이 업무 프로세스는 아직 스프레드시트에 적합할까요?

팀이 무엇을 주문할지 결정하거나 보고서를 준비하거나 정기적인 기록을 관리하는 데 스프레드시트를 사용한다면, 실제 업무가 어떻게 진행되는지 살펴볼 가치가 있습니다. 핵심은 사람들이 올바른 정보를 입력하고 결과를 확인한 뒤, 업무에 필요한 확신을 가지고 그 결과를 사용할 수 있는지입니다.

복잡한 통합 문서도 잘 작동할 수 있습니다. 단순한 문서도 점검이 필요할 수 있습니다. 익숙한지, 오래됐는지, 회사 규모가 어떤지만으로는 어느 쪽인지 판단할 수 없습니다.

먼저 중요한 결과 하나를 골라 그 뒤에 있는 사람과 절차를 따라가 보세요. 그런 다음 현재 방식을 유지할지, 특정 부분을 개선할지, 다른 도구를 조사할지 결정합니다.

통합 문서에서 하나의 결정을 따라가 보세요

작은 회사가 매주 재고 주문을 준비하는 데 통합 문서를 사용한다고 생각해 보세요. 이해를 돕기 위해 만든 가상의 사례입니다. 재고 수량, 고객 주문, 배송 중인 상품을 모아 운영 담당자가 제안된 주문 수량을 검토한 다음 다른 사람이 주문합니다.

품목 하나를 골라 제안 주문량이 어떻게 나왔는지 팀에 보여 달라고 하세요. 재고 수량은 어디서 왔나요? 언제 기록했나요? 아직 처리되지 않은 주문은 누가 입력했나요? 제안량을 검토하는 사람이 실제 주문 담당자와 같은 버전을 보고 있나요?

계산 이후의 과정도 살펴보세요. 누가 제안량을 바꿀 수 있나요? 누가 사용할 준비가 됐다고 판단하나요? 배송 누락이나 중복 입력을 누가 알아차릴 수 있나요? 통합 문서를 만든 사람이 자리를 비우면 누가 내용을 설명하고 필요한 변경을 할 수 있나요?

결과가 틀리면 어떤 일이 생기는지도 물어보세요. 여분의 펜 몇 자루를 사는 것과 반품할 수 없는 고가의 부품을 주문하는 것은 결과가 다릅니다. 통합 문서에 기울여야 하는 주의는 그 문서가 뒷받침하는 업무의 영향에 맞아야 합니다.

ICAEW의 2024년 좋은 스프레드시트 실무 원칙도 이러한 접근을 뒷받침합니다. 스프레드시트가 업무에 적합한지 고려하고, 중요한 통합 문서에는 적절한 통제를 두며, 유지관리와 검토를 맡은 사람이 이해할 수 있도록 하라는 내용입니다. 이는 전문 지침이며, 행 수나 사용자 수가 일정 기준에 이르면 교체하라는 규칙은 아닙니다.

해결책을 고르기 전에 발견한 점을 설명하세요

검토 결과 통합 문서와 주변 절차가 이미 필요를 충족할 수 있습니다. 그것도 유용한 결론입니다. 현재 방식을 유지하면서 계속 관리할 책임자를 정하세요.

문제를 발견했다면 실제로 일어난 일을 설명하세요. 재고 사례에서는 수정된 수량이 최신 통합 문서에 반영됐지만 주문 담당자는 이전 사본을 사용했을 수 있습니다. 이는 버전 문제를 보여 줍니다. 원인이 불명확한 지침인지, 파일 공유 방식인지, 현재 환경의 한계인지는 아직 알 수 없습니다.

최신 통합 문서의 위치와 사람들이 접근하는 방법을 정하는 것만으로 해결될 수도 있습니다. GOV.UK의 스프레드시트 작성 및 공유 지침은 명확한 목적, 설명적인 이름, 버전 정보를 다루며 저장 환경에서 버전을 어떻게 관리하는지 파악하라고 안내합니다. 현재 저장 및 공유 방식에 의존하기 전에 실제로 어떻게 작동하는지 확인하세요.

다른 문제는 입력 정보와 계산 결과를 더 분명히 구분하거나, 입력값을 확인하거나, 짧은 안내를 추가하거나, 업무를 이해하는 다른 사람의 검토를 받는 방식으로 해결할 수 있습니다. 발견한 문제에 맞는 변경을 선택하세요. 입력 항목이 혼란스럽다면 입력 항목을 더 명확하게 만드는 것이 해결책일 수 있습니다.

실수로 인한 변경과 접근 권한을 구분하세요

두 가지 필요를 구분하면 도움이 됩니다. 누군가 계산을 실수로 바꾸지 못하게 하는 것과 민감한 정보를 누가 볼 수 있는지 정하는 것입니다.

Excel의 경우 Microsoft는 파일, 통합 문서, 워크시트 보호를 구분합니다. 워크시트 보호는 잠긴 셀을 바꾸지 못하게 할 수 있지만, Microsoft는 이를 보안 기능으로 설계하지 않았다고 설명합니다.

따라서 비즈니스에서 특정 기록의 접근을 제한해야 한다면 사용 중인 환경의 실제 접근 권한과 공유 설정을 살펴보세요. 셀을 잠그거나 탭을 숨겨도 기밀이 보장되지는 않습니다. 계산을 보호해도 누가 주문을 승인할 권한이 있는지는 정해지지 않습니다. 각 요건이 실제 업무에서 어떻게 충족되는지 확인하세요.

안전한 예시를 함께 시험해 보세요

실제 주문을 시험하지 않고도 유용한 점을 알아볼 수 있습니다. 대표성이 있는 별도 사본에 가상의 기록을 넣어 준비하세요. 시험 전에 예상 결과를 적고 업무를 이해하는 다른 사람에게 결과를 확인해 달라고 하세요.

재고 사례에서는 간단한 수량과 주문부터 시작하세요. 그런 다음 입력 하나를 수정하고 제안량이 예상대로 바뀌는지 확인하세요. 재고가 음수인 경우처럼 이례적인 값도 넣어 보고 통합 문서나 검토자가 이를 알아채고 어떻게 처리해야 할지 아는지 살펴보세요.

인계 과정도 확인하세요. 검토자가 해당 버전을 찾아 결과를 이해할 수 있나요? 작성자 외에 다른 사람도 계산을 설명할 수 있나요? 통합 문서나 절차를 변경했다면 영향을 받은 단계를 다시 확인하세요.

이를 통해 확인할 수 있는 것은 시험한 예시의 결과입니다. 통합 문서 전체를 인증하거나 발생 가능한 모든 실수를 찾아낸다는 뜻은 아닙니다. 설명할 수 없는 결과가 있다면 의존하기 전에 조사해야 합니다.

발견한 차이에 따라 다음 단계를 선택하세요

이제 실제 업무 담당자에게 결정을 구체적으로 설명할 수 있어야 합니다.

• 계속 사용: 현재 방식이 업무 요구를 충족하고 사람들이 유지관리와 검토를 할 수 있습니다.
• 개선: 통합 문서나 절차를 현실적으로 변경해 해결할 수 있는 약점을 발견했습니다. 변경된 단계를 확인한 뒤 사용하세요.
• 추가 조사: 결과, 접근 설정 또는 필요한 통제가 여전히 불분명합니다. 무엇을 확인해야 하는지, 누가 확인할지 정하세요.
• 다른 도구와 비교: 명확한 요구사항이 아직 충족되지 않았고 현재 환경으로는 이를 안정적으로 제공할 수 없습니다.

예를 들어 각 주문의 승인 기록을 남기고 재고 기록과 연결해야 할 수 있습니다. 현재 도구로 팀이 이를 안정적으로 수행할 수 있는지 확인하세요. 수행할 수 없다면 다른 애플리케이션을 평가할 구체적인 요구사항이 생긴 것입니다.

비교 대상에는 기존 애플리케이션이 포함될 수 있으며, 요구사항에 따라 맞춤형 소프트웨어도 고려할 수 있습니다. 구체적으로 필요한 기능이 없다면 맞춤형 비즈니스 소프트웨어 서비스를 통해 상담할 수 있습니다. 팀이 해야 할 일과 현재 방식으로 제공할 수 없는 점부터 이야기하면 됩니다.

운영 기록을 나중에 다른 곳으로 옮기더라도 스프레드시트는 분석에 유용할 수 있습니다. 각 업무에 필요한 기능을 기준으로 어디에서 처리할지 정하세요. 충분히 검토한 뒤 통합 문서를 유지하기로 결정하는 것도 좋은 결과입니다.