SaaS vs 맞춤형 소프트웨어 - 결코 쉽지 않은 결정

용어 정리

SaaS, 즉 Software-as-a-Service는 이미 만들어진 소프트웨어를 말해요. 계정만 등록하면 바로 쓸 수 있거나, 영업 담당자가 회사에 와서 온보딩하고 세팅을 마치면 그때부터 사용을 시작하죠.

맞춤형 소프트웨어는 우리 회사의 사용 사례와 필요에 맞게 제작된 솔루션이에요. 별도 계약이 없는 한, 라이선스는 오직 우리 회사에만 귀속됩니다.

일반적인 장단점

SaaS는 보통 의사결정부터 실제 활용까지가 더 간단하고 빨라요. 갓 창업한 회사든, 오래된 대기업의 마이그레이션이든 마찬가지죠. 매뉴얼과 튜토리얼이 있고, 제품을 이해시키는 일만 전담하는 사람들도 있어요. 사내 모든 직원이 프로그램 사용법과 기능 범위에 대한 자료를 가질 수 있고요.

SaaS의 가장 큰 단점은 보통 기능 세트와 업무 방식이 그쪽 방식에 묶인다는 거예요. 다른 고객사들이 하는 그대로 따라가야 하죠.

그 외에도 데이터 프라이버시 문제가 있어요. 데이터가 보통 회사 밖, 심지어 다른 나라에 저장되니까요. 그리고 운영사의 존속과 "선의"에 의존해야 하는 점도 있고요.

맞춤형 소프트웨어는 정확히 필요한 일만 해요. 우리 회사의 운영을 강화해주죠. 우리가 원하는 위치, 혹은 법이 요구하는 위치에 둘 수 있어요. 우리 디자인 아이덴티티를 입히고요. 보통 독점 라이선스를 갖게 됩니다. 우리만 아는 자체 방식으로 일하니까, 내부 운영이 경쟁사에 노출되지 않아요. 이 모든 게 합쳐져서 경쟁 우위가 만들어지는 거죠.

맞춤형 소프트웨어의 경우, 모든 프로세스를 문서와 회의로 정의하고, 어느 수준의 지원과 문서화가 필요한지 명시하는 건 우리 몫이에요.

이 단락에 가격 이야기가 빠져있다는 점, 눈치채셨을 거예요. 가격은 보통의 논의보다 훨씬 미묘한 주제라서, 별도 단락에서 다룰게요.

결정을 어떻게 바라볼 것인가

결정은 결국 두 가지 핵심 질문으로 좁혀져요.

1. 우리 운영이 어떻게 굴러가는지, 또 어떻게 굴러가야 하는지 알고 있나요?

들리는 것보다 훨씬 어려운 질문이에요. 첫 사업을 시작하는 분이라면 모르는 게 당연하고요. 몇 년째 사업을 운영 중이거나 새 회사를 자꾸 세워온 분이라면 감은 있겠지만, 실제 운영 방식은 매번 다를 거예요.

지금 시점에서 회사는 최소 한 가지 방식으로 일하고 있죠.

그 방식이 스프레드시트나 Notion이라면, 이미 맞춤형 솔루션 쪽에 가까워요. 사람들이 일을 제대로 처리하려고 시트를 자기 방식대로 짜는 경우가 대부분이거든요. 스프레드시트로는 결국 한계가 오니까, 조만간 결정을 해야 하고 그게 맞춤형 소프트웨어가 되어야 할 수도 있어요.

두 번째는 흔한 SaaS 솔루션, 그러니까 CRM이나 태스크 매니저를 쓰고 있는 경우예요. 모든 게 만족스럽고 직원들이 막힘 없이 일을 처리하고 있다면, 그대로 쓰세요. (공급사와의 소통, 불안정성, 다운타임 증가 같은 다른 사유가 없다면요.)

반대로 어떤 식으로든 막힘, 지연, 기술적 문제를 겪고 있다면 필요한 게 뭔지 적어보는 게 좋아요. 그 한 가지 문제만이 아니라, 우리한테 뭐가 잘 맞고 뭐가 안 맞는지 전반적으로요. 회사에 훨씬 잘 맞는 다른 SaaS를 찾을 수도 있지만, 그와 별개로 LINK-V 같은 맞춤형 소프트웨어 업체와도 몇 번 미팅을 잡고 가능성을 타진해보세요.

부서마다 서로 다른 도구를 쓰고, 각자 자기들 것이 필요하다고 한다면, 맞춤형 소프트웨어가 좋은 선택이에요. 부서별 개별 지원을 하면서도 경영진을 위해 통합된 데이터를 유지하는 식으로 만들 수 있거든요.

2. 우리 사업과 회사는 어떤 모습인가요?

인원 수, 부서 개수, 부서별로 구체적으로 뭐가 필요한지, 어떤 제품·서비스를 몇 개나 제공하는지, 어떻게 성장할 거라 예상하는지를 따져봐야 해요.

잘 정의된 제품·서비스를 가진 안정적인 회사이고 성장도 예측 가능하다면, 어느 쪽이든 좋은 후보예요. 그땐 이 글에서 다루는 다른 요소들로 결정이 좁혀지죠.

그런데 회사나 제품이 역동적이라면, 즉 피벗 중이거나 새 서비스로 확장하거나 운영 방식을 재편하는 중이라면, 맞춤형 소프트웨어가 더 잘 버텨줘요. SaaS 제품은 고정된 전제 위에서 만들어지거든요. 비즈니스가 움직이면 그 전제가 더는 맞지 않게 되고, 우회하거나 도구를 갈아엎어야 해요. 맞춤형 시스템은 필요할 때 바뀌어요. 따라야 할 베이스 제품이라는 게 없으니까요.

비용 이야기

흔한 통념은 이거예요. SaaS는 월 결제가 적고, 맞춤형은 초기에 큰 청구서가 나오고 운영비도 계속 든다. 꼭 그렇지만은 않아요.

SaaS에 본격적으로 올라타면, 시작은 작아도 여러 방향으로 금세 커져요.

• 보통 좌석(seat) 단위 과금이라, 직원이 늘면 비용도 그대로 늘어요.
• 서비스들이 전문화돼 있어서, 여러 서비스를 동시에 써야 해요. 각자 규칙도 다르고요.
• 서비스가 여럿이 되면, 데이터를 한데 모아 의미 있게 보고 싶어지죠. 결국 연결 소프트웨어를 맞춤 개발하는 데 돈을 쓰게 될 수도 있어요.
• 특수한 업데이트가 필요하면 보통 큰돈이 듭니다.
• 소프트웨어가 우리 회사·제품·서비스에 정확히 안 맞아서 생기는 모든 버벅임과 지연에도 비용이 따라요.

맞춤형 소프트웨어 쪽에는 자금 조달 선택지가 다양해요. 개발사가 제시하는 옵션 중 매력적인 것들이 있을 거예요.

• 월 라이선스 비용만 내는 방식이에요. 완전 맞춤형 소프트웨어, 지원, 서버까지 월정액으로 내는 거죠. 개발과 서비스가 모두 포함됩니다. 저희 고객사들에게 매우 인기 있는 모델이에요.
• 몇 년에 걸친 분납. 개발 일부에 대한 초기 청구서가 있을 수도, 없을 수도 있고, 개발사는 그 기간 동안의 가용성을 보장해줘요.
• 물론 개발 중 마일스톤마다 청구하는 전통적인 모델도 거의 모든 맞춤형 소프트웨어 업체가 제공합니다.

보통 꺼내기 불편한 질문이 있죠. 무슨 일이 생기면 우린 뭘 갖고 있는 거지? 소프트웨어를 제공·제작한 회사가 망하거나, 해킹당하거나, 데이터를 유출하면? 그 비용은 얼마지? 전체 마이그레이션인가? 데이터 손실인가? 법적 분쟁인가?

SaaS 제공사들은 보통 비상 계획을 갖춰두고 있어요. 일부는 공개되고 일부는 내부용이죠. 맞춤형 소프트웨어의 경우 개발사들도 기본값과 옵션을 제공하지만, 결국엔 우리가 요구하고 협상하는 만큼이에요.

결정을 바꾸는 일

가능하고, 실현할 수 있고, 그리고 마이그레이션 비용을 들일 가치가 있는 경우도 꽤 많아요.

몇 년간 한 솔루션에 완벽히 만족하다가도, 회사가 그걸 넘어설 때가 와요. 인력 구성이 달라지고, 제공하는 것도 미묘하게 계속 바뀌니까요. 그런 징후가 보이기 시작하면 다른 옵션을 찾아보길 권해요. 안 그러면 10명짜리 회사용 솔루션에 갇힌 채 회사는 부서 여러 개에 100명 규모로 커져 있는데, 작업 하나하나 비용이 늘어나는 상황에 빠지게 되거든요.

앞 단락에서 다뤘듯, 결정을 나중에 내리는 것도 합리적인 선택이에요. 실제로 일해보고 뭐가 필요한지 배운 다음에 정하는 거죠. 다만 그게 그렇게 간단하거나 저렴하진 않아요. 그렇다고 또 들리는 만큼 복잡하지도 않고요.

마이그레이션은 양방향 다 짚어볼게요. 차이는 크지 않은데, 이어지는 단락에서 살짝 짚어드릴게요.

기술적으로 마이그레이션은 안전장치, 기술적 보증, 테스트가 많이 필요해요. 기술 작업이긴 하지만, 내부 직원 중 믿을 만한 사람을 지정해서 마이그레이션, 안전성, 기본 데이터 보안을 감독하고 검증하게 하는 걸 권해요.

핵심 단계는 직원 온보딩이에요. 그들이 일하는 환경을 바꾸고, 규칙을 바꾸는 일이거든요.

회사 규모에 따라 다른데, 직원들 컴퓨터와 휴대폰에 새 앱을 깔고 다 같이 모여 새 시스템을 소개하는 미팅 한 번이면 끝나는 경우도 있어요.

저희가 제공하는 것

LINK-V는 다양한 소프트웨어를 제공해요. 맞춤형 개발, Grace 브랜드의 일부 SaaS, 소프트웨어 영구 라이선스까지요. CRM, CMS, 앱, 이메일 서버 등이 있습니다.

저희는 고품질 솔루션을 전문으로 해요. 문서화, 지원, 온보딩, 빠른 소프트웨어를 제공하고, CEO가 2008년부터 현장에 있었습니다.

결론

쉽게 집어 쓸 수 있는 SaaS는 회사 프로세스가 마치 보편적 규칙인 양 느끼게 만들지만, 모든 회사는 사람들의 고유한 조합이 만들어낸 고유한 "혼돈"을 갖고 있고, 저마다 다른 해법이 필요해요.

가격도 예전 같지 않아요. SaaS는 비싸졌고, 개발사들은 경쟁력 있는 가격 모델을 내놓고 있죠.

탐색해보길 권합니다. 저희와 통화나 미팅을 잡고, 다른 개발사들과도 이야기하면서 선택지를 확인하거나 기존 결정을 한 번 더 검증해보세요.