Ein Angebot für individuelle Software bepreist eine bestimmte Leistung. Um zwei Angebote zu vergleichen, müssen Sie wissen, was jeweils enthalten ist, was Ihr Team bereitstellen muss und was noch ungeklärt ist. Einen allgemeinen Preis, der diese Fragen für Ihr Unternehmen beantwortet, gibt es nicht.
Zwei Angebote können unterschiedliche Aufgaben beschreiben
Stellen Sie sich vor, Sie fragen zwei Anbieter nach einem System, in dem Mitarbeitende Anträge einreichen und Führungskräfte sie genehmigen. Beide Angebote könnten es „internes Antragssystem“ nennen. Bei genauerem Hinsehen können sich die Leistungen jedoch stark unterscheiden.
Die folgenden Angebote sind frei erfunden. Sie zeigen, wie sich der Umfang auf den Vergleich auswirkt. Sie nennen keinen Preis und beschreiben kein Kundenprojekt von LINK-V.
Angebot A: einreichen, genehmigen, exportieren
Mitarbeitende reichen einen Antrag ein. Eine Führungskraft genehmigt ihn. Jemand exportiert die genehmigten Anträge und trägt sie in das bestehende Unternehmenssystem ein. Ihr Team stellt bereinigte Ausgangsdaten bereit und kümmert sich um die Umgebung, in der die Software betrieben wird.
Angebot B: einen größeren Teil des Ablaufs abdecken
Mitarbeitende können abgelehnte Anträge korrigieren und erneut einreichen. Verschiedene Rollen sehen unterschiedliche Informationen. Genehmigte Anträge werden über eine Anbindung an ein bestehendes System übertragen. Das Angebot umfasst außerdem vereinbarte Prüfungen beim Import, die Bereitstellung und eine klar festgelegte Supportregelung.
Wenn Angebot A weniger kostet, kann das schlicht an einem geringeren Leistungsumfang liegen. Es kann genau passen, wenn ein manueller Export ausreicht und Ihr Team die Software betreiben kann. Wenn Ihr Unternehmen alles aus Angebot B benötigt, prüfen Sie, was es kosten und erfordern würde, die fehlenden Leistungen zu A hinzuzufügen.
Die erste hilfreiche Frage lautet: Welche Aufgaben müssen Menschen mit dieser Software abschließen können? Prüfen Sie dann, ob jedes Angebot dies ermöglicht.
Betrachten Sie auch Fälle, in denen der Ablauf nicht glattläuft
„Eine Führungskraft genehmigt einen Antrag“ klingt einfach. Was passiert, wenn der Antrag unvollständig ist? Kann sie ihn mit einem Kommentar zurückgeben? Wer darf ihn ändern und muss jemand den Verlauf einsehen können?
Die Antworten beschreiben Leistungen, die jemand entwickeln und testen muss. Die Zahl der Bildschirme allein zeigt den Aufwand nicht. Dasselbe gilt für die Nutzerzahl: Viele Menschen können eine einfache Rolle teilen, während eine kleinere Gruppe verschiedene Berechtigungen und Entscheidungsmöglichkeiten benötigt.
Sehen Sie sich auch an, wo die neue Software mit anderen Systemen zusammenkommt. Für die Anbindung an ein bestehendes System muss vereinbart werden, wie Informationen ausgetauscht werden. Alte Datensätze müssen vor dem Import möglicherweise bereinigt oder geprüft werden. Die Menschen, die die Software verwenden, brauchen sie vielleicht auf unterschiedlichen Geräten. Jede Anforderung kann den bepreisten Leistungsumfang verändern.
Fragen Sie bei jeder offenen Frage, wer die Antwort ermittelt, welche Informationen oder Zugänge dafür nötig sind und wann das Ergebnis die Schätzung ändert oder eine Entscheidung erfordert. „Das klären wir später“ lässt sowohl die Leistung als auch ihren Preis offen.
Die GOV.UK-Leitlinien zur Untersuchung eines Problems vor der Entwicklung bieten hier einen hilfreichen Gedanken: Nutzer, den gesamten Ablauf, Einschränkungen und riskante Annahmen untersuchen. Für ein Angebot heißt das, die schwierigen Teile gut genug zu klären, um die angebotenen Leistungen beschreiben zu können. Das staatliche Vorgehen ist kein vorgeschriebenes Modell für private Projekte.
Klären Sie, wofür die genannte Summe tatsächlich gilt
Eine frühe Schätzung und ein vereinbarter Preis für eine festgelegte Leistung beantworten unterschiedliche Fragen. Das sollte aus einem Angebot klar hervorgehen.
Eine frühe Schätzung
Eine Einschätzung der voraussichtlichen Kosten auf Grundlage der bisher bekannten Informationen. Lesen Sie die zugehörigen Annahmen. Fragen Sie, was noch untersucht werden muss und wann die Schätzung erneut geprüft wird.
Ein Festpreis für einen definierten Umfang
Ein Preis, der an vereinbarte Leistungen und Bedingungen gebunden ist. Prüfen Sie die Ergebnisse, Ausschlüsse, Ihre Pflichten und die Kriterien für den Abschluss.
Eine Entscheidung über Änderungen
Eine Entscheidung über Arbeiten, die von der Vereinbarung abweichen. Fragen Sie, wie sich die Auswirkungen auf Preis, Zeitplan und Abnahme vor Umsetzung der Änderung erklären und vereinbaren lassen.
Diese Unterscheidungen helfen beim Lesen von Angeboten; sie sind keine rechtlichen Definitionen. Projekte können unterschiedliche vertragliche Regelungen nutzen. Die GOV.UK-Leitlinien zur Vertragsgestaltung beschreiben mehrere Ansätze und erklären, weshalb unvollständige Informationen bei der Wahl eine Rolle spielen. Sie legen keinen einzigen richtigen Vertrag für jedes Unternehmen fest.
Vergleichen Sie Angebote anhand derselben Anforderungen
Bitten Sie vor der Entscheidung jeden Anbieter um Antworten auf dieselben kurzen Fragen:
- Was können die Menschen abschließen? Berücksichtigen Sie den normalen Ablauf sowie Korrekturen, Ablehnungen und andere Ausnahmen, die Ihr Unternehmen braucht.
- Was ist enthalten und was ausgeschlossen? Prüfen Sie Anbindungen, Datenaufbereitung und Import, Geräte, Bereitstellung sowie Arbeiten, die Ihr Team selbst übernimmt.
- Was müssen Sie bereitstellen? Benennen Sie benötigte Daten, Systemzugänge, Entscheidungen und Personen. Vereinbaren Sie, wann diese verfügbar sind.
- Was ist noch ungeklärt? Halten Sie die Annahme fest, wer sie prüft und was geschieht, wenn die Antwort anders ausfällt.
- Wie stellen Sie gemeinsam fest, dass die Arbeit abgeschlossen ist? Beschreiben Sie, was geprüft wird, wer es prüft und wie Korrekturen behandelt werden.
- Wofür zahlen Sie nach dem Start? Klären Sie Hosting, Lizenzen, Wartung, Support und spätere Änderungen, einschließlich der jeweiligen Zuständigkeit.
Dann erkennen Sie, ob die Angebote dasselbe benötigte Ergebnis abdecken. Wenn ein Unterschied wichtig ist, lassen Sie ihn erklären oder bepreisen, bevor Sie die Gesamtsummen vergleichen. Sie können sich für einen kleineren Umfang entscheiden. Treffen Sie diese Entscheidung bewusst anhand dessen, womit Ihr Unternehmen arbeiten kann.
Wenn Sie über individuelle Software für Ihr Unternehmen sprechen möchten, beschreiben Sie, was sie leisten soll. Umfang, Preis, Hosting, Support und weitere Verpflichtungen werden für das jeweilige Projekt vereinbart.
Fragen, bevor Sie ein Angebot annehmen
Können wir einen brauchbaren Preis erhalten, bevor alle Details bekannt sind?
Eine Schätzung kann bei der Budgetplanung helfen, wenn ihre Annahmen und offenen Fragen klar sind. Fragen Sie, welche Erkenntnisse sie verändern könnten und wann diese überprüft werden. Eine verbindliche Festlegung braucht eine vereinbarte Beschreibung der Leistungen und Bedingungen.
Was muss übereinstimmen, damit zwei Angebote vergleichbar sind?
Beginnen Sie mit dem Ergebnis, das die Menschen erreichen müssen. Vergleichen Sie dann enthaltene Leistungen, Ausschlüsse, Zuständigkeiten, offene Fragen, Abnahmekriterien und laufende Kosten. Ähnliche Projektnamen können unterschiedliche Arbeiten bezeichnen.
Sind Hosting und Support im Entwicklungspreis enthalten?
Prüfen Sie das Angebot und die Vereinbarung. Fragen Sie, wer die Software betreibt, welche Hilfe enthalten ist, wie lange die Regelung gilt und was gesondert berechnet wird. Der Entwicklungspreis allein beantwortet diese Fragen nicht.
