Cuando alguien se marcha, ¿qué ocurre con sus cuentas y su trabajo?
Cuando un compañero se marcha, alguien debe retirar sus accesos y otra persona debe hacerse cargo de su trabajo. Acordad quién hace cada tarea, cuándo y cómo comprobaréis que ambas han quedado terminadas.
Cuando alguien se marcha, acordad quién retira sus accesos y quién se hace cargo del trabajo pendiente. Cada tarea necesita su propia confirmación. Eliminar una cuenta apenas indica si mañana las consultas de los clientes llegarán a la persona adecuada o si un compañero podrá actualizar el informe compartido.
Empezad por el trabajo que debe continuar
Pensemos en un compañero que responde a consultas de clientes y prepara un informe semanal. Antes de una salida prevista, su responsable identifica las consultas abiertas, la fecha del próximo informe y a la persona que se hará cargo. Esa persona debe recibir el trabajo pertinente mediante su propia cuenta autorizada.
El responsable decide qué trabajo necesita un nuevo titular. El equipo de Personas o RR. HH. confirma el momento autorizado y las restricciones pertinentes. Los responsables de cada sistema determinan los cambios de acceso y cómo conservar o transferir el material necesario. En una empresa pequeña, una misma persona puede desempeñar varias funciones. Aun así, dejad las decisiones claras.
Ante una salida urgente por motivos de seguridad, seguid la respuesta autorizada de vuestra organización. No retraséis la contención para completar un traspaso ordenado.
Retirar el acceso y conservar el trabajo son acciones distintas
Impedir el inicio de sesión, eliminar una cuenta, conservar registros y dar acceso a otra persona tienen efectos distintos. Elegid las medidas según el resultado que necesitáis, en el orden adecuado para el servicio y las circunstancias.
Por ejemplo, la guía de Microsoft para antiguos empleados trata por separado la restricción del inicio de sesión, la conservación del contenido del buzón, la continuidad del correo, el acceso de la persona sucesora, las licencias y la eliminación. Son instrucciones para Microsoft 365. Sirven para ver por qué una sola indicación de «eliminar al usuario» deja decisiones importantes sin resolver.
Conservar un registro no autoriza automáticamente a otra persona a leerlo. Aclarad qué material de trabajo necesita quien se hace cargo y quién puede aprobar la transferencia o el acceso. El material personal no queda a disposición de todos cuando su propietario se marcha.
Para las consultas hipotéticas, acordad qué conversaciones necesita la persona sucesora y cómo le llegarán las nuevas. Para el informe, definid dónde se guarda, quién es su titular y si su actualización aún depende de la cuenta de quien se marcha. Evitad copiar todo un buzón por defecto. Si la decisión afecta a la privacidad, la conservación de datos, una investigación o las obligaciones laborales, las personas responsables deben pedir asesoramiento según las circunstancias concretas.
Comprobad los servicios vinculados al inicio de sesión central
Un inicio de sesión central puede facilitar la gestión de accesos, pero comprobad qué cambia realmente al desactivarlo en cada servicio pertinente. Algunas aplicaciones pueden tener cuentas gestionadas por separado. Si se utilizan sesiones activas, tokens de acceso o automatizaciones, consultad a sus responsables. La medida adecuada depende del servicio.
La guía del NCSC sobre el uso seguro de SaaS aborda el ciclo de vida de usuarios internos y externos, las fuentes de identidad gestionadas y las automatizaciones cuando sea posible. También contempla aplicaciones con autenticación directa. Tomadlo como motivo para revisar las aplicaciones implicadas, en lugar de suponer que un cambio de inicio de sesión lo resuelve todo.
«Acceso retirado» y «trabajo traspasado» requieren confirmaciones distintas. Una tarea puede estar terminada mientras la otra sigue pendiente.
Dejad un registro breve que se pueda comprobar
Para cada servicio pertinente, anotad quién es responsable, qué cambio de acceso se hará, dónde se transferirá el trabajo necesario, cuándo se hará y qué prueba confirmará que se ha completado. Incluid las decisiones pendientes y quién las resolverá. No guardéis contraseñas ni otras credenciales en este registro.
El manual público de salida de GitLab muestra cómo otra organización separa la coordinación de Operaciones de Personas, las conversaciones de traspaso con responsables y las tareas de acceso a sistemas. Sus registros distinguen entre retirar un acceso y confirmar que una persona nunca lo tuvo. Sus herramientas y plazos corresponden a GitLab; la idea útil es saber quién confirma cada punto.
Pedid a cada responsable del sistema pruebas administrativas del cambio acordado. Después, la persona sucesora autorizada debe realizar la tarea habitual: localizar la consulta asignada o abrir y actualizar el informe con su propia cuenta. No probéis el acceso iniciando sesión como la persona que se marcha ni compartáis su contraseña.
Una actualización de RR. HH. o una automatización completada aportan información, pero no confirman por sí solas el estado de todas las aplicaciones. Mantened visibles los puntos pendientes hasta que los responsables correspondientes los confirmen.
Si un sistema actual dificulta aclarar la titularidad o los accesos, podemos hablar de ese sistema y del trabajo que alguien debe asumir. Nuestros servicios incluyen software, infraestructura y correo electrónico, con un alcance acordado para vuestra situación.
Preguntas sobre cuentas y traspasos
¿Bloquear el inicio de sesión equivale a eliminar la cuenta?
No. Bloquear el inicio de sesión, eliminar la cuenta, conservar datos y transferirlos tienen efectos distintos. Consultad al responsable del sistema qué medidas permiten aplicar las decisiones acordadas para ese servicio.
¿Cómo recibe el trabajo la persona siguiente sin la contraseña anterior?
Acordad qué material de trabajo necesita y quién autoriza el acceso o la transferencia. El responsable del sistema organiza el cambio adecuado y la persona sucesora comprueba el trabajo con su propia cuenta autorizada.
¿Retirar un inicio de sesión central cierra el acceso a todas las aplicaciones?
No lo deis por hecho. Preguntad a los responsables qué cambia en cada servicio pertinente, incluidas las cuentas gestionadas por separado, las sesiones activas, los tokens y las automatizaciones, cuando corresponda.
¿Quién confirma que el traspaso ha terminado?
Cada responsable del sistema confirma los cambios de acceso acordados. El responsable del equipo y la persona sucesora autorizada comprueban que el trabajo necesario puede continuar. Anotad los puntos pendientes y quién debe resolverlos.