.

V závislosti od veľkosti firmy to môže byť také jednoduché ako nainštalovať novú aplikáciu na počítače a telefóny zamestnancov a na spoločnom stretnutí predstaviť nový systém.

Čo ponúkame

LINK-V ponúka rôzny softvér – vývoj na mieru, niektoré SaaS služby pod značkou Grace aj trvalé licencie. CRM, CMS, aplikácie, e-mailový server a ďalšie.

Špecializujeme sa na vysokokvalitné riešenia. Dostanete dokumentáciu, podporu, zaškolenie a rýchly softvér, pričom náš CEO sa v odbore pohybuje od roku 2008.

Záver

SaaS riešenia, ktoré sa dajú rýchlo nasadiť, vytvárajú dojem, že firemné procesy sú akési univerzálne pravidlá. V skutočnosti má každá firma vlastný „chaos“ poskladaný z jedinečnej kombinácie ľudí – a potrebuje preto iné riešenie.

Ani ceny už nie sú také, aké bývali – SaaS sú drahšie a vývojárske štúdiá ponúkajú konkurencieschopné cenové modely.

Odporúčame nezostať pri prvom dojme. Zavolajte si alebo sa s nami stretnite – a rovnako aj s inými vývojárskymi štúdiami – a zistite si možnosti, prípadne si potvrďte svoje predchádzajúce rozhodnutie.