Gehört dieser Geschäftsprozess noch in eine Tabellenkalkulation?

Wenn Ihr Team mit einer Tabellenkalkulation entscheidet, was bestellt wird, einen Bericht erstellt oder regelmäßig Daten festhält, sollten Sie sich ansehen, wie die Arbeit abläuft. Entscheidend ist, ob die Beteiligten die richtigen Angaben eintragen, das Ergebnis prüfen und mit der nötigen Sicherheit verwenden können.

Eine umfangreiche Arbeitsmappe kann das gut leisten. Eine einfache kann Aufmerksamkeit brauchen. Vertrautheit, Alter und Unternehmensgröße entscheiden für sich genommen nicht.

Beginnen Sie mit einem wichtigen Ergebnis. Verfolgen Sie die beteiligten Personen und Arbeitsschritte. Entscheiden Sie dann, ob Sie die Lösung beibehalten, gezielt verbessern oder ein anderes Werkzeug prüfen sollten.

Verfolgen Sie eine Entscheidung durch die Arbeitsmappe

Stellen Sie sich einen kleinen Betrieb vor, der seine wöchentliche Lagerbestellung in einer Arbeitsmappe vorbereitet. Das ist ein erfundenes Beispiel. Darin fließen Lagerbestände, Kundenaufträge und bereits unterwegs befindliche Lieferungen zusammen. Eine Betriebsleitung prüft die vorgeschlagenen Mengen, bevor jemand die Bestellung aufgibt.

Wählen Sie einen Artikel aus und lassen Sie sich vom Team zeigen, wie die vorgeschlagene Bestellmenge zustande kam. Woher stammt der Lagerbestand? Wann wurde er erfasst? Wer hat die noch offenen Bestellungen eingetragen? Sieht die prüfende Person dieselbe Version wie die Person, die bestellt?

Gehen Sie über die Berechnung hinaus. Wer darf den Vorschlag ändern und wer entscheidet, dass er verwendet werden kann? Woran würde jemand eine fehlende Lieferung oder einen doppelt eingetragenen Bestand erkennen? Wenn die Person, die die Arbeitsmappe erstellt hat, nicht da ist, wer kann sie erklären und nötige Änderungen vornehmen?

Fragen Sie auch, was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist. Ein paar Ersatzstifte zu kaufen hat andere Folgen als ein teures, nicht rückgabefähiges Ersatzteil zu bestellen. Wie gründlich Sie die Arbeitsmappe prüfen, sollte zu der Arbeit passen, die sie unterstützt.

Die ICAEW-Grundsätze für den guten Umgang mit Tabellenkalkulationen von 2024 unterstützen dieses Vorgehen: Prüfen Sie, ob sich eine Tabellenkalkulation für die Aufgabe eignet, versehen Sie wichtige Arbeitsmappen mit angemessenen Kontrollen und sorgen Sie dafür, dass die zuständigen Personen sie verstehen und prüfen können. Das ist eine fachliche Empfehlung und keine Regel, nach der eine bestimmte Anzahl von Zeilen oder Nutzenden einen Wechsel erforderlich macht.

Beschreiben Sie zuerst den Befund, dann wählen Sie eine Lösung

Die Prüfung kann ergeben, dass die Arbeitsmappe und der dazugehörige Ablauf den Bedarf bereits decken. Auch das ist ein nützlicher Befund. Behalten Sie die Lösung bei und sorgen Sie dafür, dass weiterhin jemand dafür verantwortlich ist.

Wenn Sie ein Problem finden, beschreiben Sie, was tatsächlich passiert ist. Im Lagerbeispiel steht vielleicht ein korrigierter Bestand in der aktuellen Arbeitsmappe, doch die bestellende Person hat eine ältere Kopie verwendet. Das weist auf ein Versionsproblem hin. Es sagt noch nicht, ob unklare Anweisungen, die Art der Dateifreigabe oder eine Einschränkung der vorhandenen Lösung die Ursache waren.

Als Lösung kann es schon genügen, zu vereinbaren, wo die aktuelle Arbeitsmappe liegt und wie alle darauf zugreifen. Der GOV.UK-Leitfaden zum Erstellen und Teilen von Tabellenkalkulationen behandelt einen klaren Zweck, aussagekräftige Namen und Versionsangaben, einschließlich der Frage, wie die Speicherumgebung mit Versionen umgeht. Prüfen Sie, wie Ihre eigene Speicherung und Freigabe funktioniert, bevor Sie sich darauf verlassen.

Andere Lücken erfordern möglicherweise eine klarere Trennung zwischen eingegebenen Informationen und berechneten Ergebnissen, Prüfungen der Eingaben, kurze Anleitungen oder die Kontrolle durch eine weitere fachkundige Person. Wählen Sie eine Änderung, die den Befund behebt. Bei unklaren Eingaben sollten Sie die Eingaben verständlicher machen.

Schutz vor versehentlichen Änderungen und Zugriffsrechte getrennt betrachten

Zwei Anforderungen sollten Sie auseinanderhalten: verhindern, dass jemand versehentlich eine Berechnung ändert, und festlegen, wer vertrauliche Informationen sehen darf.

Bei Excel unterscheidet Microsoft den Schutz von Dateien, Arbeitsmappen und Arbeitsblättern. Der Schutz eines Arbeitsblatts kann Änderungen an gesperrten Zellen verhindern. Laut Microsoft ist er jedoch nicht als Sicherheitsfunktion gedacht.

Wenn Ihr Unternehmen den Zugriff auf bestimmte Datensätze beschränken muss, prüfen Sie daher die tatsächlichen Zugriffs- und Freigabeeinstellungen Ihrer Lösung. Gesperrte Zellen und ausgeblendete Tabellenblätter gewährleisten keine Vertraulichkeit. Der Schutz einer Berechnung legt auch nicht fest, wer eine Bestellung genehmigen darf. Prüfen Sie, wie jede Anforderung praktisch erfüllt wird.

Gemeinsam ein sicheres Beispiel testen

Sie können nützliche Erkenntnisse gewinnen, ohne laufende Bestellungen zu testen. Erstellen Sie eine separate, realitätsnahe Kopie mit erfundenen Daten. Notieren Sie vor dem Test das erwartete Ergebnis und lassen Sie es von einer weiteren fachkundigen Person prüfen.

Beginnen Sie in unserem Lagerbeispiel mit einem einfachen Bestand und einer Bestellung. Ändern Sie dann eine Eingabe und prüfen Sie, ob sich der Vorschlag wie erwartet anpasst. Testen Sie einen ungewöhnlichen Wert, etwa einen negativen Lagerbestand, und beobachten Sie, ob die Arbeitsmappe oder die prüfende Person ihn erkennt und weiß, was zu tun ist.

Prüfen Sie auch die Übergabe. Findet die prüfende Person die vorgesehene Version und versteht sie das Ergebnis? Kann jemand außer der erstellenden Person die Berechnung erklären? Wenn Sie die Arbeitsmappe oder den Ablauf geändert haben, prüfen Sie die betroffenen Schritte erneut.

So sammeln Sie Erkenntnisse zu den Beispielen, die Sie getestet haben. Damit ist weder die gesamte Arbeitsmappe zertifiziert noch bewiesen, dass jeder mögliche Fehler erkannt wird. Ein unerklärliches Ergebnis sollten Sie untersuchen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Den nächsten Schritt aus der Lücke ableiten

Jetzt sollte die Entscheidung so konkret sein, dass Sie sie den Mitarbeitenden erklären können:

• Beibehalten, wenn die Lösung den Anforderungen der Arbeit entspricht und die Beteiligten sie pflegen und prüfen können.
• Verbessern, wenn Sie eine Schwachstelle gefunden haben, die sich durch eine umsetzbare Änderung an der Arbeitsmappe oder am Ablauf beheben lässt. Prüfen Sie die geänderten Schritte, bevor Sie sich darauf verlassen.
• Weiter untersuchen, wenn ein Ergebnis, eine Zugriffseinstellung oder eine erforderliche Kontrolle unklar bleibt. Legen Sie fest, was geklärt werden muss und wer es prüft.
• Andere Werkzeuge vergleichen, wenn eine konkrete Anforderung offenbleibt und die vorhandene Lösung sie nicht zuverlässig erfüllen kann.

Vielleicht muss jede Bestellung eine dokumentierte Freigabe haben und mit den Lagerdaten verknüpft bleiben. Prüfen Sie, ob Ihre vorhandenen Werkzeuge das so unterstützen, dass das Team zuverlässig damit arbeiten kann. Falls nicht, haben Sie eine konkrete Anforderung, die Sie bei einer anderen Anwendung bewerten können.

In den Vergleich können bestehende Anwendungen einfließen und, wenn es die Anforderungen rechtfertigen, auch maßgeschneiderte Software. Wenn Sie eine bestimmte fehlende Funktion besprechen möchten, können wir den Bedarf im Rahmen unseres Angebots für individuelle Unternehmenssoftware besprechen. Ein guter Ausgangspunkt ist, was das Team tun muss und was die aktuelle Lösung nicht ermöglicht.

Auch wenn betriebliche Aufzeichnungen später an einen anderen Ort wechseln, kann eine Tabellenkalkulation für Analysen nützlich bleiben. Entscheiden Sie anhand des jeweiligen Bedarfs, wo die einzelnen Arbeitsschritte hingehören. Eine gut begründete Entscheidung, eine Arbeitsmappe beizubehalten, ist ein völlig gutes Ergebnis.