SaaSかカスタム開発か——簡単には決められない選択

用語の整理

SaaS(Software-as-a-Service)とは、アカウント登録してすぐ使い始められる、あるいは営業担当者が会社のセットアップを済ませて利用開始できる、既製のソフトウェアのこと。

カスタムソフトウェアは、自社のユースケースとニーズに合わせて作られたソリューションで、原則として自社専用のライセンスとなる(別途契約で定められない限り)。

一般的なメリットとデメリット

SaaSは、新しく立ち上げた会社でも、長く運営してきた大企業の移行でも、決定から実用までのスピードが早いのが普通だ。マニュアルやチュートリアルが揃っており、製品を理解させることを専門にしている人もいる。社員全員が、ソフトの使い方やできること・できないことを書いた資料を手にできる。

SaaS最大のデメリットは、機能セットと、提供側および他の利用者のやり方に縛られるロックインだろう。

他にも、データプライバシーの問題がある。データは通常、自社の外、場合によっては国外に置かれる。さらに、運営会社の存続と「健全な振る舞い」に依存することも見逃せない。

一方、カスタム開発のソフトウェアは、必要なことを必要なだけ実現し、業務を強化する。設置場所も自分で選べる(法律で指定される場合もある)。デザインアイデンティティも自社のもの。通常は独占ライセンスを保有する。自社だけが知る独自の方法で運用するので、内部のやり方は競合から見えない。これらを総合すれば、競争優位そのものだ。

ただしカスタム開発では、業務プロセスを紙やミーティングで定義し、必要なサポートやドキュメントのレベルを明文化する作業は、自社の責任になる。

ここまで価格の話が出ていないことに気づいただろうか。それは、よくある議論よりずっと複雑な話だからだ。この記事ではそれだけで一節を割く。

判断のしかた

決断は、突き詰めると次の2つの問いに集約される。

1. 自社のオペレーションが今どうなっているか、どうあるべきか、把握しているか?

聞こえる以上に難しい問いだ。初めて事業を立ち上げるなら、わからないのが当然。数年運営してきた、あるいは新会社を次々に立ち上げているなら、感覚はあるかもしれないが、おそらく毎回違うやり方になっているはずだ。

この時点で、自社はすでに少なくとも一つの運用方法を使っているはず。

もしその方法がスプレッドシートやNotionなら、すでにカスタム開発寄りの選択肢に近い。たいていの人は、業務を正しく回すために本当に必要な形でシートを組む。スプレッドシートはいずれ確実に手狭になり、遅かれ早かれ判断を迫られる——そしてその答えがカスタム開発になることは多い。

二つ目のパターンは、一般的なSaaS——CRMやタスク管理ツール——を使っている場合。すべて満足のいく動作で、社員や同僚が詰まることなく業務をこなせているなら、そのまま使い続けていい(提供元とのコミュニケーション、不安定さ、ダウンタイムの増加といった他の理由がなければ)。

逆に、何らかの停滞、遅延、技術的トラブルが出ているなら、必要なことを書き出すところから始めるのがいい。一つの問題だけでなく、自社にとって何が機能していて何がダメなのかを洗い出す。もっと合う別のSaaSが見つかる可能性もある。だが同時に、LINK-Vのようなカスタム開発会社と数回打ち合わせをして、可能性を探ってみてほしい。

部門ごとに違うものを使っていて、それぞれに固有のニーズがある——そんな状況なら、カスタム開発は有力な選択肢だ。各部門を個別にサポートしつつ、経営層には統一されたデータを届ける、そういう作りが可能だから。

2. 事業と会社の形はどうなっているか?

人数、部門数、各部門が具体的に何を必要としているか、扱う製品やサービスの種類と数、どう成長していくつもりか——これらを考える必要がある。

製品やサービスが明確に定義され、成長も予測可能な安定した会社なら、どちらの道でも候補になる。あとはこの記事で挙げた他の要素で判断することになる。

だが会社や製品が動的なら——ピボット、新サービスへの拡張、オペレーションの再構築——カスタム開発の方が持ちこたえる。SaaS製品は固定の前提の上に作られている。事業が動けば、その前提が合わなくなり、回避策を編み出すか、ツールを乗り換えるかを迫られる。カスタムシステムは、合わせるべき既製品が存在しないので、必要なときに必要なだけ変えられる。

コストについて

一般的な見方はこうだ:SaaSは月額が安く、カスタムは初期費用がドンと来てさらに継続費用がかかる。だが、必ずしもそうとは限らない。

SaaSに本気で乗ると、最初は小さくても、いろいろな方向に急速に膨らむ。

• 多くの場合、シート単位の課金。社員が増えればそのまま費用も増える。
• サービスは専門特化していることが多く、複数のサービスを併用することになる。それぞれにルールがある。
• サービスが複数になると、データを横断して意味のある形で見たくなり、結局それらをつなぐソフトのカスタム開発に費用を払うことになる。
• 特化したアップデートが必要になれば、その費用は大抵かなりの額になる。
• ソフトが会社や製品、サービスの要件と完全に噛み合わないと、トラブルや遅延ごとにコストが発生する。

カスタム開発側にも、資金面で多様な選択肢がある。開発会社が提示するモデルの中には魅力的なものも少なくない。

• 月額ライセンスのみ——完全カスタムのソフトウェア、サポート、サーバーをまとめて月額で支払う。開発もサービスもこの金額に含まれる。当社のクライアントにも非常に人気のモデル。
• 数年単位の分割払い。開発の一部について初期請求がある場合もない場合もあり、開発会社はその期間中のアクセス可能性を保証する。
• もちろん、開発中に数回マイルストーン請求を行う伝統的なモデルも、ほぼすべてのカスタム開発会社が提供している。

普段あまり考えたくないが避けて通れない問い——もし何かあったら、自社には何が残るのか?ソフトを提供あるいは開発した会社が倒産したら?ハッキングされてデータが漏れたら?そのコストは?全面移行か?データ消失か?訴訟か?

SaaSプロバイダーは緊急時のプランを用意していることが多く、公開されているものも社内にとどめているものもある。カスタム開発の場合、開発会社にはデフォルトの選択肢があるが、最終的には自社が必要とするものを交渉して決める形になる。

判断を変えること

変更は可能だし、実現できる。移行コストを払う価値があるケースも非常に多い。

あるソリューションで何年も問題なくやれていたのに、いつの間にか合わなくなる——スタッフが入れ替わって性格が変わり、提供するものも少しずつ変わっていく。その兆しが見え始めたら、他の選択肢を探し始めるのが賢明だ。さもないと、悪いソリューションに縛られたまま、業務ごとのコストが膨らんでいく。10人企業向けのツールに、100人・複数部門に成長した会社を押し込むようなことになる。

前節で触れたとおり、決断を後ろに送るのは合理的だ——働きながら必要なものを学んでから決める。ただし、簡単でも安くもないかもしれない。逆に、想像するほど複雑でもないかもしれない。

移行は双方向で議論する。違いはわずかなので、以下の段落で軽く触れる程度にとどめる。

技術的には、移行には多くのセーフガード、技術的保証、テストが必要になる。技術作業ではあるが、移行・安全性・基本的なデータセキュリティを監視・検証する信頼できる人を、自社の雇用で立てることをおすすめする。

本番のステップは、社員のオンボーディング。働く環境とルールを変えることになる。

会社の規模によっては、社員のPCやスマホに新しいアプリを入れて、全員参加のミーティングで新システムを紹介する——それだけで済むこともある。

当社のサービス

LINK-Vはさまざまなソフトウェアを提供している——カスタム開発、Graceブランドの一部SaaS、ソフトウェアの永続ライセンス。CRM、CMS、アプリ、メールサーバーなど。

得意分野は高品質なソリューション。ドキュメント、サポート、オンボーディング、そして高速なソフトウェアを提供する。CEOは2008年から現場に立ち続けている。

まとめ

導入が簡単なSaaSは、会社のプロセスをまるで普遍的なルールであるかのように見せる。だが、どの会社にも独自の「カオス」があり、人と人の組み合わせから生まれるその混沌には、それぞれ違うソリューションが必要だ。

価格構造も以前とは違う——SaaSは高くなり、開発スタジオは競争力ある料金モデルを提示している。

探ってみることをおすすめする。当社や他の開発スタジオと電話やミーティングで話してみて、選択肢を確認するか、すでに下した判断を裏付けてほしい。