Ktorú časť firemného procesu automatizovať?

Automatizujte takú časť firemného procesu, ktorú možno spoľahlivo dokončiť a pri krokoch či zlyhaniach vyžadujúcich človeka je jasne určená zodpovednosť. Môže ísť o jednu úlohu, odovzdanie, niekoľko nadväzujúcich krokov alebo celý proces. Vhodná hranica závisí od toho, ako práca prebieha a čo sa stane, keď sa niečo nepodarí.

Najprv sa pozrieme na proces, ktorý firma používa dnes, prípadne si necháme opísať, čo chce začať robiť inak. Rovnakú pozornosť si zaslúži aj nový proces. Dôležité je určiť, ktoré časti môžu fungovať spoľahlivo a ktoré rozhodnutia má naďalej robiť niekto, kto za ne môže prevziať zodpovednosť.

Opíšte proces, ktorý chcete zaviesť

Skôr než určíte rozsah, opíšte prácu od začiatku až po zamýšľaný výsledok. Čo ju spustí? Aké informácie potrebuje? Aké kroky a rozhodnutia nasledujú? Podľa čoho spoznáte, že je hotovo?

Zahrňte aj odovzdávanie medzi ľuďmi a systémami. Samostatná úloha môže vyzerať jednoducho, no ďalší krok môže závisieť od toho, či niekto posúdi neúplnú požiadavku alebo rozhodne, či je nezvyčajná situácia prijateľná. Práve tieto nadväznosti pomáhajú určiť, kde sa môže automatizácia začať a kde sa má skončiť.

Ak zavádzate nový spôsob práce, opíšte zamýšľaný proces rovnako. Nemusíte ho najprv skúšať ručne. Musíte však vysvetliť výsledok, súvisiace rozhodnutia a to, kto za ne zodpovedá.

Zvoľte hranicu, ktorá zodpovedá práci

Vhodným rozsahom môže byť jedna úloha, ak má jasné vstupy a stanovený výsledok. Užitočnou hranicou môže byť odovzdanie, keď treba odovzdať informácie inej osobe alebo systému. Niekoľko nadväzujúcich krokov možno automatizovať spoločne, ak každý môže spoľahlivo prebehnúť a ich prepojenie je jasné.

Vhodný môže byť aj celý proces. Posúďte celý reťazec vrátane rozhodnutí a závislostí, ktoré jeho kroky prepájajú. To, že spoľahlivo prebehne úvodný krok, ešte neznamená, že proces dosiahne zamýšľaný výsledok.

Ak celý proces nemá dostatočnú šancu spoľahlivo uspieť, navrhovaný rozsah zvyčajne zmenšíme. Ak jeden krok vyžaduje človeka, stále môže byť užitočné automatizovať okolité kroky. Hranicu možno nastaviť tak, aby sa práca po jeho rozhodnutí mohla znovu automaticky rozbehnúť.

Uveďme konkrétny, čisto hypotetický príklad internej žiadosti o nákup. Systém by mohol zaznamenať úplnú žiadosť a odovzdať ju príslušnému manažérovi. Rozhodnutie o schválení by zostalo na manažérovi. Po schválení by ďalší automatizovaný krok mohol žiadosť odovzdať tímu zodpovednému za nákup. Chýbajúci povinný údaj alebo neúspešné odovzdanie by systém mohol oznámiť určenej osobe. Vhodný rozsah by závisel od toho, či tieto kroky a odovzdania fungujú spoľahlivo.

Dajte zapojeniu človeka jasný účel

Krok ponechajte človeku, ak ho navrhovaná automatizácia nedokáže dokončiť spoľahlivo. Ľudské posúdenie môžu vyžadovať aj úlohy citlivé na súkromie alebo rozhodnutia, ktorých zlyhanie by prinieslo príliš veľké riziko. Závisí to od konkrétneho procesu a možných dôsledkov.

Určte, o čom má človek rozhodnúť, aké informácie potrebuje a ako jeho odpoveď umožní pokračovať v práci. Zapojenie človeka musí byť rovnako jasné ako automatizovaný krok: niekto musí rozpoznať problém a vedieť naň reagovať. Proces stále závisí od toho, či má daný človek informácie, právomoc a čas odpovedať.

Takéto usporiadanie môže podporiť softvér na riadenie pracovných postupov. Napríklad AWS opisuje postupy, ktoré môžu čakať na schválenie človekom. Je to ukážka jedného zo spôsobov, ako spojiť automatizovanú prácu s ľudským rozhodnutím. Vhodné riešenie závisí od zapojených systémov.

Zahrňte do rozsahu aj výnimky

Rozhodnite, ako má pracovný postup reagovať, keď chýba povinný vstup, úkon zostane nedokončený alebo sa krok zastaví. Určte, čo sa má prerušiť a čo má zodpovedná osoba vidieť. Zároveň potrebuje jasný spôsob, ako problém vyriešiť a určiť, ako bude proces pokračovať.

Ku každej výnimke určte zodpovednú osobu. Upozornenie pomôže len vtedy, keď niekto rozumie tomu, čo si vyžaduje pozornosť, a môže podniknúť ďalší krok. Hranicu automatizácie a zodpovednosť človeka preto posudzujte spoločne.

Zapíšte navrhovaný rozsah

Krátky opis môže rozhodnutie spresniť natoľko, aby sa o ňom dalo rokovať:

• Proces: čo prácu spúšťa a čo sa považuje za dokončenie.
• Automatizácia: ktoré úlohy, odovzdania alebo nadväzujúce kroky majú prebiehať automaticky.
• Ľudské rozhodnutia: čo zostáva na človeku a prečo.
• Výnimky: čo treba oznámiť a kto to vybaví.
• Pokračovanie: ako práca nadviaže po rozhodnutí alebo vyriešení problému.

Pripravte takýto opis alebo nám ukážte, ako práca prebieha dnes. Posúdime vhodný rozsah automatizácie pre váš súčasný alebo zamýšľaný proces.