Một sổ tồn kho cho cửa hàng và bán hàng trực tuyến: cần kết nối những gì?

Một bản ghi tồn kho dùng chung giúp cửa hàng và kênh bán trực tuyến đưa ra cam kết nhất quán. Trước hết, hãy thống nhất mỗi số lượng mô tả mặt hàng và địa điểm nào, hàng nào vẫn có thể bán, và hệ thống nào tiếp nhận thay đổi. Nếu chỉ nối hai con số mà chưa thống nhất những điều đó, nhân viên có thể nhìn cùng một số nhưng hiểu theo hai cách khác nhau.

Bắt đầu với một sản phẩm ở hai cửa hàng. Lập bản đồ số lượng, rồi theo dõi một giao dịch bán, một lượt giữ hàng cho khách, một món hàng trả lại và một lần chuyển kho. Nhờ vậy, người phụ trách vận hành bán lẻ có thể cùng nhân viên và nhà cung cấp xem xét tình huống cụ thể trước khi tin vào số hàng sẵn có hiển thị cho khách.

Giao trách nhiệm cho từng số lượng

Doanh nghiệp, con số và trách nhiệm dưới đây đều là giả định. Xét một chiếc cốc xanh 350 ml, SKU MUG-BLUE-350, được đếm theo từng chiếc tại cửa hàng Bắc và Nam. Ghép mã sản phẩm và địa điểm của từng kênh với đúng các bản ghi đó. Kích cỡ khác hoặc một gói hàng không được âm thầm dùng chung số lượng.

Trong ví dụ này, bản ghi sản phẩm xác định biến thể và đơn vị. Sổ tồn kho quản lý số dư đã được chấp nhận của từng mặt hàng tại từng địa điểm. Máy tính tiền và hệ thống đặt hàng trực tuyến gửi các giao dịch có mã định danh; danh mục trực tuyến hiển thị số hàng sẵn có được tính từ sổ tồn kho. Người phụ trách vận hành điều tra chênh lệch. Nhân viên cửa hàng cung cấp số đếm thực tế cho các điều chỉnh đã được duyệt, thay vì tự ghi đè số dư trong nhiều hệ thống.

Mười chiếc cốc thực có ở Bắc gồm hai chiếc đang giữ cho khách, ba chiếc đã được cam kết cho đơn hàng, một chiếc chờ kiểm tra và bốn chiếc có thể bán. Sáu chiếc ở Nam gồm một chiếc đang giữ và năm chiếc có thể bán. Đừng cộng tồn kho thực vào các nhóm nhỏ hơn này vì chúng đã nằm trong đó. Hàng đang chuyển đến là số riêng; chiếc cốc được trả lại chỉ được tính một lần trong tồn kho thực.

Đây là cách doanh nghiệp định nghĩa trong ví dụ này. Hướng dẫn tồn kho của Shopify cũng phân biệt số lượng đang có, có thể bán, đã cam kết và không khả dụng theo từng mặt hàng và địa điểm, nhưng cần hiểu tên gọi trong đúng ngữ cảnh của Shopify. Theo hướng dẫn hiện tại, hàng được giữ cho đơn nháp thuộc loại đã cam kết; reserved là một trạng thái không khả dụng riêng. Việc cửa hàng gọi một quy trình là giữ chỗ không có nghĩa là nó tự động tương ứng với trường reserved của nhà cung cấp.

Hãy ghi lại ý nghĩa của từng hệ thống trước khi ánh xạ các trường. Hướng dẫn của Microsoft về chuyển đổi giữa các hệ thống giải thích vì sao những khái niệm kinh doanh có vẻ giống nhau vẫn có thể cần chuyển đổi, bảo trì liên tục và chấp nhận độ trễ. Việc thực tế ở đây là giữ nguyên ý nghĩa của giao dịch khi nó đi qua kết nối.

Theo dõi bốn giao dịch thường gặp

Mỗi ví dụ dưới đây bắt đầu lại từ số lượng ban đầu ở trên. Đây là các lựa chọn vận hành được đề xuất, không phải khẳng định về thiết lập mặc định của một nền tảng cụ thể.

Đơn hàng phân bổ hàng trước khi hàng rời kho

Giả sử sổ tồn kho chấp nhận một đơn trực tuyến mua một chiếc cốc ở Bắc theo chính sách phân bổ của doanh nghiệp. Số có thể bán giảm từ bốn xuống ba; số đã cam kết tăng từ ba lên bốn. Số hàng hiện có vẫn là mười vì chiếc cốc vẫn ở cửa hàng. Khi nhân viên gửi hàng, tồn kho thực giảm còn chín và số đã cam kết trở lại ba. Chỉ riêng lượt xem trang hay thông báo thanh toán không chứng minh rằng việc phân bổ đã được chấp nhận.

Giữ hàng cần có quy tắc giải phóng

Một nhân viên giữ một chiếc cốc ở Bắc để khách đến nhận. Trong mô hình giả định này, số có thể bán giảm từ bốn xuống ba và số hàng giữ cho khách tăng từ hai lên ba. Doanh nghiệp phải chọn thời điểm hết hạn và chỉ rõ quy trình hoặc người giải phóng hàng. Hủy hoặc hết hạn chỉ khôi phục số có thể bán nếu chiếc cốc chưa được phân bổ cho đơn hàng hoặc bán đi. Lượt giữ cho đơn nháp của Shopify cần được ánh xạ riêng sang trạng thái đã cam kết.

Hàng trả lại chưa thể bán ngay

Khi nhận lại một chiếc cốc đã bán, số hàng hiện có ở Bắc tăng từ mười lên mười một và số đang kiểm tra tăng từ một lên hai. Số có thể bán vẫn là bốn. Sau khi kiểm tra, chiếc cốc được đưa lại vào hàng để bán hoặc ghi nhận là không thể bán. Hoàn tiền và nhận hàng thực tế là hai sự kiện riêng, nên nhân viên cần biết sự kiện nào đã thật sự xảy ra.

Chuyển kho gồm lúc gửi đi và lúc nhận hàng

Bắt đầu lại từ số lượng ban đầu. Giả sử nhân viên gửi hai chiếc cốc đang có thể bán từ Bắc sang Nam trong một lần chuyển kho có mã định danh. Tồn kho thực ở Bắc giảm từ mười xuống tám, số có thể bán giảm từ bốn xuống hai. Số đang trên đường tới Nam tăng từ hai lên bốn; số hàng hiện có tại Nam vẫn là sáu và số có thể bán vẫn là năm. Hai chiếc đã trên đường trong số liệu ban đầu thuộc về một giao dịch khác.

Khi Nam nhận đúng một lần lô hàng chuyển mới này và hoàn tất các bước kiểm tra cần thiết, số đang trên đường trở về hai, số hàng hiện có tăng lên tám và số có thể bán tăng lên bảy. Một lần chuyển mới chỉ được lên kế hoạch thì chưa rời kho. Hãy thống nhất khi nào hàng bị rút khỏi số có thể bán và khi nào việc nhận hàng cho phép bán, để cốc đang vận chuyển không bị cả hai cửa hàng cùng chào bán.

Thử xem ai nhận được chiếc cốc cuối cùng

Yêu cầu nhà cung cấp trình diễn các kịch bản nghiệm thu đề xuất trong môi trường thử nghiệm riêng được hỗ trợ, dùng mặt hàng giả định và tắt các thao tác thực như ghi tồn kho, đơn hàng, thanh toán, xử lý đơn và gửi tin cho khách. Kiểm tra bản ghi giao dịch được hệ thống nhận chấp thuận và số dư sau đó, cùng với màn hình mà nhân viên nhìn thấy.

Đưa một đơn vị vào trạng thái có thể bán rồi yêu cầu mua tại quầy và trực tuyến cùng lúc. Việc phân bổ được quyết định ở đâu? Hãy xem yêu cầu nào được chấp nhận và khách hàng hoặc nhân viên còn lại nhìn thấy gì. Màn hình số hàng được lưu tạm không thể quyết định giữa các yêu cầu cạnh tranh.

Tiếp theo, để một lượt giữ hàng hết hạn trong lúc một đơn hàng đang được chấp nhận. Kiểm tra để một đơn vị chỉ chuyển sang trạng thái dự định một lần. Gửi thông báo nhận hàng trả lại hoặc nhận hàng chuyển kho hai lần, rồi kiểm tra xem nhân viên có nhận ra chỉ có một lần nhận thực tế và tránh cộng kho hai lần hay không. Các thử nghiệm này cho thấy hành vi trong điều kiện đã trình diễn; chúng không chứng minh mọi cập nhật luôn tức thời hay loại bỏ mọi rủi ro bán vượt số lượng.

Hiển thị sự không chắc chắn khi kết nối bị gián đoạn

Ngắt kết nối trước khi có xác nhận, sau đó thử lại với một lần ngắt sau khi hệ thống nhận đã chấp nhận giao dịch. Trong cả hai trường hợp, bên gửi có thể không nhận được phản hồi, nhưng ảnh hưởng đến tồn kho khác nhau. Trước khi gửi lại, nhân viên cần phân biệt công việc đang chờ, giao dịch đã được xác nhận và kết quả chưa rõ.

Sau khi kết nối lại, so sánh mã giao dịch, mặt hàng, địa điểm, số lượng và trạng thái với bằng chứng từ hệ thống nhận. Hỏi kết nối xác định thứ tự và độ mới như thế nào nếu phản hồi cũ đến sau phản hồi mới. Chỉ dựa vào thời điểm nhận không được âm thầm biến số dư cũ thành dữ liệu có thẩm quyền.

Đó là các chính sách ví dụ mà doanh nghiệp cần chọn. Chọn con số cao nhất hoặc bản cập nhật đến sau cùng không phải quy tắc chung để xử lý chênh lệch. Việc đếm hàng thực tế có thể phát hiện sai lệch, nhưng điều chỉnh vẫn cần có lý do được ghi lại và người chịu trách nhiệm.

Mang theo bản đồ nhân viên có thể sử dụng

Kết quả hữu ích là bản đồ đã thống nhất về mặt hàng và địa điểm, định nghĩa từng số lượng, người phụ trách thay đổi được chấp nhận và quy trình xử lý giao dịch chưa rõ hoặc chênh lệch. Đặt kết quả thử nghiệm bán hàng, giữ hàng, trả hàng và chuyển kho cạnh bản đồ. Nhân viên cần biết điều gì có thể cam kết và điều gì phải kiểm tra.

Một chế độ xem tồn kho chung có thể hỗ trợ các kênh bán hàng bạn đang dùng. Bản đồ giúp xác định phần việc còn lại là cấu hình, kết nối còn thiếu hay thay đổi trách nhiệm của nhân viên. Nếu cần kết nối, chúng tôi có thể trao đổi về tích hợp API cho các giao dịch và trường hợp ngoại lệ đó, với phạm vi và công tác chăm sóc liên tục được thống nhất cho dự án cụ thể.

Câu hỏi về tồn kho dùng chung