员工离职后，他们的账户和工作怎么办？
同事离职时，需要有人关闭其访问权限，也需要有人接手未完成的工作。请明确由谁负责每项工作、何时完成，以及如何确认两项工作都已办妥。
有人离职时，请明确由谁关闭其访问权限、由谁接手未完成的工作。这两件事都需要分别确认。删除账户并不能说明明天的客户咨询是否会转给合适的人，也不能说明同事是否能更新共享报告。
先确定必须继续的工作
设想一位同事负责回复客户咨询并准备每周报告。在对方按计划离职前，经理先确认尚未处理的咨询、下一份报告的截止时间，以及接手人。接手人应通过自己的获授权账户取得相关工作。
经理决定哪些工作需要另行指定负责人。人事部门确认获授权的时间安排及相关限制。各系统的负责人决定如何调整访问权限，以及如何保留或转交必要材料。在小公司里，一个人可能身兼数职，即便如此，也要把各项决定说清楚。
如果因安全原因需要立即采取措施，请遵循组织授权的应对流程。不要为了完成整齐的交接而延误风险控制。
关闭访问权限和保留工作是两件事
阻止登录、删除账户、保留记录以及让他人取得访问权限，产生的效果各不相同。请根据所需结果、服务特点和实际情况，安排相应操作及顺序。
例如，微软的前员工处理指南分别说明了阻止登录、保留邮箱材料、维持邮件连续性、交接人访问、许可证和删除账户等事项。这些是 Microsoft 365 的操作说明，也说明了为什么只说一句“删除用户”会留下许多重要问题。
保留记录并不自动授权他人阅读。请确认接手人需要哪些业务材料，以及谁有权批准转交或访问。员工离职后，其个人材料不会因此向所有人开放。
对于上述客户咨询，请明确接手人需要哪些对话，以及后续咨询如何转给他们。对于报告，请确认文件存放位置、负责人，以及更新报告是否仍依赖离职员工的账户。不要默认复制整个邮箱。如果隐私、保留期限、调查或劳动关系义务会影响决定，相关负责人应根据实际情况寻求专业意见。
检查中央登录背后的各项服务
中央登录有助于管理访问权限，但要逐项确认停用它会对相关服务产生什么影响。有些应用可能有单独管理的账户。如果服务使用现有会话、访问令牌或自动化流程，请向系统负责人了解情况。应采取的操作取决于具体服务。
英国国家网络安全中心（NCSC）的安全使用 SaaS 指南涵盖内部和外部用户的生命周期、托管身份来源，以及适用情况下的自动化。指南也提到使用直接身份验证的应用。应据此检查实际使用的应用，不要假定修改一次登录设置就能解决所有问题。
“已移除访问权限”和“工作已交接”需要分别确认。一项可以完成，另一项仍可能待处理。
留下简短且可核对的记录
针对每项相关服务，记录负责人、访问权限操作、必要工作的获授权接收方、约定时间和完成凭据。也要记录尚未解决的决定及其负责人。不要在记录中保存密码或其他凭据。
GitLab 公开的离职流程手册展示了另一种做法：由人事运营协调、经理讨论工作交接、系统负责人处理访问权限。其完成记录会区分“已移除访问权限”和“确认此人从未拥有访问权限”。其中的工具和时限适用于 GitLab；这里值得借鉴的是明确由谁逐项确认。
请向每位系统负责人索取能证明约定变更已完成的管理记录。然后让获授权的接手人通过自己的账户执行日常任务，例如查找分配给自己的客户咨询，或打开并更新报告。切勿冒充离职员工登录，也不要分享其密码。
人事系统中的更新或自动化流程完成通知都有参考价值，但单凭这些信息无法确认每个应用的状态。尚未解决的事项应保持可见，直到负责人确认完成。
如果现有系统让工作归属或访问权限难以理清，我们可以一起讨论相关系统和需要接手的工作。我们的服务涵盖软件、基础设施和电子邮件，具体范围根据您的情况商定。
关于账户和工作交接的常见问题
阻止登录和删除账户是一回事吗？
不是。阻止登录、删除账户、保留记录和转交材料的效果不同。请与系统负责人确认，对于该服务，哪些操作符合已商定的访问权限和交接安排。
接手人如何在不知道旧密码的情况下取得工作？
先明确接手人需要哪些业务材料，以及谁有权批准访问或转交。系统负责人安排适当的变更，接手人再通过自己的获授权账户检查相关工作。
移除中央登录是否会关闭所有应用的访问权限？
不要想当然地认为会。请向相关负责人确认这项变更对各项服务的影响，包括单独管理的账户、现有会话、令牌和适用的自动化流程。
由谁确认交接已经完成？
各系统负责人确认约定的访问权限变更。经理和获授权的接手人确认必要工作可以继续。记录所有未完成事项及其负责人。