Cenová ponuka na softvér na mieru oceňuje konkrétnu prácu. Ak chcete porovnať dve ponuky, potrebujete vedieť, čo každá zahŕňa, čo musí dodať váš tím a čo zatiaľ nie je jasné. Univerzálna cena vám na tieto otázky za vašu firmu neodpovie.
Dve ponuky môžu opisovať odlišnú prácu
Predstavte si, že dvoch dodávateľov požiadate o systém, v ktorom zamestnanci podávajú žiadosti a vedúci ich schvaľujú. Obe ponuky ho môžu nazývať „interný systém žiadostí“. Pri bližšom čítaní však môžu opisovať veľmi odlišnú prácu.
Nasledujúce ponuky sú vymyslené. Ukazujú, ako rozsah práce mení porovnanie. Neuvádzajú cenu ani neopisujú projekt klienta LINK-V.
Ponuka A: podať, schváliť, exportovať
Zamestnanci podávajú žiadosti. Vedúci ich schvaľujú. Niekto schválené žiadosti vyexportuje a zadá do existujúceho firemného systému. Váš tím dodá vyčistené vstupné dáta a zabezpečí prostredie, v ktorom bude softvér fungovať.
Ponuka B: pokryť väčšiu časť procesu
Zamestnanci môžu zamietnuté žiadosti opraviť a znova podať. Jednotlivé roly vidia odlišné informácie. Schválené žiadosti sa cez prepojenie odovzdávajú do existujúceho systému. Ponuka zahŕňa aj dohodnuté kontroly importu, nasadenie a jasne vymedzenú podporu.
Ak ponuka A stojí menej, môže to znamenať jednoducho menej práce. Môže presne vyhovovať vašim potrebám, ak vám stačí ručný export a váš tím vie softvér prevádzkovať. Ak firma potrebuje všetko z ponuky B, porovnajte, čo by znamenalo doplniť chýbajúcu prácu do ponuky A.
Užitočná úvodná otázka znie: čo musia ľudia pomocou tohto softvéru zvládnuť dokončiť? Potom overte, či ich k tomu každá ponuka dovedie.
Pozrite sa aj na situácie, keď proces neprebehne hladko
„Vedúci schváli žiadosť“ znie jednoducho. Čo sa stane, ak žiadosť nie je úplná? Môže ju vedúci vrátiť s komentárom? Kto ju môže upraviť a potrebuje niekto vidieť jej históriu?
Odpovede opisujú prácu, ktorú musí niekto vytvoriť a otestovať. Samotný počet obrazoviek neukáže, koľko práce je potrebné. Rovnako ani počet používateľov: veľa ľudí môže mať jednu jednoduchú rolu, zatiaľ čo menšia skupina môže potrebovať rôzne oprávnenia a rozhodovacie možnosti.
Pozrite sa aj na miesta, kde sa nový softvér stretáva s niečím ďalším. Prepojenie s existujúcim systémom potrebuje dohodnutý spôsob výmeny informácií. Staré záznamy možno treba pred importom vyčistiť alebo skontrolovať. Ľudia môžu potrebovať používať softvér na rôznych zariadeniach. Každá požiadavka môže zmeniť rozsah oceňovanej práce.
Pri každej nejasnosti sa pýtajte, kto zistí odpoveď, aké informácie alebo prístup potrebuje a kedy zistenie zmení odhad alebo si vyžiada rozhodnutie. „Vyriešime to neskôr“ necháva otvorený rozsah práce aj jej cenu.
Pokyny GOV.UK o skúmaní problému pred vývojom ponúkajú užitočný spôsob uvažovania: preskúmať používateľov, širší proces, obmedzenia a rizikové predpoklady. Pri cenovej ponuke to znamená zistiť o náročných častiach dosť na to, aby bolo možné opísať ponúkanú prácu. Vládny postup nie je povinným modelom pre súkromný projekt.
Zistite, k čomu sa uvedená suma skutočne vzťahuje
Predbežný odhad a dohodnutá cena za vymedzenú prácu odpovedajú na rôzne otázky. Z ponuky by mal byť tento rozdiel jasný.
Predbežný odhad
Odhad pravdepodobných nákladov podľa doterajších informácií. Prečítajte si predpoklady, z ktorých vychádza. Pýtajte sa, čo treba ešte preskúmať a kedy sa odhad znovu posúdi.
Pevná cena za vymedzený rozsah
Cena viazaná na dohodnutú prácu a podmienky. Skontrolujte výstupy, vylúčené práce, svoje povinnosti a kritériá dokončenia.
Rozhodnutie o zmene
Rozhodnutie o práci, ktorá sa líši od dohody. Pýtajte sa, ako sa pred uskutočnením zmeny vysvetlí a odsúhlasí jej vplyv na cenu, termín a prevzatie.
Ide o praktické rozlíšenie pri čítaní ponúk, nie o právne definície. Rôzne projekty môžu mať rôzne obchodné dohody. Pokyny GOV.UK k uzatváraniu zmlúv uvádzajú viacero prístupov a vysvetľujú, prečo pri výbere záleží na neúplných informáciách. Neurčujú jedinú správnu zmluvu pre každú firmu.
Porovnajte ponuky podľa rovnakých požiadaviek
Pred výberom požiadajte každého dodávateľa, aby odpovedal na rovnaký krátky súbor otázok:
- Čo môžu ľudia dokončiť? Zahrňte bežný postup aj opravy, zamietnutia a ďalšie výnimky, ktoré firma potrebuje.
- Čo je zahrnuté a čo nie? Skontrolujte prepojenia, prípravu a import dát, zariadenia, nasadenie aj prácu, ktorá zostáva vášmu tímu.
- Čo máte dodať vy? Pomenujte potrebné dáta, prístupy k systémom, rozhodnutia a ľudí a dohodnite, kedy budú k dispozícii.
- Čo zatiaľ nie je jasné? Zapíšte predpoklad, kto ho overí a čo sa stane, ak bude odpoveď iná.
- Ako sa dohodnete, že je práca hotová? Opíšte, čo sa bude kontrolovať, kto to skontroluje a ako sa budú riešiť opravy.
- Za čo budete platiť po spustení? Ujasnite si hosting, licencie, údržbu, podporu a neskoršie zmeny vrátane toho, kto každú položku zabezpečí.
Potom uvidíte, či ponuky pokrývajú rovnaký požadovaný výsledok. Ak na rozdiele záleží, požiadajte o vysvetlenie alebo ocenenie, skôr než budete celkové sumy považovať za porovnateľné. Môžete si vybrať menší rozsah. Rozhodnite sa vedome podľa toho, s čím vaša firma dokáže pracovať.
Ak chcete hovoriť o softvéri na mieru pre vašu firmu, opíšte, čo od neho potrebujete. Rozsah, cena, hosting, podpora a ďalšie záväzky sa dohodnú pre konkrétny projekt.
Otázky pred prijatím ponuky
Dá sa získať užitočná cena skôr, než poznáme všetky podrobnosti?
Odhad môže pomôcť pri plánovaní rozpočtu, ak sú jasné jeho predpoklady a nevyriešené otázky. Pýtajte sa, ktoré zistenia ho môžu zmeniť a kedy sa posúdia. Pevný záväzok potrebuje dohodnutý opis práce a jej podmienok.
Čo musí byť rovnaké, aby sa dali dve ponuky porovnať?
Začnite výsledkom, ktorý ľudia potrebujú dosiahnuť. Potom porovnajte zahrnutú prácu, výluky, zodpovednosti, nejasnosti, kontroly dokončenia a priebežné náklady. Podobné názvy projektov môžu označovať odlišnú prácu.
Sú hosting a podpora zahrnuté v cene vývoja?
Skontrolujte ponuku a zmluvu. Pýtajte sa, kto softvér prevádzkuje, aká pomoc je zahrnutá, ako dlho dohoda platí a čo sa účtuje osobitne. Samotná cena vývoja na tieto otázky neodpovie.
