Dva dodavatelé mohou nabídnout propojení stejného CRM, objednávkového systému a účetního programu, a přitom mluvit o jiné práci. Jeden přenese nové objednávky. Druhý navíc přiřadí zákazníky, vrátí stav z účetnictví, zpracuje pozdější změny a zapojí starší záznamy.
Chcete-li nabídky porovnat, popište, co se má stát s konkrétní objednávkou a kdo výsledek zkontroluje. Počet aplikací ukazuje, kde práce probíhá. Pravidla mezi nimi určují, co je třeba vytvořit.
Sledujte jednu objednávku napříč systémy
Představte si smyšlený velkoobchod. Obchodníci vedou kontakty v CRM, zaměstnanci přijímají objednávky v objednávkovém systému a finanční tým používá samostatný účetní program. Firma chce, aby přijatá objednávka vytvořila návrh dokladu, který finanční tým zkontroluje.
Vezměme objednávku ORD-204. Její zákazník má v CRM identifikátor C-81 a v účetnictví účet A-347. Někdo musí určit, že oba údaje označují téhož zákazníka. Přiřazování pouze podle názvu firmy ponechá rozhodnutí otevřené, pokud se název změní nebo si dva záznamy budou podobné.
Pak určete, který systém je zdrojem každého údaje. CRM může dodávat jméno kontaktní osoby, účetnictví schválené fakturační údaje a objednávkový systém přijatá množství a sjednané ceny. Pro tento příklad jde o možné rozdělení; každá firma si musí dohodnout vlastní pravidla.
I slovo „přijatá“ potřebuje přesný význam. Když obchodní tým přijme objednávku, neznamená to samo o sobě, že finanční tým schválil výsledný doklad. Dokumentace Microsoftu k Dynamics 365 Sales ukazuje rozdíl na oddělených fázích nabídky, objednávky a faktury. Takto funguje jeden konkrétní produkt. Pravidla vašeho propojení musí odpovídat vašemu softwaru a práci.
Stejné tři systémy, různý rozsah práce
Pro smyšlený velkoobchod připadají v úvahu tři možnosti rozsahu. Každý přidává práci, kterou je třeba popsat, provést a ověřit, pokud použité produkty potřebné kroky umožňují.
Pouze nové objednávky
Jakmile zaměstnanci přijmou novou objednávku, do účetnictví se odešlou dohodnutá pole a existující identifikátory zákazníka, aby vznikl návrh dokladu. Finanční tým jej tam zkontroluje. Pozdější opravy zůstanou ruční prací přiděleného týmu.
Dohodnuté změny a zpětná informace
Navíc určete, které pozdější změny objednávky se mohou přenést, co se stane po kontrole dokladu finančním týmem a který stav z účetnictví se vrátí do objednávkového systému. Nevyřešené změny musí mít svého řešitele.
Také existující záznamy
Přidejte starší objednávky za vybrané období a související záznamy zákazníků. Spárujte jejich identifikátory, vyřešte dohodnuté problémy s daty a ověřte importovanou sadu před přechodem na průběžné přenosy.
Menší rozsah může stačit. Ruční práce musí být v nabídce vidět, aby kupující mohl posoudit, zda mu takové uspořádání vyhovuje. U širšího rozsahu je potřeba výslovně popsat další cesty dat a rozhodnutí.
Sepište mapu propojení, kterou může dodavatel ocenit
Začněte cestou z objednávkového systému do účetnictví a zapište, co ji spouští: „Objednávka získá v objednávkovém systému stav přijatá.“ Uveďte identifikátor objednávky a způsob přiřazení zákazníka. Vypište přenášená pole a tam, kde je to důležité, i význam množství, slev, měny a stavu. Účetní postup dohodněte s lidmi, kteří za něj odpovídají.
Určete cílový krok: vytvořit návrh, upravit návrh, který ještě upravit lze, nebo předat případ finančnímu týmu. Uveďte, kdo jej smí schválit. Stanovte očekávané zpoždění a okamžik, kdy mají zaměstnanci začít řešit nedokončený přenos. Slovo „pravidelně“ dává dodavateli méně vodítek než dohodnutý termín.
Každou zpětnou cestu popište zvlášť. Vrácení identifikátoru dokladu z účetnictví je jeden krok. Vrácení informace o platbě je další. Ani jedno neznamená, že všechna pole zákazníka nebo doklady lze upravovat v obou systémech.
Průvodce Microsoftu převodem významů mezi systémy vysvětluje, proč je třeba vědomě řešit rozdílný význam údajů a počítat s údržbou a sledováním. Popisuje architektonický vzor, který není povinný pro každé propojení. Pro nabídku je podstatné pojmenovat práci s převodem významů místo předpokladu, že stejně nazvaná pole znamenají totéž.
Užitečný popis cesty pro ORD-204 může znít takto: pro tuto přijatou objednávku vytvořit jeden návrh podle dohodnutého přiřazení zákazníka, vrátit identifikátor z účetnictví a ukázat nedokončené případy koordinátorovi finančního týmu. Nabídka musí také stanovit, jak se řeší opakovaná oznámení a nejistý výsledek. Jde o požadavek k dohodnutí a ověření, nikoli o slib, že každý přenos proběhne právě jednou.
Dohodněte, jak lidé zkontrolují výsledek
U každé cesty zapište, co znamená dokončení. Odeslaná zpráva sama zaměstnancům neřekne, zda vznikl očekávaný návrh pro správného zákazníka a se správnými částkami. Dohodněte, jak porovnat příslušné záznamy v obou systémech, poznat chybějící či nesouhlasící výsledek a najít identifikátory potřebné k prověření.
Určete člověka nebo tým, který výjimku přijme jako první, jaké informace uvidí a kdo může opravit zdrojový záznam nebo povolit další pokus. Počítejte třeba s neznámým zákazníkem, odmítnutým polem nebo opravou, která dorazí až po kontrole. Rozhodněte, které případy lidé vyřeší ručně.
Tak vznikne použitelná mapa propojení: spouštěcí událost, zdroje platných údajů, identifikátory, směr, význam polí, cílový krok, termín, kontrola dokončení a odpovědnost za výjimky. Doplňte, kdo poskytne testovací účty a potvrdí, že výsledek vyhovuje.
Vymezte rozsah historických dat
Požadavek „zahrnout staré objednávky“ otevírá další otázky. Vyberte typy záznamů a období, určete potřebné související záznamy zákazníků a přiřaďte odpovědnost za jejich párování a čištění. Uveďte, co se po importu zkontroluje.
Tuto jednorázovou práci oddělte od průběžných přenosů. Dohodněte, kde historická sada končí a začíná běžný provoz, včetně zohlednění změn během předání. Jinak mohou dva dodavatelé počítat s různým množstvím přípravy a kontrol, ačkoliv oba do nabídky napíší „import dat“.
Porovnejte předpoklady a průběžnou práci
Požádejte každého dodavatele o cenu podle stejné mapy propojení. Ať uvede, co ověřil o verzích produktů, povolených operacích, oprávněních, omezeních rozhraní a podmínkách konektorů a co ještě musí prověřit. Samotný popis API nebo logo konektoru neprokazuje, že váš účet potřebný krok umožňuje.
Pokud chybí přístup nebo není rozhodnuté pravidlo, ptejte se, jak se tato nejistota vyřeší a jak se promítne do nabídky. Britská vládní příručka Contracting for Agile pojednává o vlivu neúplných informací na obchodní rozhodnutí při veřejném zadávání. Pro toto porovnání je užitečné zviditelnit předpoklady dříve, než budete dvě nabídky považovat za rovnocenné.
Oddělte počáteční nastavení a testování od opakovaných plateb za software či konektory. Pak určete dohodnutou práci při provozu a údržbě: správu přístupových údajů, kontrolu nedokončených přenosů, úpravy mapování a řešení změn kompatibility. Ptejte se, co je zahrnuto, kdo to dělá a jak se sjednávají pozdější změny. Samotná položka předplatného tyto povinnosti nevysvětluje.
Nakonec projděte objednávku ORD-204 v každé nabídce. Je jasné, co dorazí, kdy, co se stane při neúspěchu a kdo případ převezme? Každý rozdíl v rozsahu proberte před porovnáním celkových částek.
Chcete-li s LINK-V probrat konkrétní propojení, dobrým výchozím bodem je naše služba integrace API. Přineste popis cest dat a otevřené otázky; rozsah i následnou péči sjednáváme pro jednotlivé projekty.
Časté otázky k nabídkám na propojení systémů
Vyřeší existující konektor celý rozsah propojení?
Může pokrýt část přenosu. Ověřte konkrétní verzi produktu, oprávnění a podporované operace. Pak pro své cesty dohodněte význam polí, schvalování, pozdější změny a řešení výjimek.
Proč historická data mění rozsah nabídky?
Starší záznamy mohou vyžadovat párování identifikátorů, čištění, související záznamy a ověření. Určete typy záznamů a období, kdo je připraví a kde import předá práci průběžným přenosům.
Kdo má propojení po spuštění udržovat?
V nabídce jmenujte odpovědné lidi pro přístupové údaje, nedokončené přenosy, změny mapování a kompatibility. Jejich dohodnutou práci oddělte od předplatného produktů a stanovte, jak bude fungovat podpora a pozdější změny.
