Ai sẽ phụ trách hệ thống của doanh nghiệp sau khi công ty đổi chủ?

Khi công ty đổi chủ, chủ mới cần biết ai sẽ phụ trách phần mềm. Hãy bắt đầu với những người đang hiểu hệ thống. Thống nhất ai sẽ tiếp tục công việc, ai có quyền duyệt thay đổi và cần bàn giao những gì nếu có người khác tiếp quản.

Hãy hình dung bạn vừa mua một doanh nghiệp dùng hệ thống được thiết kế riêng để xử lý đơn hàng và hóa đơn. Nhân viên vẫn đăng nhập được. Đơn hàng vẫn đến. Tạm thời mọi thứ có vẻ ổn.

Rồi một hóa đơn không chuyển được sang phần mềm kế toán. Ai biết cần kiểm tra ở đâu? Người đó còn được phép chỉnh sửa không? Và họ đã đồng ý hỗ trợ chủ mới chưa?

Nên trả lời những câu hỏi này khi mọi người vẫn còn sẵn sàng.

Ai được duyệt, ai biết cách xử lý và ai sẽ hỗ trợ?

Đó có thể là ba người khác nhau.

Quản lý vận hành có thể duyệt thay đổi trong hệ thống đơn hàng. Một lập trình viên có thể hiểu cách kết nối với phần mềm kế toán. Công ty hỗ trợ có thể tiếp nhận yêu cầu trong khung giờ đã thống nhất.

Cấp tài khoản quản trị cho người quản lý không chứng minh rằng họ biết vận hành phần mềm hay có người đã đồng ý hỗ trợ. Đây là những việc khác nhau: ai có quyền duyệt thay đổi, ai biết cách thực hiện và ai đã cam kết hỗ trợ.

Hãy bắt đầu bằng cách trao đổi với đội ngũ hoặc nhà cung cấp hiện tại. Hỏi ai sẽ tiếp tục tham gia và cần thay đổi điều gì. Hướng dẫn của Trung tâm An ninh mạng Australia về thay đổi trong doanh nghiệp và tổ chức nêu một điểm hữu ích: khi các mối quan hệ thay đổi, cần xác minh danh tính và thẩm quyền của mọi người. Quen tên một người chưa đủ để biết hiện giờ họ có quyền duyệt việc gì.

Ghi lại những điều người tiếp theo cần biết

Bạn không cần bắt đầu bằng một cuốn hướng dẫn dày. Hãy bắt đầu từ công việc doanh nghiệp cần làm: nhận đơn hàng, gửi hóa đơn, trả lương hoặc lập báo cáo hàng tháng.

Với mỗi công việc quan trọng, hãy ghi lại:

• Ai quyết định việc kinh doanh? Ghi tên người có quyền duyệt công việc, bao gồm khoản chi hoặc thay đổi cần người khác cho phép.
• Ai phụ trách phần mềm? Ghi đầu mối liên hệ và người cần gọi nếu họ không thể giúp.
• Hệ thống phụ thuộc vào những gì? Liệt kê tài khoản, dịch vụ và kết nối cần thiết, ai kiểm soát chúng và người phù hợp sẽ được cấp quyền ra sao.
• Người tiếp theo cần biết điều gì? Ghi nơi lưu hướng dẫn và ai có thể giải thích. Bao gồm cả tình huống khó xử lý, chẳng hạn cần làm gì khi hóa đơn bị kẹt.
• Đã thống nhất hỗ trợ những gì? Ghi phạm vi hỗ trợ, thời gian có thể liên hệ và cách gửi yêu cầu.
• Còn điều gì chưa rõ? Giao từng câu hỏi chưa có lời giải cho một người, đặt thời hạn xử lý và ghi công việc nào có thể bị ảnh hưởng.

Với hệ thống nhỏ, một tài liệu ngắn có tên người phụ trách và đường dẫn hữu ích có thể là đủ. Lưu mật khẩu trong trình quản lý mật khẩu an toàn hoặc hệ thống quản lý quyền truy cập phù hợp. Tài liệu này nên cho biết quyền truy cập được sắp xếp thế nào.

Để người tiếp theo thử một công việc thực tế

Một thư mục hướng dẫn rất hữu ích. Kiểm tra xem người khác có làm theo được không sẽ cho bạn biết nhiều hơn.

Với ví dụ hệ thống đơn hàng, hãy nhờ người tiếp quản lần theo một hóa đơn mẫu trong môi trường thử nghiệm. Họ có tìm ra lỗi ở đâu không? Nếu vấn đề nằm ở phần khác của hệ thống, họ có biết cần gọi ai không?

Hãy tổ chức việc thử nghiệm ở nơi an toàn và có đủ quyền cần thiết. Nếu không thể minh họa trực tiếp, hãy nhờ họ giải thích các bước. Không dùng dữ liệu khách hàng thật hay ảnh hưởng đến công việc hàng ngày nếu không cần thiết. Hoàn thành tốt một việc chỉ cung cấp bằng chứng hạn chế về mức độ hiểu biết. Điều đó không chứng minh hệ thống có thể khôi phục hoàn toàn hay đã sẵn sàng ứng phó sự cố an ninh.

Bài viết của Google về cách các nhóm nhận trách nhiệm vận hành phần mềm mô tả việc dùng tài liệu, đào tạo và chuyển giao từng bước với sự hỗ trợ từ nhóm phát triển. Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng ý tưởng cơ bản tương tự: cho người tiếp quản thời gian học hỏi và bảo đảm có người hỗ trợ họ trong lúc đó.

Có thể bạn đã có đúng người

Chủ mới không phải lúc nào cũng cần tìm lập trình viên mới. Tiếp tục làm việc với nhà cung cấp hiện tại có thể hợp lý nếu mọi người thống nhất họ sẽ làm gì và nhận chỉ đạo từ ai.

Nếu một đội ngũ mới tiếp quản, họ có thể cần được hướng dẫn hoặc làm việc cùng những người hiểu hệ thống trong một thời gian. Hãy thống nhất thời gian hỗ trợ kéo dài bao lâu, khi nào những người đó sẵn sàng và sẽ xử lý thế nào nếu có câu hỏi nằm ngoài phần việc đã thỏa thuận.

Công ty cũng có thể dự định kết nối phần mềm với hệ thống khác hoặc thay thế nó sau này. Hãy xem đó là quyết định riêng, tách khỏi việc duy trì đơn hàng và hóa đơn hiện tại. Bài viết của NACD về an ninh mạng trong các giai đoạn sáp nhập và mua lại, nội dung dành cho đối tác do Internet Security Alliance cung cấp, đề cập đến quyền truy cập và tích hợp hệ thống ở từng giai đoạn. Bàn giao công việc hàng ngày là một phần của quá trình rộng hơn đó.

Hãy cùng cố vấn xem lại giao dịch và các thỏa thuận liên quan. Đừng mặc định rằng việc bán công ty tự động chuyển giao quyền sử dụng phần mềm, hợp đồng, mã nguồn, giấy phép, tài khoản hoặc dữ liệu cá nhân. Có quyền truy cập không chứng minh rằng một người biết vận hành hệ thống, được phép sử dụng hay đã có người đồng ý hỗ trợ.

Trước khi hoàn tất bàn giao, bạn nên xác định được ai duyệt thay đổi, ai biết cách thực hiện và ai đã đồng ý hỗ trợ. Nếu còn thiếu câu trả lời, hãy giao cho một người tìm hiểu.

Chúng tôi xây dựng phần mềm doanh nghiệp theo yêu cầu và có thể thỏa thuận việc chăm sóc hệ thống lâu dài hoặc hỗ trợ bàn giao. Nếu bạn cần người phụ trách một hệ thống đang có, hãy cho chúng tôi biết hệ thống làm gì và bạn cần hỗ trợ ra sao.