Nabídka na software na míru oceňuje konkrétní rozsah práce. Chcete-li porovnat dvě nabídky, zjistěte, co každá zahrnuje, co musí dodat váš tým a co zatím není jasné. Univerzální cena na tyto otázky za vaši firmu neodpoví.
Dvě nabídky mohou popisovat odlišnou práci
Představte si, že dva dodavatele požádáte o systém, ve kterém zaměstnanci podávají žádosti a vedoucí je schvalují. Obě nabídky ho mohou nazývat „interním systémem žádostí“. Při bližším čtení se ale může ukázat, že jde o velmi odlišnou práci.
Následující nabídky jsou smyšlené. Ukazují, jak rozsah mění srovnání. Neuvádějí cenu ani nepopisují projekt klienta LINK-V.
Nabídka A: podat, schválit, exportovat
Zaměstnanec podá žádost a vedoucí ji schválí. Někdo schválené žádosti vyexportuje a zadá do stávajícího firemního systému. Váš tým dodá vyčištěná vstupní data a zajistí prostředí, ve kterém software poběží.
Nabídka B: pokrýt větší část procesu
Zaměstnanci mohou zamítnuté žádosti opravit a znovu podat. Jednotlivé role vidí různé informace. Schválené žádosti se propojením předávají do stávajícího systému. Nabídka zahrnuje také dohodnuté kontroly importu, nasazení a jasně vymezenou podporu.
Pokud je nabídka A levnější, může to jednoduše znamenat menší rozsah práce. Může přesně odpovídat vašim potřebám, pokud vám stačí ruční export a váš tým dokáže software provozovat. Pokud firma potřebuje vše z nabídky B, porovnejte, co by obnášelo doplnit chybějící práci do nabídky A.
Užitečná úvodní otázka zní: co musí lidé pomocí tohoto softwaru dokázat dokončit? Pak ověřte, zda k tomu vede každá nabídka.
Podívejte se i na případy, kdy proces neproběhne hladce
„Vedoucí schválí žádost“ zní jednoduše. Co se stane, když žádost není úplná? Může ji vedoucí vrátit s komentářem? Kdo ji může upravit a potřebuje někdo vidět její historii?
Odpovědi popisují práci, kterou musí někdo vytvořit a otestovat. Samotný počet obrazovek neukáže, kolik práce je potřeba. Totéž platí pro počet uživatelů: mnoho lidí může mít jednu jednoduchou roli, zatímco menší skupina může potřebovat různá oprávnění a rozhodovací pravomoci.
Podívejte se také na místa, kde se nový software propojí s jinými systémy. Propojení se stávajícím systémem vyžaduje dohodnutý způsob výměny informací. Staré záznamy může být před importem potřeba vyčistit nebo zkontrolovat. Uživatelé mohou potřebovat software na různých zařízeních. Každý takový požadavek může změnit oceňovaný rozsah práce.
U každé neznámé položky se ptejte, kdo zjistí odpověď, jaké informace nebo přístup potřebuje a kdy zjištění změní odhad nebo vyžádá rozhodnutí. „Vyřešíme to později“ nechává otevřený rozsah práce i její cenu.
Pokyny GOV.UK ke zkoumání problému před vývojem nabízejí užitečný přístup: prozkoumejte uživatele, širší proces, omezení a rizikové předpoklady. U nabídky to znamená zjistit o složitých částech dost na to, aby bylo možné popsat nabízenou práci. Vládní postup není povinným modelem pro soukromý projekt.
Zjistěte, k čemu se uvedená částka skutečně vztahuje
Předběžný odhad a dohodnutá cena za vymezenou práci odpovídají na různé otázky. Z nabídky by měl být tento rozdíl jasný.
Předběžný odhad
Odhad pravděpodobných nákladů podle dosavadních informací. Přečtěte si uvedené předpoklady. Zeptejte se, co je ještě potřeba prověřit a kdy se odhad znovu posoudí.
Pevná cena za vymezený rozsah
Cena za dohodnutou práci a podmínky. Ověřte výstupy, vyloučené práce, své povinnosti a kritéria dokončení.
Rozhodnutí o změně
Rozhodnutí o práci, která se liší od dohody. Zeptejte se, jak se před provedením změny vysvětlí a schválí její dopad na cenu, termín a převzetí.
Jde o praktické rozlišení při čtení nabídek, nikoli o právní definice. Různé projekty mohou mít různá obchodní ujednání. Pokyny GOV.UK ke smluvním vztahům uvádějí několik přístupů a vysvětlují, proč při výběru záleží na úplnosti informací. Nestanovují jedinou správnou smlouvu pro každou firmu.
Porovnejte nabídky podle stejných požadavků
Než se rozhodnete, požádejte každého dodavatele o odpovědi na stejný stručný seznam otázek:
- Co mohou lidé dokončit? Zahrňte běžný postup i opravy, zamítnutí a další výjimky, které firma potřebuje.
- Co je zahrnuto a co ne? Ověřte propojení, přípravu a import dat, zařízení, nasazení i práci, která zůstává vašemu týmu.
- Co máte dodat vy? Uveďte potřebná data, přístupy k systémům, rozhodnutí a osoby a dohodněte, kdy budou k dispozici.
- Co zatím není jasné? Zaznamenejte předpoklad, kdo ho prověří a co se stane, pokud bude odpověď jiná.
- Jak se dohodnete, že je hotovo? Popište, co se bude kontrolovat, kdo to provede a jak se budou řešit opravy.
- Za co budete platit po spuštění? Ujasněte si hosting, licence, údržbu, podporu a pozdější změny včetně toho, kdo každou položku zajišťuje.
Pak uvidíte, zda nabídky pokrývají stejný požadovaný výsledek. Pokud na rozdílu záleží, požádejte o vysvětlení nebo ocenění, než začnete celkové částky porovnávat. Můžete zvolit menší rozsah. Rozhodněte se vědomě podle toho, s čím firma dokáže pracovat.
Pokud chcete probrat software na míru pro vaši firmu, popište, co od něj potřebujete. Rozsah, cena, hosting, podpora a další závazky se sjednávají pro každý projekt zvlášť.
Na co se zeptat před přijetím nabídky
Lze získat užitečnou cenu, než známe všechny podrobnosti?
Odhad může pomoci při plánování rozpočtu, pokud jsou jasné jeho předpoklady a nevyřešené otázky. Zeptejte se, která zjištění mohou cenu změnit a kdy se znovu posoudí. Pevný závazek vyžaduje dohodnutý popis práce a jejích podmínek.
Co musí být stejné, aby šly dvě nabídky porovnat?
Začněte výsledkem, kterého mají lidé dosáhnout. Pak porovnejte zahrnutou práci, vyloučené práce, odpovědnosti, neznámé položky, kontroly dokončení a průběžné náklady. Podobné názvy projektů mohou označovat různou práci.
Jsou hosting a podpora zahrnuty v ceně vývoje?
Zkontrolujte nabídku a smlouvu. Zeptejte se, kdo software provozuje, jaká pomoc je zahrnuta, jak dlouho ujednání platí a co se účtuje zvlášť. Samotná cena vývoje na tyto otázky neodpoví.
