Když někdo odejde: co se stane s jeho účty a prací?
Když kolega odchází, je třeba odebrat mu přístup a předat jeho práci. Dohodněte, kdo zajistí každý krok, kdy k němu dojde a jak ověříte jeho dokončení.
Když někdo odchází, dohodněte se, kdo mu odebere přístup a kdo převezme jeho nedokončenou práci. Každý krok je třeba potvrdit zvlášť. Smazání účtu vám mnoho neřekne o tom, zda zítřejší dotazy zákazníků dorazí správné osobě nebo zda kolega může upravit sdílený přehled.
Začněte prací, která musí pokračovat
Představte si kolegu, který odpovídá na dotazy zákazníků a připravuje týdenní přehled. Před plánovaným odchodem jeho vedoucí určí otevřené dotazy, termín dalšího přehledu a člověka, který práci převezme. Nástupce musí příslušné podklady získat prostřednictvím vlastního oprávněného účtu.
Vedoucí rozhodne, která práce potřebuje nového vlastníka. Personalistika potvrdí schválený termín a případná omezení. Správci jednotlivých systémů určí změny přístupu a způsob uchování či předání potřebných materiálů. V malé firmě může jednu osobu zastupovat několik rolí. I tehdy rozhodnutí výslovně zaznamenejte.
Při naléhavém bezpečnostním odchodu postupujte podle schváleného postupu organizace. Neodkládejte omezení přístupu kvůli dokončení úhledného předání.
Odebrání přístupu a zachování práce jsou různé kroky
Blokování přihlášení, smazání účtu, uchování záznamů a zpřístupnění jiné osobě mají odlišné důsledky. Zvolte je podle požadovaného výsledku, ve vhodném pořadí s ohledem na službu a okolnosti.
Například pokyny Microsoftu pro bývalé zaměstnance řeší odděleně zákaz přihlášení, uchování obsahu schránky, kontinuitu e-mailu, přístup nástupce, licence a odstranění účtu. Jde o pokyny pro Microsoft 365. Ukazují, proč jediný pokyn „smažte uživatele“ ponechává důležitá rozhodnutí otevřená.
Uchování záznamu samo o sobě neopravňuje jinou osobu k jeho čtení. Zjistěte, jaké pracovní materiály nástupce potřebuje a kdo může schválit jejich předání nebo zpřístupnění. Osobní materiály se nestávají volně přístupnými jen proto, že jejich vlastník odešel.
U uvedených zákaznických dotazů se dohodněte, které konverzace nástupce potřebuje a jak k němu budou směřovat nové dotazy. U přehledu určete, kde je uložen, kdo za něj odpovídá a zda jeho aktualizace stále závisí na účtu odcházející osoby. Ve výchozím nastavení nekopírujte celou poštovní schránku. Pokud rozhodnutí ovlivňují soukromí, uchovávání, vyšetřování nebo pracovněprávní povinnosti, odpovědní lidé si mají pro konkrétní situaci vyžádat radu.
Prověřte služby napojené na hlavní přihlášení
Centrální přihlášení může usnadnit správu přístupu, ale zjistěte, co jeho vypnutí skutečně změní v každé důležité službě. Některé aplikace mohou mít účty spravované samostatně. Zeptejte se správců na aktivní relace, přístupové tokeny a automatizace, pokud se používají. Správný krok závisí na konkrétní službě.
Pokyny NCSC pro bezpečné používání SaaS se věnují životnímu cyklu interních i externích uživatelů, spravovaným zdrojům identit a automatizaci, pokud je to možné. Počítají také s aplikacemi, které používají přímé ověřování. Berte to jako důvod prověřit zapojené aplikace, ne jako důkaz, že jedna změna přihlášení vše vyřeší.
„Přístup odebrán“ a „práce předána“ vyžadují samostatné potvrzení. Jeden krok může být hotový, zatímco druhý stále čeká.
Zanechte krátký záznam, který lze ověřit
U každé relevantní služby zaznamenejte odpovědného správce, změnu přístupu, schválené místo pro potřebnou práci, dohodnutý termín a důkaz dokončení. Uveďte i nevyřešená rozhodnutí a osobu, která je dořeší. Hesla ani jiné přihlašovací údaje do záznamu nepatří.
Veřejná příručka GitLabu pro odchod zaměstnanců ukazuje, jak jedna organizace rozděluje koordinaci personálního oddělení, rozhovory vedoucích o předání a odpovědnost za přístup do systémů. Její záznamy o dokončení rozlišují odebraný přístup od potvrzení, že daná osoba přístup nikdy neměla. Její nástroje a termíny platí pro GitLab; užitečné je vědět, kdo potvrzuje každou položku.
Požádejte správce každého systému o administrativní potvrzení dohodnuté změny. Poté nechte oprávněného nástupce provést běžný úkol: najít přidělený dotaz nebo otevřít a upravit přehled pod vlastním účtem. Nikdy netestujte přístup přihlášením jako odcházející osoba ani sdílením jejího hesla.
Aktualizace v personalistice nebo dokončená automatizace jsou užitečné informace, samy však nepotvrzují stav každé aplikace. Nevyřešené položky ponechte viditelné, dokud je nepotvrdí odpovědný správce.
Pokud se ve stávajícím systému obtížně rozplétá vlastnictví nebo přístup, můžeme probrat konkrétní systém a práci, kterou je třeba převzít. Naše služby zahrnují software, infrastrukturu a e-mail. Rozsah domluvíme podle vaší situace.
Otázky k účtům a předání práce
Znamená blokování přihlášení totéž co smazání účtu?
Ne. Blokování přihlášení, smazání, uchování a předání mají odlišné důsledky. Zeptejte se správce systému, které kroky pro danou službu naplní dohodnuté rozhodnutí o přístupu a předání.
Jak získá další člověk práci bez starého hesla?
Dohodněte, jaké pracovní materiály potřebuje a kdo schválí přístup nebo předání. Správce systému zajistí vhodnou změnu a nástupce práci ověří pod vlastním oprávněným účtem.
Uzavře odebrání centrálního přihlášení přístup ke všem aplikacím?
Nepředpokládejte to. Zeptejte se odpovědných správců, co změna udělá v každé důležité službě, včetně samostatně spravovaných účtů, aktivních relací, tokenů a automatizací, pokud se používají.
Kdo potvrdí dokončení předání?
Správce každého systému potvrdí dohodnuté změny přístupu. Vedoucí a oprávněný nástupce ověří, že potřebná práce může pokračovat. Zaznamenejte nevyřešené položky i osobu odpovědnou za jejich dořešení.