Jakou část firemního procesu automatizovat?

Automatizujte takovou část firemního procesu, kterou lze spolehlivě dokončit a u kroků či selhání vyžadujících člověka je jasně určena odpovědnost. Může jít o jeden úkol, předání, několik navazujících kroků nebo celý proces. Vhodná hranice závisí na tom, jak práce probíhá a co se stane, když se něco nepovede.

Nejprve se podíváme na proces, který firma nyní používá, případně si necháme popsat, co chce začít dělat jinak. Stejnou pozornost si zaslouží i nový proces. Důležité je určit, které části mohou fungovat spolehlivě a která rozhodnutí má dál dělat někdo, kdo za ně může převzít odpovědnost.

Popište proces, který chcete zavést

Než určíte rozsah, popište práci od začátku až k zamýšlenému výsledku. Co ji spustí? Jaké informace potřebuje? Jaké kroky a rozhodnutí následují? Podle čeho poznáte, že je hotovo?

Zahrňte také předávání mezi lidmi a systémy. Samostatný úkol může vypadat jednoduše, ale další krok může záviset na tom, zda někdo vyhodnotí neúplnou žádost nebo rozhodne, jestli je neobvyklá situace přijatelná. Právě tyto návaznosti pomáhají určit, kde může automatizace začít a kde má skončit.

Pokud zavádíte nový způsob práce, popište zamýšlený proces stejně. Nejdřív jej nemusíte zkoušet ručně. Musíte ale vysvětlit výsledek, související rozhodnutí a to, kdo za ně odpovídá.

Zvolte hranici, která odpovídá práci

Vhodným rozsahem může být jeden úkol, pokud má jasné vstupy a stanovený výsledek. Užitečnou hranicí může být předání, když je třeba předat informace z jedné osoby nebo systému druhé. Několik navazujících kroků lze automatizovat společně, pokud každý může spolehlivě proběhnout a jejich návaznost je jasná.

Vhodný může být i celý proces. Posuďte celý řetězec včetně rozhodnutí a závislostí, které jeho kroky propojují. To, že spolehlivě proběhne úvodní krok, ještě neříká, zda proces dospěje k zamýšlenému výsledku.

Pokud celý proces nemá dostatečnou šanci spolehlivě uspět, navržený rozsah obvykle zmenšíme. Když některý krok vyžaduje člověka, stále může dávat smysl automatizovat kroky kolem něj. Hranici lze nastavit tak, aby se práce po jeho rozhodnutí mohla znovu automaticky rozběhnout.

Uveďme konkrétní, čistě hypotetický příklad interní žádosti o nákup. Systém by mohl zaznamenat úplnou žádost a předat ji příslušnému manažerovi. Rozhodnutí o schválení by zůstalo na manažerovi. Po schválení by další automatizovaný krok mohl žádost předat týmu odpovědnému za nákup. Chybějící povinný údaj nebo neúspěšné předání by systém mohl oznámit určené osobě. Vhodný rozsah by závisel na tom, zda tyto kroky a předání fungují spolehlivě.

Dejte zapojení člověka jasný účel

Krok ponechte člověku, pokud jej navržená automatizace nedokáže dokončit spolehlivě. Lidské posouzení mohou vyžadovat také úkoly citlivé na soukromí nebo rozhodnutí, jejichž chybné provedení by znamenalo příliš velké riziko. Záleží na konkrétním procesu a možných důsledcích.

Určete, o čem má člověk rozhodnout, jaké informace potřebuje a jak jeho odpověď umožní pokračovat v práci. Zapojení člověka musí být stejně jasné jako automatizovaný krok: někdo musí poznat, že nastal problém, a umět na něj reagovat. Proces stále závisí na tom, zda má daný člověk informace, pravomoc a čas odpovědět.

Takové uspořádání může podporovat software pro řízení pracovních postupů. Například AWS popisuje postupy, které mohou čekat na schválení člověkem. Jde o ukázku jednoho ze způsobů, jak spojit automatizovanou práci s lidským rozhodnutím. Vhodné řešení závisí na zapojených systémech.

Zahrňte do rozsahu i výjimky

Rozhodněte, jak má pracovní postup reagovat, když chybí povinný vstup, některý úkon není dokončen nebo se krok zastaví. Určete, co se má přerušit a co má odpovědná osoba vidět. Zároveň potřebuje jasný způsob, jak problém vyřešit a rozhodnout, jak bude proces pokračovat.

Každé výjimce přiřaďte odpovědnou osobu. Upozornění pomůže jen tehdy, když někdo ví, co vyžaduje pozornost, a může podniknout další krok. Hranici automatizace a odpovědnost člověka proto posuzujte společně.

Zapište navržený rozsah

Krátký popis může rozhodnutí zpřesnit natolik, aby se o něm dalo jednat:

• Proces: co práci spouští a co se považuje za dokončení.
• Automatizace: které úkoly, předání nebo navazující kroky mají probíhat automaticky.
• Lidská rozhodnutí: co zůstává na člověku a proč.
• Výjimky: co je třeba oznámit a kdo to vyřeší.
• Pokračování: jak práce naváže po rozhodnutí nebo vyřešení problému.

Připravte takový popis nebo nám ukažte, jak práce probíhá dnes. Posoudíme vhodný rozsah automatizace pro váš současný nebo zamýšlený proces.