E-Mail aus Microsoft-365-Apps und -Geräten: Was vor der Änderung im Dezember 2026 zu prüfen ist

Bevor Sie Änderungen an einem Scanner, einem Rechnungssystem oder einer Reporting-Anwendung freigeben, klären Sie, ob sie Nachrichten über Exchange Online mit SMTP AUTH und Basisauthentifizierung versenden. Genau diese Abhängigkeit ist von der Änderung betroffen, die Microsoft im Dezember 2026 vornimmt. Die Nutzung von Microsoft 365 sagt nicht aus, wie die einzelnen Anwendungen ihre Nachrichten versenden.

In der Praxis müssen Sie betroffene Absender ermitteln, einen unterstützten Weg für den weiteren Versand bestätigen und vor einer Änderung der Live-Konfiguration eine repräsentative Geschäftsnachricht prüfen. So erhält die verantwortliche Person oder der Budgetverantwortliche eine Grundlage für die Entscheidung, welche Arbeiten erforderlich sind.

Was sich Ende Dezember ändert

Laut Microsofts aktualisiertem SMTP-AUTH-Zeitplan bleibt das Verhalten bis Dezember 2026 unverändert. Ende Dezember wird SMTP AUTH mit Basisauthentifizierung für bestehende Tenants standardmäßig deaktiviert. Administratoren können es bei Bedarf weiterhin aktivieren. Diese Änderung der Standardeinstellung ist von der endgültigen Entfernung getrennt.

Für neue Tenants, die nach Dezember 2026 erstellt werden, ist das Verfahren standardmäßig nicht verfügbar. OAuth ist dort die unterstützte Authentifizierungsmethode. Microsoft kündigt das Datum der endgültigen Entfernung in der zweiten Hälfte des Jahres 2027 an. In diesem Zeitraum wird also ein Datum angekündigt, nicht die Entfernung selbst vorgenommen.

Dieser Zeitplan betrifft SMTP AUTH mit Basisauthentifizierung in Exchange Online. Er bedeutet weder, dass SMTP endet, noch dass jedes Microsoft-365-Postfach und jedes Gerät dieselbe Abhängigkeit hat. Der überarbeitete Zeitplan lässt Vorbereitungszeit; trotzdem muss eine konkrete Konfigurationsänderung geprüft werden.

Beginnen Sie mit der Geschäftsnachricht

Bitten Sie für jede wichtige Nachricht den Anbieter oder Administrator, den tatsächlichen Versandweg zu bestätigen. Eine Rechnungsanwendung kann direkt an Exchange Online übermitteln, ein lokales Relay nutzen oder über den Dienst ihres Anbieters senden. Das sind hypothetische Beispiele, für die jeweils andere Nachweise nötig sind. Eine Microsoft-365-Adresse im Absenderfeld allein beantwortet die Frage nicht.

Führen Sie eine kompakte Übersicht mit diesen Angaben:

• Geschäftsnachricht: was gesendet wird, wann es benötigt wird und auf welchen Anhang oder Inhalt es ankommt.
• Absender und Versandweg: Anwendung oder Gerät, tatsächlicher Versanddienst und Authentifizierungsmethode.
• Empfänger: Personen innerhalb der Organisation, externe Empfänger oder beide.
• Systemverantwortliche: Person, die für den Absender und die Beziehung zum Anbieter zuständig ist.
• Option für den weiteren Versand: unterstützter Versandweg und offene Fragen zur Kompatibilität oder Konfiguration.
• Verantwortliche Person für die Prüfung: wer bestätigt, dass die benötigte Nachricht beim Empfänger ankommt.

Halten Sie offene Punkte fest und weisen Sie jemandem ihre Klärung zu. So lässt sich eine bestätigte Abhängigkeit von der Basisauthentifizierung von einem Absender unterscheiden, der gesondert untersucht werden muss. Außerdem erhält der Anbieter eine konkrete Frage, die vor einem Kauf oder einer Konfigurationsänderung zu beantworten ist.

Wählen Sie den Versandweg passend zu Empfängern und Hosting

Die Clientübermittlung mit OAuth ist eine mögliche Fortführung. Microsofts SMTP-OAuth-Dokumentation beschreibt die Authentifizierungsunterstützung, einschließlich Anwendungsregistrierung und Tokens. Die jeweilige Anwendung oder das Gerät muss die erforderliche Unterstützung implementieren, und die Tenant-Konfiguration muss ihre Nutzung zulassen. Die allgemeine Aussage, ein Produkt „unterstütze SMTP“, reicht als Kompatibilitätsnachweis nicht aus. Fragen Sie den Anbieter nach dem konkreten Modell oder der Softwareversion.

Microsofts Anleitung zum Versand durch Anwendungen und Geräte unterscheidet Wege nach Empfängerkreis und betrieblichen Anforderungen. Clientübermittlung und Relay über einen geeigneten Connector können interne und externe Empfänger erreichen. High Volume Email und Direct Send sind in diesem Vergleich ausschließlich für interne Empfänger vorgesehen. Wegen dieser Einschränkung eignen sie sich nicht für Rechnungen oder Zahlungserinnerungen an Kunden außerhalb der Organisation.

Für Connector-Relay gelten eigene Voraussetzungen. Erforderlich sind ein eingehender Connector, die Authentifizierung per Zertifikat oder geeigneter statischer öffentlicher IP-Adresse sowie ein verfügbarer Port 25. Microsoft schließt Relay über diesen Weg bei Drittanbieterdiensten aus, die beispielsweise in Azure gehostet werden. Bei einer cloudgehosteten Anwendung muss daher zunächst die Hosting-Situation geprüft werden, bevor Connector-Relay als Option gilt.

Direct Send bringt ebenfalls Pflichten für die Verwaltung des E-Mail-Servers mit sich. Ein anderer Versanddienst, einschließlich der von Microsoft für interne und externe E-Mails beschriebenen Alternative Azure Communication Services, muss gesondert auf Kompatibilität und Betrieb geprüft werden. Welche Möglichkeiten näher untersucht werden sollten, hängt von den Empfängern, der Hosting-Umgebung und der verfügbaren Unterstützung ab. Über einen Hardwareaustausch sollten Sie erst nach Prüfung der unterstützten Optionen entscheiden.

Prüfen Sie den Eingang der Nachricht vor der Live-Änderung

Legen Sie fest, wer die Änderung vornimmt, wer das Geschäftsergebnis prüft und wer sich anschließend um mögliche Fehler kümmert. Verwenden Sie eine repräsentative Nachricht mit der benötigten Absenderidentität, dem richtigen Inhalt und Anhang. Verfolgen Sie sie vom Versand bis zum Eingang beim vorgesehenen Empfänger, bei Bedarf auch bei einem externen Empfänger.

Eine erfolgreiche Authentifizierung bestätigt nur einen Teil dieses Ablaufs. Die Bestätigung des Anbieters zur Unterstützung und ein erfolgreicher Verbindungstest durch den Administrator müssen noch durch die Prüfung des Nachrichteneingangs beim Empfänger ergänzt werden. Planen Sie die Live-Änderung, sobald die Abhängigkeit, ein kompatibler Versandweg und die Prüfverantwortlichkeiten geklärt sind.

Wenn Sie Unterstützung bei der Bewertung der Anforderungen an den Versand durch eine Anwendung oder ein Gerät benötigen, besprechen wir den Umfang gern im Rahmen unseres E-Mail-Infrastruktur-Services.