Ablösung eines Geschäftssystems: Wann ist der parallele Betrieb sinnvoll?

Ein altes Geschäftssystem während seiner Ablösung verfügbar zu halten, kann helfen, Ergebnisse zu vergleichen oder Arbeit in überschaubaren Schritten zu verlagern. Bevor Sie diesen Zeitraum genehmigen, sollten vier Punkte geklärt sein: ein konkreter Zweck, eine eindeutige Festlegung der maßgeblichen Daten, eine verantwortliche Person für die Untersuchung von Abweichungen und ein vereinbartes Kriterium für das Ende des Parallelbetriebs.

Für Geschäftsführung, Betriebsleitung oder Finanzleitung geht es darum, wie das Unternehmen korrekte Aufzeichnungen führt und den Arbeitsalltag sicherstellt. „Wir betreiben beide Systeme“ lässt zu viele Fragen offen. Der Vorschlag muss erläutern, welche Aufgabe jedes System übernimmt, womit die Beschäftigten arbeiten und welche Kosten durch die Übergangslösung entstehen.

Drei unterschiedliche Formen des Parallelbetriebs

Ergebnisse vergleichen. Ein System führt weiterhin den tatsächlichen Geschäftsvorgang aus, während das neue System ein Ergebnis zum Vergleich berechnet. Bei einem hypothetischen Austausch der Buchhaltungssoftware könnte das Team Berichte für denselben festgelegten Zeitraum und mit denselben Eingaben vergleichen. Rechnungen würde weiterhin das bestehende System ausstellen. Der Vergleich von Berechnungen darf nicht versehentlich eine zweite Rechnung, Zahlung, Bestellung oder E-Mail auslösen.

Legen Sie fest, welche Abweichungen relevant sind und wer sie untersucht. Gleiche Summen können Unterschiede bei einzelnen Datensätzen, Rundungsregeln oder Zeitpunkten verdecken. Auch ein erfolgreicher Datenkopiervorgang beantwortet noch nicht die Frage, ob die Beschäftigten den erforderlichen Ablauf einschließlich Korrekturen und Ausnahmen abschließen können.

Verantwortung schrittweise übertragen. Eine klar abgegrenzte Funktion oder Kundengruppe wechselt zum neuen System, während andere Aufgaben im alten System bleiben. Für jeden Schritt muss klar sein, wo Beschäftigte Änderungen erfassen und aus welchen Daten die Berichte erstellt werden. Die Verfügbarkeit beider Anwendungen verleiht nicht beiden Systemen die Verantwortung für jeden Datensatz.

Die Strangler-Fig-Empfehlung von Microsoft beschreibt die schrittweise Verlagerung von Funktionen und die spätere Abschaltung des alten Systems. Abhängigkeiten und gemeinsam genutzte Daten müssen dabei durchgehend berücksichtigt werden. Für die Unternehmensleitung lautet die entscheidende Frage, ob sich die Zuständigkeiten so klar aufteilen lassen, dass sich jeder Schritt betreiben und überprüfen lässt.

Bewusst in beide Systeme schreiben. In diesem Fall ist die Software ausdrücklich dafür ausgelegt, Änderungen an zwei Stellen zu speichern. Damit entsteht eine weitere Pflicht: Es muss geklärt sein, was passiert, wenn eine Speicherung gelingt und die andere fehlschlägt. Jemand muss die Abweichung erkennen, entscheiden, welcher Datensatz maßgeblich ist, und die fehlende Arbeit nachholen oder korrigieren.

Eds Murrays Praxisbeitrag zur Rückkehr nach einer Migration aus dem Jahr 2020 veranschaulicht die Koordination bei doppelten Schreibvorgängen und einem schrittweisen Ausweichverfahren. Er ist ein datiertes technisches Beispiel und kein fertiger Implementierungsplan. Manuelle Doppeleingaben oder das Versprechen einer Synchronisierung klären diese Zuständigkeiten nicht.

Parallelbetrieb mit einer geprobten einmaligen Umstellung vergleichen

Eine schrittweise Übergabe kann begrenzen, wie viel Arbeit sich gleichzeitig ändert. Der Betrieb zweier Umgebungen verursacht jedoch zusätzliche Kosten für Support, Schulung, Abstimmung und den Ausgleich von Abweichungen sowie für vorübergehende Integrationen. Berücksichtigen Sie bei der Ablösungsentscheidung auch die Kosten für das Entfernen dieser Übergangsverbindungen.

Ian Cartwright, Rob Horn und James Lewis beschreiben in ihrem Artikel von 2022 Transitional Architecture vorübergehende Brücken und deren späteren Abbau. Ihre Erfahrungen zeigen, warum eine solche Brücke einen sinnvollen Zweck erfüllen kann und zugleich ein eigenes Budget und einen Ausstiegsplan braucht.

Eine geprobte einmalige Umstellung verdient besondere Beachtung, wenn das System klein ist, sich Zuständigkeiten nicht aufteilen lassen, geeignete Integrationspunkte fehlen oder ein dringender Abschalttermin einen längeren Parallelbetrieb ausschließt. Microsoft nennt ähnliche Grenzen für die Eignung einer schrittweisen Ablösung. Diese Bedingungen machen eine einmalige Umstellung nicht automatisch sicher. Sie erhöhen die Bedeutung einer sorgfältigen Vorbereitung, betrieblicher Prüfungen und klarer Entscheidungsbefugnisse.

Verlangen Sie Nachweise aus einer Probe des geplanten Übergangs sowie vorab vereinbarte Bedingungen für die Fortsetzung oder den Abbruch. Vergleichen Sie beide Möglichkeiten anhand der Arbeit, die tatsächlich weiterlaufen muss. Für keine der beiden Varianten gibt es eine allgemeingültige Dauer oder ein universelles Abnahmekriterium.

Neue Transaktionen verändern die Rückkehrentscheidung

Sobald Beschäftigte gültige Vorgänge im neuen System erfasst haben, können diese neueren Datensätze bei einer Rückkehr zur alten Anwendung fehlen. Bestellungen können außerdem Lieferungen, Zahlungen oder Nachrichten ausgelöst haben, die sich durch das Wiederherstellen einer Datenbank nicht rückgängig machen lassen.

Die AWS-Empfehlung zur Umstellungsphase unterscheidet zwischen einer Rückkehr vor neuen Daten und einer Rückkehr nach neuen Transaktionen, bei der die ursprüngliche Datenbank veraltet sein kann. Verlangen Sie vor der Genehmigung einer Rückkehr einen konkreten Umgang mit neuen Datensätzen und bereits ausgelösten Folgeaktionen. Eine Sicherung allein belegt nicht, dass der Betrieb geordnet wieder aufgenommen werden kann.

Welche Entscheidungsdokumentation Sie verlangen sollten

Eine kurze Dokumentation sollte den Verantwortlichen im Unternehmen ermöglichen, diese Fragen zu beantworten:

• Zweck und Umfang: Welche Arbeit wird verglichen oder verlagert, und was soll der Parallelbetrieb erreichen?
• Maßgeblichkeit: Wo werden Änderungen in jeder Phase erfasst, und welche Datensätze sind für die zugehörigen Berichte und Vorgänge verbindlich?
• Abgleich: Wer untersucht Abweichungen, wie werden sie festgehalten und wer klärt strittige Ergebnisse?
• Freigabe: Welche Nachweise erlauben den nächsten Schritt, wodurch wird er gestoppt und wer trifft die Entscheidung über Fortsetzung oder Abbruch?
• Rückkehr: Wie werden neue Transaktionen und bereits ausgeführte Folgeaktionen behandelt, falls die Arbeit zum alten System zurückkehrt?
• Abschluss: Welche Nachweise erlauben die Abschaltung, wer entfernt die vorübergehenden Verbindungen und welche Daten müssen nach den geltenden Anforderungen zugänglich bleiben?

Genehmigen Sie den Parallelbetrieb, wenn sein Zweck und die betrieblichen Zuständigkeiten die Kosten rechtfertigen und ein umsetzbarer Ausstiegsplan vorliegt. Wenn Sie eine Systemablösung prüfen, können Sie mit uns über unseren Service zur Ablösung veralteter Systeme, das bestehende System, die fortzuführenden Aufgaben und die Änderungsbeschränkungen sprechen.