Keď niekto odíde: čo sa stane s jeho účtami a prácou?
Keď kolega odchádza, treba mu odobrať prístup a odovzdať jeho prácu. Dohodnite sa, kto zabezpečí každý krok, kedy sa uskutoční a ako overíte jeho dokončenie.
Keď niekto odchádza, dohodnite sa, kto mu odoberie prístup a kto prevezme jeho nedokončenú prácu. Každý krok treba potvrdiť samostatne. Vymazanie účtu vám veľa nepovie o tom, či zajtrajšie otázky zákazníkov dostane správna osoba alebo či kolega môže upraviť zdieľaný prehľad.
Začnite prácou, ktorá musí pokračovať
Predstavte si kolegu, ktorý odpovedá na otázky zákazníkov a pripravuje týždenný prehľad. Pred plánovaným odchodom jeho vedúci určí otvorené otázky, termín ďalšieho prehľadu a osobu, ktorá prácu prevezme. Nástupca potrebuje príslušné podklady cez vlastný oprávnený účet.
Vedúci rozhodne, ktorá práca potrebuje nového vlastníka. Personálne oddelenie potvrdí oprávnený termín a prípadné obmedzenia. Správcovia jednotlivých systémov určia zmeny prístupu a spôsob uchovania alebo odovzdania potrebných materiálov. V malej firme môže jedna osoba zastávať viacero rolí. Aj vtedy rozhodnutia výslovne zaznamenajte.
Pri naliehavom bezpečnostnom odchode postupujte podľa schváleného postupu organizácie. Neodkladajte obmedzenie prístupu, aby ste najprv dokončili usporiadané odovzdanie.
Odobratie prístupu a zachovanie práce sú rozdielne kroky
Blokovanie prihlásenia, vymazanie účtu, uchovanie záznamov a sprístupnenie inej osobe majú rozdielne dôsledky. Zvoľte ich podľa požadovaného výsledku a vo vhodnom poradí vzhľadom na službu a okolnosti.
Napríklad pokyny Microsoftu pre bývalých zamestnancov riešia oddelene zákaz prihlásenia, uchovanie obsahu schránky, kontinuitu e-mailu, prístup nástupcu, licencie a vymazanie. Ide o pokyny pre Microsoft 365. Ukazujú, prečo jediný pokyn „vymažte používateľa“ necháva dôležité rozhodnutia nezodpovedané.
Uchovanie záznamu automaticky neoprávňuje inú osobu čítať ho. Zistite, aké pracovné materiály nástupca potrebuje a kto môže schváliť ich odovzdanie alebo sprístupnenie. Osobné materiály sa nestávajú dostupné každému len preto, že ich vlastník odišiel.
Pri uvedených otázkach zákazníkov sa dohodnite, ktoré konverzácie nástupca potrebuje a ako mu budú smerovať nové otázky. Pri prehľade určte, kde sa nachádza, kto zaň zodpovedá a či jeho aktualizácia stále závisí od účtu odchádzajúcej osoby. V predvolenom nastavení nekopírujte celú poštovú schránku. Ak rozhodnutie ovplyvňuje súkromie, uchovávanie, vyšetrovanie alebo pracovnoprávne povinnosti, zodpovedné osoby by si mali vyžiadať radu pre konkrétnu situáciu.
Skontrolujte služby napojené na centrálne prihlásenie
Centrálne prihlásenie môže uľahčiť správu prístupu. Zistite však, čo jeho vypnutie skutočne zmení v každej relevantnej službe. Niektoré aplikácie môžu mať účty spravované samostatne. Opýtajte sa správcov na aktívne relácie, prístupové tokeny a automatizácie, ak sa používajú. Správny postup závisí od služby.
Pokyny NCSC na bezpečné používanie SaaS sa venujú životnému cyklu interných aj externých používateľov, spravovaným zdrojom identít a automatizácii, keď je to možné. Počítajú aj s aplikáciami, ktoré používajú priame overovanie. Berte to ako dôvod skontrolovať konkrétne aplikácie, nie ako predpoklad, že jedna zmena prihlásenia vyrieši všetko.
„Prístup odobratý“ a „práca odovzdaná“ si vyžadujú samostatné potvrdenie. Jedna vec môže byť hotová, zatiaľ čo druhá zostáva otvorená.
Zanechajte stručný záznam, ktorý sa dá overiť
Pri každej relevantnej službe zaznamenajte zodpovedného správcu, zmenu prístupu, schválené miesto pre potrebnú prácu, dohodnutý čas a dôkaz o dokončení. Uveďte aj nevyriešené rozhodnutia a osobu, ktorá ich vyrieši. Heslá ani iné prihlasovacie údaje do záznamu nepatria.
Verejná príručka GitLabu k odchodu zamestnancov ukazuje, ako jedna organizácia rozdeľuje koordináciu personálneho oddelenia, rozhovory vedúcich o odovzdaní a zodpovednosť za prístup do systémov. Jej záznamy o dokončení rozlišujú odobratý prístup od potvrdenia, že daná osoba prístup nikdy nemala. Nástroje a termíny patria GitLabu; užitočné je vedieť, kto potvrdzuje každú položku.
Požiadajte správcu každého systému o administratívne potvrdenie dohodnutej zmeny. Potom nech oprávnený nástupca vykoná bežnú úlohu: nájde pridelenú otázku alebo otvorí a upraví prehľad cez vlastný účet. Nikdy netestujte prístup prihlásením sa ako odchádzajúca osoba ani zdieľaním jej hesla.
Aktualizácia v personálnom systéme alebo dokončená automatizácia sú užitočné informácie, samy však nepotvrdzujú stav každej aplikácie. Nevyriešené položky ponechajte viditeľné, kým ich nepotvrdí zodpovedný správca.
Ak je v existujúcom systéme ťažké rozpliesť vlastníctvo alebo prístup, môžeme sa porozprávať o danom systéme a práci, ktorú treba prevziať. Naše služby zahŕňajú softvér, infraštruktúru a e-mail. Rozsah dohodneme podľa vašej situácie.
Otázky o účtoch a odovzdaní práce
Znamená blokovanie prihlásenia to isté ako vymazanie účtu?
Nie. Blokovanie prihlásenia, vymazanie, uchovanie a odovzdanie majú rozdielne dôsledky. Opýtajte sa správcu systému, ktoré kroky v danej službe naplnia dohodnuté rozhodnutia o prístupe a odovzdaní.
Ako získa ďalšia osoba prácu bez starého hesla?
Dohodnite sa, aké pracovné materiály potrebuje a kto schváli prístup alebo odovzdanie. Správca systému vykoná vhodnú zmenu a nástupca skontroluje prácu cez vlastný oprávnený účet.
Zatvorí odobratie centrálneho prihlásenia prístup ku každej aplikácii?
Nepredpokladajte to. Opýtajte sa zodpovedných správcov, čo zmena urobí v každej relevantnej službe vrátane samostatne spravovaných účtov, aktívnych relácií, tokenov a automatizácií, ak sa používajú.
Kto potvrdí dokončenie odovzdania?
Správca každého systému potvrdí dohodnuté zmeny prístupu. Vedúci a oprávnený nástupca skontrolujú, či potrebná práca môže pokračovať. Zaznamenajte nevyriešené položky a osobu zodpovednú za ich vyriešenie.