직원이 퇴사하면 계정과 업무는 어떻게 될까요?
동료가 퇴사하면 한 사람은 접근 권한을 종료하고, 다른 사람은 미완료 업무를 이어받아야 합니다. 각 업무의 담당자와 처리 시점, 완료 여부를 확인하는 방법을 정하세요.
누군가 퇴사할 때는 접근 권한을 종료할 담당자와 미완료 업무를 이어받을 담당자를 정하세요. 두 작업은 각각 완료 여부를 확인해야 합니다. 계정을 삭제해도 내일 들어오는 고객 문의가 적절한 사람에게 전달되는지, 동료가 공유 보고서를 수정할 수 있는지는 알 수 없습니다.
계속해야 할 업무부터 확인하세요
고객 문의에 답하고 주간 보고서를 준비하는 동료를 생각해 보세요. 예정된 퇴사 전에 관리자는 처리되지 않은 문의, 다음 보고서 마감일, 업무를 이어받을 사람을 확인합니다. 후임자는 본인에게 승인된 계정으로 관련 업무에 접근해야 합니다.
관리자는 새 담당자가 필요한 업무를 정합니다. 인사 담당자는 승인된 일정과 관련 제약을 확인합니다. 각 시스템 담당자는 접근 권한을 어떻게 변경하고 필요한 자료를 어떻게 보존하거나 이전할지 결정합니다. 작은 회사에서는 한 사람이 여러 역할을 맡을 수 있습니다. 그래도 결정 사항은 명확히 기록하세요.
보안 사고로 긴급 대응이 필요한 경우 조직에서 승인한 절차를 따르세요. 인수인계를 정리하느라 위험 차단을 미루지 마세요.
접근 권한 종료와 업무 보존은 서로 다른 작업입니다
로그인 차단, 계정 삭제, 기록 보존, 다른 사람에게 접근 권한 부여는 각각 다른 결과를 냅니다. 필요한 결과와 서비스의 특성, 현재 상황에 맞춰 작업과 순서를 정하세요.
예를 들어 Microsoft의퇴사자 처리 안내는 로그인 차단, 사서함 자료 보존, 이메일 연속성, 후임자 접근, 라이선스, 삭제를 각각 다룹니다. 이는 Microsoft 365 지침입니다. 이 안내는 “사용자를 삭제하세요”라는 한마디만으로 중요한 결정이 얼마나 많이 남는지 보여줍니다.
기록을 보존한다고 해서 다른 사람이 자동으로 읽을 권한을 얻는 것은 아닙니다. 후임자에게 필요한 업무 자료가 무엇인지, 이전이나 접근을 승인할 권한이 누구에게 있는지 확인하세요. 소유자가 퇴사해도 개인 자료가 모두에게 공개되는 것은 아닙니다.
고객 문의의 경우 후임자에게 필요한 대화가 무엇인지, 새 문의를 어떻게 전달할지 정하세요. 보고서는 저장 위치와 담당자, 업데이트에 퇴사자의 계정이 계속 필요한지 확인하세요. 기본값으로 사서함 전체를 복사하지 마세요. 개인정보, 보존 기간, 조사, 고용 관련 의무가 결정에 영향을 준다면 담당자가 실제 상황에 맞는 조언을 구해야 합니다.
중앙 로그인에 연결된 서비스도 확인하세요
중앙 로그인은 접근 관리를 도와주지만, 이를 비활성화했을 때 관련 서비스마다 무엇이 달라지는지 확인하세요. 일부 앱은 별도로 관리하는 계정을 사용할 수 있습니다. 기존 세션, 접근 토큰, 자동화가 사용되는 경우 시스템 담당자에게 확인하세요. 적절한 조치는 서비스마다 다릅니다.
영국 국가사이버보안센터(NCSC)의안전한 SaaS 사용 지침은 내부 및 외부 사용자의 생애주기, 관리형 ID 소스, 가능한 경우의 자동화를 다룹니다. 직접 인증을 사용하는 앱도 언급합니다. 실제로 사용하는 앱을 확인하고, 로그인 설정 하나만 바꾸면 모두 해결된다고 가정하지 마세요.
‘접근 권한 제거’와 ‘업무 인계 완료’는 각각 확인해야 합니다. 한쪽은 끝났어도 다른 쪽은 아직 남아 있을 수 있습니다.
확인할 수 있는 간단한 기록을 남기세요
관련 서비스마다 담당자, 접근 권한 조치, 필요한 업무를 넘겨받도록 승인된 사람, 합의한 시점, 완료 증거를 기록하세요. 미결 결정 사항과 해결 담당자도 포함하세요. 이 기록에 비밀번호나 다른 인증 정보를 남기지 마세요.
GitLab의 공개퇴사 절차 핸드북은 인사 운영의 조정, 관리자의 업무 인계 논의, 시스템 접근 권한의 책임을 나누는 사례를 보여줍니다. 완료 기록에서는 접근 권한을 제거한 경우와 처음부터 접근 권한이 없었던 경우를 구분합니다. 도구와 기한은 GitLab에 해당합니다. 여기서 참고할 점은 각 항목을 누가 확인하는지 정하는 것입니다.
각 시스템 담당자에게 합의된 변경을 보여주는 관리 기록을 요청하세요. 그런 다음 승인된 후임자가 본인 계정으로 일반 업무를 수행하도록 하세요. 예를 들어 배정된 문의를 찾거나 보고서를 열어 수정할 수 있는지 확인합니다. 퇴사자 계정으로 로그인하거나 비밀번호를 공유해 시험하지 마세요.
인사 정보 업데이트나 자동화 완료 알림은 참고할 만하지만, 그 정보만으로 모든 앱의 상태를 확인할 수는 없습니다. 담당자가 확인할 때까지 미결 항목을 계속 표시하세요.
기존 시스템에서 업무 소유자나 접근 권한을 정리하기 어렵다면 해당 시스템과 인계가 필요한 업무에 대해 상담할 수 있습니다. 서비스에는 소프트웨어, 인프라, 이메일이 포함되며 구체적인 범위는 상황에 맞춰 합의합니다.
계정과 업무 인계에 관한 질문
로그인 차단과 계정 삭제는 같은 작업인가요?
아닙니다. 로그인 차단, 계정 삭제, 기록 보존, 자료 이전은 각각 다른 결과를 냅니다. 해당 서비스에서 합의한 접근 권한과 인계 결정을 실현하려면 어떤 조치가 필요한지 시스템 담당자에게 확인하세요.
후임자는 이전 비밀번호 없이 어떻게 업무를 이어받나요?
후임자에게 필요한 업무 자료가 무엇인지, 접근이나 이전을 승인할 사람이 누구인지 정하세요. 시스템 담당자가 적절히 변경하고, 후임자는 본인에게 승인된 계정으로 업무를 확인합니다.
중앙 로그인을 없애면 모든 앱의 접근 권한이 종료되나요?
그렇게 단정하지 마세요. 별도 계정, 기존 세션과 토큰, 해당되는 자동화까지 포함해 각 서비스에 어떤 변화가 생기는지 담당자에게 확인하세요.
업무 인계가 끝났는지 누가 확인하나요?
각 시스템 담당자가 합의된 접근 권한 변경을 확인합니다. 관리자와 승인된 후임자는 필요한 업무를 계속할 수 있는지 확인합니다. 미완료 항목과 담당자도 기록하세요.