¿Quién se ocupará del sistema de la empresa cuando cambie de dueño?

Cuando una empresa cambia de dueño, el nuevo propietario necesita saber quién se ocupará de su software. Empiece por las personas que ya lo conocen. Acuerde quién seguirá haciendo el trabajo, quién puede aprobar cambios y qué hay que entregar si otra persona se hace cargo.

Imagine que ha comprado una empresa que usa un sistema a medida para gestionar pedidos y facturas. El personal todavía puede iniciar sesión. Los pedidos siguen llegando. De momento, todo parece ir bien.

Entonces, una factura no llega al programa de contabilidad. ¿Quién sabe dónde buscar? ¿Esa persona todavía puede hacer cambios? ¿Y ha aceptado ayudar al nuevo propietario?

Conviene responder a esas preguntas mientras todo el mundo siga disponible.

¿Quién puede aprobar, quién sabe cómo hacerlo y quién prestará ayuda?

Pueden ser tres personas distintas.

El responsable de operaciones puede aprobar cambios en el sistema de pedidos. Un desarrollador puede saber cómo funciona la conexión con el programa de contabilidad. Una empresa de soporte puede atender solicitudes durante el horario acordado.

Dar al responsable una cuenta de administrador no demuestra que sepa manejar el software ni que alguien haya aceptado ayudar. Son cuestiones distintas: quién puede autorizar los cambios, quién sabe hacerlos y quién se ha comprometido a prestar ayuda.

Empiece hablando con el equipo o proveedor actual. Pregunte quién seguirá participando y qué debe cambiar. La guía sobre cambios en empresas y organizaciones del Australian Cyber Security Centre ofrece aquí una idea útil: cuando cambian las relaciones, hay que comprobar la identidad y la autoridad de las personas. Conocer un nombre de siempre no basta para saber qué puede aprobar ahora esa persona.

Anote lo suficiente para la próxima persona

No hace falta empezar con un manual enorme. Empiece por el trabajo que la empresa necesita hacer: recibir pedidos, enviar facturas, pagar al personal o preparar un informe mensual.

Para cada tarea importante, anote:

• ¿Quién toma las decisiones de negocio? Nombre a la persona que puede aprobar el trabajo, incluidos los gastos o cambios que necesiten permiso de otra persona.
• ¿Quién se ocupa del software? Incluya un contacto y a quién llamar si no puede ayudar.
• ¿De qué depende? Enumere las cuentas, los servicios y las conexiones que necesita, quién los controla y cómo tendrán acceso las personas adecuadas.
• ¿Qué necesita saber la próxima persona? Indique dónde están las instrucciones y quién puede explicarlas. Incluya también los casos complicados, como qué hacer cuando una factura se queda atascada.
• ¿Qué ayuda se ha acordado realmente? Anote qué incluye el soporte, cuándo está disponible y cómo pedirlo.
• ¿Qué falta por resolver? Asigne cada pregunta pendiente a alguien, indique para cuándo debe resolverla y qué trabajo podría verse afectado.

Para un sistema pequeño, puede bastar un documento breve con nombres y enlaces. Guarde las contraseñas en un gestor de contraseñas seguro o en un sistema de acceso adecuado. El documento debe explicar cómo se organiza el acceso.

Deje que la próxima persona pruebe una tarea real

Una carpeta de instrucciones ayuda. Comprobar si alguien puede seguirlas le dirá más.

En nuestro ejemplo del sistema de pedidos, pida a la persona que se hará cargo que siga una factura de prueba en un entorno de pruebas. ¿Puede encontrar dónde falló? ¿Sabe a quién llamar si el problema está en otra parte del sistema?

Organice la prueba con los permisos adecuados y en un entorno seguro. Si no es posible hacer una demostración, pídale que explique los pasos. Evite usar datos reales de clientes o afectar al trabajo diario si no hace falta. Completar una tarea con éxito aporta una prueba limitada de que entiende el proceso. No demuestra que el sistema pueda recuperarse por completo ni que esté preparado para responder a incidentes de seguridad.

El relato de Google sobre cómo sus equipos se hacen responsables de operar el software describe el uso de documentación y formación, además de un traspaso gradual con el respaldo de los desarrolladores. Una empresa pequeña puede aplicar la misma idea básica: dar tiempo a la próxima persona para aprender y asegurarse de que alguien pueda ayudarla mientras tanto.

Puede que ya tenga a las personas adecuadas

Un nuevo propietario no necesita automáticamente un nuevo desarrollador. Puede tener sentido seguir con el proveedor actual si todos acuerdan qué hará y de quién recibirá instrucciones.

Si se hace cargo un equipo nuevo, quizá necesite formación o trabajar durante un tiempo junto a quienes conocen el sistema. Acuerden cuánto durará esa ayuda, cuándo estarán disponibles esas personas y qué pasará cuando una pregunta quede fuera del trabajo acordado.

También puede haber planes para conectar el software con otro sistema de la empresa o sustituirlo más adelante. Trate esos planes como una decisión aparte de mantener en marcha los pedidos y las facturas de hoy. El artículo de NACD sobre ciberseguridad durante las operaciones de compra y venta de empresas, contenido para socios proporcionado por Internet Security Alliance, aborda el acceso y la integración en las distintas etapas de una operación. El traspaso del trabajo diario forma parte de ese proceso más amplio.

Revise también la operación y los acuerdos pertinentes con sus asesores. No dé por hecho que la venta transfiere automáticamente los derechos sobre el software, los contratos, el código fuente, las licencias, las cuentas o los datos personales. Tener acceso a algo no demuestra que sepas manejarlo, que tengas permiso para usarlo ni que alguien haya aceptado prestar ayuda.

Antes de terminar el traspaso, debería poder decir quién aprueba los cambios, quién sabe hacerlos y quién ha aceptado prestar ayuda. Si falta una respuesta, asigne a alguien la tarea de averiguarla.

Desarrollamos software empresarial a medida y podemos acordar su mantenimiento o ayudar con un traspaso. Si necesita que alguien se ocupe de un sistema que ya existe, cuéntenos qué hace y qué ayuda necesita.