SaaS, nebo software na míru? Rozhodování není jednoduché

Co si pod tím představit

SaaS neboli Software-as-a-Service je hotový software, u kterého si buď sami založíte účet a začnete ho používat, nebo vás obchodník provede registrací, všechno nastaví a pak teprve začnete pracovat.

Software na míru je řešení vytvořené přesně pro váš případ a vaše potřeby, licencované výhradně vám (pokud se nedohodnete jinak).

Obecné výhody a nevýhody

SaaS je obvykle jednodušší a rychlejší – od rozhodnutí k reálnému přínosu uplyne málo času, a to jak u začínající firmy, tak při migraci zaběhlé korporace. Existují k němu návody, manuály i lidé, kteří se přímo živí tím, že produktu rozumějí. Každý ve firmě má k dispozici materiály o tom, jak program používat a co umí.

Největší nevýhodou SaaS bývá uzamčení – musíte se přizpůsobit funkcím a procesům, které tvůrce navrhl podle sebe a ostatních klientů.

Dalšími jsou ochrana dat, protože data většinou leží mimo vaši firmu a možná i mimo zemi, a závislost na existenci a „slušném chování“ provozující firmy.

Software na míru dělá přesně to, co potřebujete, a vylepšuje vaše fungování. Běží tam, kde si určíte nebo kde to vyžaduje zákon. Nese vaši vizuální identitu. Obvykle k němu vlastníte výhradní licenci. Protože používáte vlastní postupy, které vidíte jen vy, vaše vnitřní procesy zůstávají skryté konkurenci. To všechno dohromady znamená konkurenční výhodu.

U softwaru na míru je ovšem na vás, abyste si všechny procesy vyjasnili na papíře a na schůzkách a aby bylo jasné, jakou úroveň podpory a dokumentace požadujete.

Všimněte si, že v této pasáži není zmínka o ceně. Je to téma mnohem komplikovanější, než z běžných diskuzí vyplývá. Věnujeme mu samostatnou kapitolu.

Jak o rozhodnutí přemýšlet

Volba se v zásadě točí kolem dvou hlavních otázek.

1. Víte, jak vaše firma funguje nebo jak by měla fungovat?

Je to nejspíš těžší otázka, než vypadá. Když rozjíždíte první podnikání, prostě to nevíte. Pokud podnikáte několik let nebo zakládáte další firmy, nejspíš nějakou představu máte, ale fungujete pravděpodobně pokaždé trochu jinak.

V této chvíli ve firmě nejméně jeden způsob práce funguje.

Pokud tím nástrojem jsou tabulky nebo Notion, máte k řešení na míru blízko. Lidé si totiž tabulky nastavují přesně tak, jak práci skutečně potřebují odvádět. Z tabulek ale dříve nebo později vyrostete a stejně se budete muset rozhodnout – a často právě pro software na míru.

Druhá možnost je, že používáte běžné SaaS řešení – CRM nebo task manager. Pokud všechno funguje k vaší spokojenosti, zaměstnanci i kolegové mají práci hotovou bez překážek, zůstaňte přesně u toho (pokud nemáte jiné důvody – problémy v komunikaci s poskytovatelem, nestabilita, narůstající výpadky).

Naopak pokud narážíte na jakékoli překážky, prodlevy nebo technické problémy, je dobré začít si zapisovat, co potřebujete – víc než jen tu jednu věc, prostě co vám sedí a co ne. Možná najdete jiný SaaS, který firmě sedne líp, ale zároveň si dejte schůzky s firmami, které dělají software na míru – třeba s LINK-V – a proberte možnosti.

Když navíc každé oddělení jede na něčem jiném a každé chce něco svého, software na míru je dobrá volba – dá se postavit tak, aby podporoval jednotlivá oddělení individuálně a vedení přitom mělo jednotná data.

2. Jak vypadá vaše firma a podnikání?

Musíte si promyslet počty lidí, kolik máte oddělení, co každé z nich konkrétně potřebuje, jaké produkty nebo služby nabízíte a kolik jich je, jak očekáváte růst.

Stabilní firma s jasně definovaným produktem nebo službou a předvídatelným růstem je dobrým kandidátem na obě cesty – rozhodne pak některý z dalších faktorů zmíněných v tomto článku.

Jestli je ale firma nebo produkt dynamický – mění zaměření, expanduje do nových služeb, restrukturalizuje provoz – software na míru obvykle obstojí lépe. SaaS produkty jsou postavené kolem pevné sady předpokladů. Když se vaše podnikání pohne, ty předpoklady přestanou sedět a vy je buď nějak obcházíte, nebo měníte nástroje. Systém na míru se mění tak, jak potřebujete, protože nemá nadřazený produkt, kterému by se musel přizpůsobovat.

O nákladech

Obvyklý pohled zní: SaaS jsou menší měsíční platby, software na míru znamená velkou fakturu na začátku plus průběžné poplatky. To ale nemusí platit.

Když vsadíte plně na SaaS, můžete začít drobně, ale náklady často rychle rostou hned v několika směrech.

• Služby se obvykle platí za uživatele – víc zaměstnanců, vyšší poplatky.
• Služby bývají úzce specializované, takže potřebujete několik různých nástrojů. Každý se svými pravidly.
• Jakmile máte víc služeb, začnete přemýšlet, jak z toho dostat smysluplný pohled na všechna data – a klidně skončíte u placení vývoje propojovacího softwaru na míru.
• Když potřebujete jakoukoli specifickou úpravu, obvykle to znamená velké částky.
• Každý zádrhel nebo zpoždění něco stojí, pokud software nedělá přesně to, co firma, produkt nebo služba vyžaduje.

U softwaru na míru existuje řada možností financování. Některé varianty, které vám vývojářské firmy nabídnou, mohou být velmi zajímavé:

• Pouze měsíční licenční poplatek – platíte měsíčně za plně vlastní software, podporu i servery. Cena zahrnuje vývoj i servis. U našich klientů jde o velmi oblíbený model.
• Splátky rozložené na delší dobu, klidně i roky. Může a nemusí existovat počáteční faktura za část vývoje a vývojářská firma vám garantuje svou dostupnost po celou dobu.
• A samozřejmě několik fakturací podle milníků v průběhu vývoje – tradiční model, který nabízí prakticky každá vývojářská firma.

Nepříjemná, ale důležitá otázka zní: co máme, když se něco stane? Co když firma, která vám software dodává nebo vyrobila, padne, někdo ji hackne, unikne jí vaše data? Co to bude stát? Kompletní migraci? Ztrátu dat? Soud?

Poskytovatelé SaaS mají často hotové krizové plány, některé veřejné, jiné interní. U softwaru na míru mají vývojářské firmy nějaké výchozí varianty a možnosti, ale jinak je to o tom, co si vyjednáte a potřebujete.

Změna rozhodnutí

Je možná, dosažitelná a velmi často se cena migrace vyplatí.

S nějakým řešením můžete být dlouhé roky spokojeni, dokud z něj nevyrostete – tým se obměňuje, lidé jsou jiní, nabídka se nenápadně mění. Jakmile začnete tyhle příznaky vidět, vyplatí se začít se rozhlížet po jiných možnostech. Jinak se zaseknete v nevhodném řešení, kde každý úkon stojí čím dál víc – v nástroji určeném pro desetičlennou firmu, zatímco vy už máte sto lidí a několik oddělení.

Jak jsme zmínili výše, rozhodnutí učinit až později je rozumný krok – nejdřív se rozkoukáte a zjistíte, co potřebujete. Není to ovšem zadarmo a jednoduché. Zároveň to ale nemusí být tak složité, jak to může znít.

Migraci budeme probírat oběma směry. Rozdíly jsou drobné a naznačíme je v dalších odstavcích.

Technicky migrace vyžaduje spoustu pojistek, technických záruk a testů. Přestože jde o technickou práci, doporučujeme přidělit spolehlivého člověka z vašich vlastních řad, který bude na migraci, bezpečnost i základní ochranu dat dohlížet a ověřovat ji.

Hlavním krokem je zaškolení zaměstnanců. Měníte prostředí, ve kterém pracují, a měníte pravidla.

Podle velikosti firmy to může být i tak jednoduché jako instalace nové aplikace na počítače a telefony zaměstnanců a jedna společná schůzka, kde se nový systém představí.

Co nabízíme

LINK-V nabízí celou škálu softwaru – vývoj na míru, několik SaaS pod značkou Grace i trvalé licence softwaru. CRM, CMS, aplikace, emailový server a další.

Specializujeme se na kvalitní řešení. Dostanete dokumentaci, podporu, zaškolení, rychlý software – a ředitele firmy, který se v oboru pohybuje od roku 2008.

Závěr

Snadno použitelné SaaS nástroje budí dojem, že firemní procesy jsou jakási univerzální pravidla, jenže každá firma má svůj jedinečný „chaos“ daný jedinečnou kombinací lidí – a potřebuje jiné řešení.

Ceny už nejsou, co bývaly – SaaS dnes vychází dráž a vývojářská studia nabízejí konkurenceschopné cenové modely.

Doporučujeme prozkoumat možnosti. Domluvte si hovor nebo schůzku s námi i s dalšími vývojářskými studii, ať máte přehled o variantách – nebo si potvrdíte své dosavadní rozhodnutí.